¿En qué me puede ayudar GTD?

Es probable que hayas oído hablar de GTD y que hasta hoy no te lo hayas tomado muy en serio. También es fácil que te encuentres algo desengañado al ver que tus pautas de organización cada día te sirven de menos. Este es un post para tratar de que lo reconsideres ya que GTD es una buena solución para lo que estás buscando para volver a tener el mundo bajo tu control y para lograr tus propósitos.

La cosa tiene que ver con que el mundo que nos toca vivir es más complejo que el mundo para el que nos prepararon, la naturaleza del trabajo ha mutado y debemos utilizar nuestro cerebro de una forma diferente para que pueda desenvolverse adecuadamente en el nuevo contexto. Algunos han identificado fundamentos científicos … y sobre ellos se ha construido GTD.

¿Sueles tener muchas más cosas para hacer de las que realmente puedes hacer? Esto no lo puede cambiar ningún sistema. Lo que sí puedes conseguir es dejar de tener la sensación de estar apagando fuegos continuamente y sustituirla por la de saber que en cada circunstancia del día a día has aprovechado el tiempo de la mejor manera posible. GTD te ayuda a identificar lo más adecuado en función de prioridades, del tiempo del que dispongas o de tus circunstancias, por ejemplo.

¿Cumples con tus compromisos y logras avanzar en todos los proyectos que tienes abiertos? Un problema “actual” de la gestión de proyectos suele ser el de tener que retrasar continuamente las fechas planificadas. Otro suele ser el de avanzar solo en algunos proyectos en detrimento de otros que se van dejando… se incumplen reiteradamente compromisos y con todo esto surge la desmotivación en quienes sufren las consecuencias. GTD ayuda a que logres avanzar en todos ellos de una forma constante y a cumplir mejor compromisos. Aumenta la confianza en uno mismo y en el equipo, tal y como expone Francisco Saez en sus 6 beneficios de utilizar GTD en la empresa.

¿Tienes a veces la sensación de que no logras pensar con claridad y/o de sentirte paralizado y/o de caer en la “procrastinación“? El volumen de trabajo y el cambio constante de prioridades produce en el cerebro un efecto parecido al del bloqueo de la memoria RAM de un ordenador. La memoria se hace cada vez más falible al no poder gestionar tanta información cambiante y llegan momentos de bloqueo. En este aspecto, GTD te puede enseñar cómo crear un sistema externo a tu cerebro en el que puedas descargar todo aquello que puede restarte atención del momento presente. Esto tiene una influencia radical en la eliminación del stress y en la mejora de tu capacidad creativa ya que aprendes a utilizar tu mente de una forma totalmente diferente, mucho más eficiente  y centrada . Además, GTD te enseñará  a definir tus tareas en términos de cosas “hacederas” (acciones). Favorece la acción.

¿No te cambian cada vez con más frecuencia las prioridades? Así, planificar puede bien convertirse en una tarea estúpida: ¿qué sentido tienen las viejas prácticas de “gestión del tiempo” que recomiendan planificar en agenda las tareas que quieres realizar cuando rara vez se respeta esa planificación? Como el cambio constante de prioridades (unas veces por las necesidades del cliente y otras por la mala gestión de jefes o compañeros) es una característica de la nueva naturaleza del trabajo, GTD te propone que pases parte del centro de tu gestión de la planificación a la adaptabilidad. Y te da pautas claras para ello.

¿Tienes claro lo que tienes que hacer o no hay “definición de puesto” o pautas claras a seguir? Parte de ese cambio en la naturaleza del trabajo ha llevado a que prácticamente nadie trabaje en aquello para lo que le contrataron. Quizás empezara haciéndolo pero los puestos se han hecho líquidos y han perdido definiciones claras y la tarea (especialmente en los trabajos del conocimiento) debe determinarse (Druker). GTD ofrece pautas concretas para que puedas tener claro lo que tienes que hacer y qué sentido tiene. Una de ellas, por ejemplo, es la “planificación natural de proyectos“.

¿Te resulta claro hacia dónde va lo que haces?, ¿Encuentras un sentido en tu día a día? Hoy muchas personas no consiguen ver su trabajo más allá de un conjunto de tareas a las que a veces no se les encuentra el sentido. En esto GTD te ayuda a  ver la conexión entre cada cosa que haces y tus motivos (aquello que “te mueve”) a distintos niveles y esto es algo básico para que tu cerebro destile sentimiento de motivación.

¿Crees que serás capaz de conciliar “lo personal” con “lo profesional”?, ¿O ha llegado el momento de ir más a allá de la conciliación y encontrar un sentido más amplio para tu vida? GTD redefine “trabajo” como todo lo que quieres que cambie y te ayuda a integrar las distintas dimensiones de tu vida/trabajo creando vasos comunicantes entre ambas.¿Imposible?

¿Has dado por perdida la batalla contra las interrupciones constantes y las reuniones improductivas? Puede que lo hayas intentado de muchas maneras. Con otros y con tus propios hábitos… Algo que sucede cuando empiezas a aplicar el sistema GTD es que la propia aplicación es contagiosa tanto para seguir avanzando en ella como para aquellos con los que trabajamos. Y esto implica que ganamos crecientemente en conciencia sobre la necesidad de trabajar de otra manera menos intrusiva.

*Si esto despierta en tí algo más de curiosidad puedes encontrar en la barra derecha de este blog las mejores referencias a seguir sobre GTD. El apartado se llama “Si te interesa la productividad…”.

photo by: Ed Yourdon