Entendiendo a las pyme´s y el uso de ti para aumentar su productividad

Por:  Ing. Noel Jardiel Hernández Ayala

Conforme vamos avanzando hoy en día vemos la importancia que tienen las Tecnologías de Información. Cuando hablamos de herramientas para la toma de decisiones nos referimos a una amplia gama de soluciones, pueden ser metodologías, grupos de trabajo o Tecnologías de Información. Nos enfocaremos principalmente a este último rubro ya que pareciera que las tecnologías avanzaran más rápido que el mismo tiempo.

Vivimos un tiempo de cambio y global en donde no podemos dejar pasar  el avance de la tecnología. Actualmente hablar de Internet es algo tan común entre las personas, cosa que a finales de los 90 no podíamos afirmar. Ahora bien,  si solamente el 3% de las personas en México usan Internet (INEGI 2002) cuántas empresas estarán pensando en  soluciones de TI para el incremento de productividad para su empresa.

Hablar de estadísticas es hablar de número fríos, en donde nos damos cuenta que la mayoría de las PyMe´s en nuestro país que son mas de 50mil (INEGI 2002), solo una pequeña parte de ellas confía en las Tecnologías de Información. Existe una cantidad de soluciones impresionantes que ayudan a las empresas a ser más productivas, a generar menos gastos de operación y ser por consiguientes competitivos en su mercado.

Hay historias de éxito que permiten darse cuenta de las bondades y ventajas que se tienen de implementar este tipo de soluciones. Los ERP´s, CRM´s, Groupware, son solo algunas de ellas. En el siguiente artículo nos enfocaremos a una de ellos, que es el ERP y porque la imposibilidad de la mayoría de las PyME´s no ha confiado en esta solución.

Qué es un ERP Empecemos definiendo que es un ERP. Basándonos en  lo que comentan varios autores en el libro E-Business and ERP, Transformig the Enterprise, (Norris, Hruley, Hartley), El ERP es un sistema que optimiza la cadena de valor interna y es mediante un software instalado a través de la red empresarial que permite el compartir  la base de datos de 5 áreas principales de la empresa:

1.   Finanzas

2.   Manufactura

3.   Logística

4.   Ventas y Marketing

5.   Recursos Humanos

Si nos vamos a los inicios de ERP conoceremos a su antecesor, el MRP y el MRPII que eran un sistema que permita el control sobre la planeación de manufactura, posteriormente se ve la utilidad y se comienza a desarrollar bajo la misma ideología para las 5 áreas principales de una empresa.

Ahora bien, ¿Cuál es el objetivo de estas soluciones, llámese MRP, MPRII, o ERP?, su finalidad ayuda a cubrir varios aspectos que son:

Ø   Confiabilidad en la información y reportes generados por el sistema

Ø   Rapidez en el proceso de información

Ø   Disminución de tiempo y gastos de operación

Ø   Rapidez y mayor certeza para la toma de decisiones gerenciales

En que ayuda un ERP para la toma de decisiones

Ya hablamos que un ERP hace una conexión de las bases de datos de las 5 áreas o departamento de la empresa. El tener este tipo de automatización permite tener un mayor índice de certeza a la hora de definir una estrategia o un plan de acción en cualquiera de las áreas involucradas.

En tiempos anteriores, la estrategia de las diferentes empresas variaba según con el tiempo, hubo época en donde el número de producción generaba poder y ventaja competitiva, después la calidad en el servicio dio origen al boom en este aspecto a las empresas certificadas con las diferentes normas de calidad mundial. Pero actualmente la estrategia a seguir la determina la información, el tener la información correcta, en el momento correcto y para la persona correcta da un poder que puede aventajar a los competidores.

ERP EN LAS EMPRESAS VISIONARIAS

Este tipo de soluciones pareciera que estuviera orientada a los grandes corporativos, y es que al ver las diferentes soluciones que existen en el mercado y sus costos de implementación que superan en su gran mayoría el millón de pesos y en otros el millón de dólares nos pareciera indicar que solamente las empresas que no forman parte de la PyME´s sino los grandes corporativos son el mercado natural para este tipo de soluciones.

Es un hecho, que sin importar el tamaño de las empresas ya sea por su número de empleados o dinero facturado, las empresas tienen un común denominador en el tipo de problemas y el manejo de información.  Actualmente las empresas líderes de cada ramo tienen gente dedicada a visualizar el futuro y hacen planeaciones estratégicas de cómo atacar el mercado, también designan gente para analizar de qué manera se puede facilitar tal objetivo y es aquí donde los especialistas en Tecnologías de Información ver diferentes propuestas y analizan las diferentes soluciones existentes en el mercado.

PROBLEMA DUAL

Una vez que hemos establecido que es un ERP y su objetivo nos enfocaremos a los 2 problemas principales que detecto como barreras para la implementación de este tipo de soluciones.

Primeramente empezaremos con el problema de falta de visualización en las empresas pequeñas. Existen en el país mas del 80% de las empresas que son micro empresas, en donde son empresas familiares con una producción que apenas les permite subsistir a los diferentes momentos económicos del país. Aquellas empresas con alrededor de 25 a 50 pc´s en donde hablar de tecnologías de Información es hablar de  costos de operación para la empresa y no una inversión que puede ayudar a incrementar la productividad. Lo hemos visto mas a menudo estos últimos años con la llega de productos chinos en donde la mano de obra y material barato ha permitido que se introduzcan en cada uno de los mercados que tienen ingerencia y lo más preocupante de todo el aumento de la participación en el mercado. Uno se pregunta, que pasaría sí las empresas mexicanas fueran lo más productivas posibles, si tuvieran una planeación estratégica que no permitiera este tipo de ataques comerciales por parte de productos orientales, también nos preguntamos, cómo podemos atacar a este mercado de manera que no afecte a la industria mexicana. Sin lugar a dudas una de esas respuestas sería el aumento de la productividad, hacer el mismo número de pares de zapatos, el mismo número de pantalones o camisas en un tiempo menor, con menos recursos y con menos gente.

¿Cómo podemos ser productivos si no se voltea a ver  a la Tecnología para que auxilie en ese sentido? Como podemos hacerle ver a un zapatero que una máquina de corte si puede producir mas zapato pero de nada sirve si no soy productivo, si no bajo mis costos y no ofrezco  a los clientes un producto de buena calidad a un precio justo y que la gente esté dispuesto a pagar.

El problema principal que se tienen en este tipo de empresas es la visión, la cultura, el poco conocimiento pero sobre todo el poco interés de la alta gerencia que por general son los dueños, de ver este tipo de soluciones, quizá la edad tenga algo que ver, la mayoría de personas dueñas de las pequeñas y medianas empresas los dueños superan los 50 años y cuando tuvieron su auge en su negocio no necesitaron de una sola computadora para salir adelante.

El segundo problema es cuando ya se ha aceptado la posible solución que puede dar un ERP a la industria, cuando ya se ha analizado las diferentes  soluciones, las diferentes marcas y los diferentes proveedores que va a implementar la solución.

En esta etapa el problema principal es el miedo al cambio, mejor conocido como el Caos, la gente no quiere volver a aprender nuevos métodos de trabajo, no identifican si esto le va a traer un beneficio ya sea menor cantidad de trabajo, menor dificultad o mayores ingresos, el simple hecho de ver un cambio de hacer cosas en una computadora que antes hacían de manera manual es el principal obstáculo para la implementación de este tipo de soluciones.

Se ha detectado que las Pymes, que forman parte del 80% de las empresas en México son 4 veces menos eficientes que el 20% que son las grandes empresas y los corporativos (CEPAL 2002).

Inversión o Gasto de Operación

Después de hablar con diferentes altos directivos de diferentes empresas e integradores de soluciones ERP, me hago la siguiente pregunta, ¿El alto costo de implementación de un ERP es viable y factible para ser llevado a cabo en una empresa? ¿Cuántas empresas han empezado la implementación de un ERP sin ni siquiera haber hecho un análisis de factibilidad de la necesidad.?

Conclusiones

Después de una ardua lectura y ver diferentes autores y publicaciones nos damos cuenta que es un hecho que las tecnologías de información son las que pueden ayudar a la competitividad de las empresas. Un ERP en este caso es una herramienta vital para las empresas que permiten el ahorro de tiempos de procesos que anteriormente se hacían de manera manual o que se hacían de manera automatizada mediante alguna solución computarizada pero de manera aislada en donde el intercambio de información entre los departamentos era de manera manual.

También queda claro que es necesario un cambio radical en la forma de ver los negocios actualmente. No se puede dar la espalda a los cambios tan rápidos que se están generando en todo el mundo. La globalización ha venido a acortar distancias, y las tecnologías de información han venido a quitar cualquier obstáculo que se tenga.  El aspecto más importante de este tema es la cultura y el rechazo al cambio, pero no se puede seguir ignorar estas soluciones, no se puede vivir pensando en sobrevivir, no pensar en ser reactivo sino pro-activos.

La competitividad es cada día más resaltante, el vecino de al lado, el de enfrente, en que tiene el mismo tiempo que nosotros, el que aun no ha nacido, el que no está aquí, el que está por venir, todos para sobresalir van a tratar de ser competitivos y aun es tiempo de apoyarnos en las Tecnologías de Información para poder salir adelante.

Autor El Ing. Hernándezes Ingeniero en Sistemas de Información por el ITESM Campus León. Consultor de Tecnologías de información en el área de Seguridad e Integridad de Información para la empresa ALHECO T.I. Además es profesor de cátedra del Tecnológico de Monterrey Campus León impartiendo las materias de Sistemas de Información e Introducción a los multimedios. Ha rediseñado el curso de Sistemas de Información el cual fue aprobado a nivel Sistema ITESM. Actualmente estudia la maestría en Administración de Tecnologías de Información en la Universidad Virtual del Tecnológico de Monterrey.

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