Entrevista a José Ángel Renedo, responsable de Documentación Escrita de los Servicios Informativos en TVE

Hoy entrevisto en Lo que viene siendo una documentalista a uno de los mejores profesionales de la documentación que conozco: José Ángel Renedo, Responsable del área de Documentación Escrita de los Servicios Informativos de Televisión Española (TVE). No os perdáis esta entrevista en la que explica detalladamente el trabajo de un documentalista en televisión.
-¿Cómo era el trabajo en el departamento de documentación escrita antes de la era digital?
¡Vaya!, veo que te has dado cuenta de que soy un 'inmigrante digital' y no un 'nativo digital'  (risas). Antes de que existiera la posibilidad de digitalizar documentos y conservarlos en unidades de almacenamiento en línea nuestro trabajo se basaba en el soporte papel y el microfilm; las informaciones seleccionadas para su conservación definitiva (noticias, reportajes, entrevistas, etc.) eran recortadas de sus respectivas publicaciones de forma totalmente manual; sí, sí, con tijeras, y fijadas en folios con algún adhesivo. A esos folios con las informaciones adheridas se les añadían una serie de encabezamientos o términos de 'indización' de materias o temas, de personas y de lugares, según el caso, y se hacían tantas copias como encabezamientos se hubieran añadido. Después, todas esas copias de la información seleccionada, eran introducidas en carpetas colgantes con los nombres de los respectivos encabezamientos y así se iba formando poco a poco un dossier sobre cada uno de esos términos. 
Cuando el usuario solicitaba documentación sobre cualquier cuestión se buscaba la carpeta o carpetas que más se ajustaban a su necesidad de información y se le entregaban para que examinara los documentos y tomara notas o hiciese fotocopias; con el consiguiente peligro de que los documentos se desordenaran, se deterioraran o, incluso, que se perdieran. El microfilmy el papel eran los sistemas de conservación que se empleaban para las publicaciones, diarios o revistas,  que se conservaban completas de forma definitiva. Este fue el sistema de trabajo hasta el 31 de diciembre de 1985.

-¿Qué ha cambiado con los periódicos digitales?
Con la irrupción de la Web en nuestro trabajo han cambiado y están cambiando muchas cosas, seguramente de algunas todavía no seamos conscientes pero citaré dos que creo importantes,  una positiva y otra no tanto. La primera, muy positiva para nuestra tarea, es que ahora contamos con un acceso fácil e inmediato a los textos íntegros de informaciones publicadas en la práctica totalidad de periódicos del mundo, algo impensable antes de la existencia de la Web. La segunda, no tan buena para nuestra labor, es que hay tal cantidad de publicaciones y  fuentes confiables y de calidad a nuestra disposición que, en ocasiones, se hace muy difícil seleccionar cuáles de ellas deben ser examinadas sistemáticamente por nuestros documentalistas.
-¿Qué rango de fechas tiene vuestra base de datos y cuáles son las fuentes de información?
Primero me gustaría aclarar que en la actualidad gestionamos nuestros fondos de  documentación escrita mediante cuatro bases de datos que dan servicio a todos los profesionales de RTVE en general, pero especialmente a los periodistas de todas las cadenas de RNE, TVE y de nuestra web, RTVE.es. Estas cuatro bases de datos son; Agencias, BD Hemeroteca, Biblioteca y Prensa.
De estas cuatro yo destacaría Prensa en la que se conservan informaciones de actualidad (noticias, reportajes, entrevistas, biografías, informes, artículos de opinión y otros textos) seleccionados, tanto por su calidad como por su interés informativo y documental, para engrosar el fondo documental de RTVE y servir, sobre todo a los informadores de RTVE, como apoyo en la elaboración de contenidos de calidad. 
Prensa es una base de datos con referencias de informaciones de actualidad que se comenzó a elaborar el 1 de enero de 1986 y que, desde entonces, se actualiza todos los días laborables del año por un equipo de documentalistas especializados que la mantienen 'al día' de tal forma que todos los viernes quedan cargados y analizados todos los documentos seleccionados que han sido publicados hasta el propio viernes. 
En cuanto al inicio de la cobertura de la base hay que aclarar que recientemente, aprovechando la migración a un nuevo gestor documental denominado ARCA, hemos incorporado en esta base los casi 80.000 dossieres con recortes de prensa procedentes precisamente de la etapa anterior a la 'era digital' por la que me preguntabas al principio; es decir, aquellas carpetas colgantes en que se conservaban hasta finales de 1985 las informaciones y que ahora han sido transformadas en documentos de esta base a los que se les ha asociado un fichero en formato PDF con todos los recortes. Con la incorporación de estos documentos la cobertura de la base se ha ampliado hacia atrás en el tiempo y no podemos hablar de una fecha concreta.
Por otro lado, también quiero destacar que todos los documentos de la base Prensa cuentan con su correspondiente fichero en formato PDF con la imagen del original, tanto en el caso de los que fueron publicados originalmente en papel, como en el de aquellos que han sido editados de forma electrónica en la Web. Imagen que, además, en todos los documentos desde 1995 y en muchos anteriores a esa fecha, está asociada directamente a la referencia la propia base de datos, por lo que se puede acceder a la misma con un simple clic. 
En cuanto a las fuentes trabajamos con los principales diarios y revistas nacionales e internacionales, tanto en formato papel como electrónico o digital. Pero no solo contamos con fuentes periodísticas; gracias a la revolución que ha supuesto Internet ahora contamos con acceso directo a documentos originales de interés informativo y documental producidos por protagonistas de la actualidad de todo tipo; gobiernos, empresas, partidos políticos, incluso particulares que publican a través de la web sin la intermediación de los medios de comunicación. Esas fuentes, cuando son confiables y de calidad, también las tenemos en cuenta para seleccionar documentos de las mismas que incorporamos a nuestro fondo documental.
-En su base de datos tienen varios tesauros para lugares, temas y personas, ¿Cómo es el proceso de actualización?
Efectivamente, contamos con cinco tesauros; de personas, lugares, temas, de fechas o cronológico y de formas; así como diversos léxicos o listas de términos sin relaciones. Los tesauros se actualizan a diario, al mismo tiempo que van entrando los documentos en las bases de datos. Todos los documentalistas del equipo, cuando detectan un nuevo término, persona, lugar, tema, etc. susceptible de ser dado de alta lo pueden hacer en la referencia del propio documento en el que ha aparecido el término. Posteriormente el documentalista encargado de la gestión de lenguajes documentales revisa el término en relación tanto al documento en el que ha sido dado de alta, como al resto de documentos de la base y decide si el término se incorpora o no al tesauro correspondiente. Si la decisión es mantener el término, lógicamente, también tiene que decidir si se mantiene como término autorizado o no y con qué forma, que pudiera ser diferente a la elegida por el documentalista que lo dio de alta. Naturalmente, tanto si se incorpora el término como si no, esta interrelación entre documentalistas de análisis y  gestión de lenguaje genera siempre una mejora general de la base que afecta tanto a la indización de los documentos, como a los propios lenguajes documentales que se mantienen actualizados. Por supuesto cuando un término es dado de alta y aprobado para su incorporación al tesauro se procede a una reindización de todos los documentos cargados en la base anteriormente.

-Además de los documentos digitales, ¿se conservan los periódicos y revistas en papel? ¿Existen otros tipos de documentos en vuestro archivo?
Tanto por el volumen de documentos que gestionamos como por la evolución de la tecnología, la conservación de documentos en formato papel tiene cada vez menos relevancia en nuestro fondo documental. En las bases Prensa y BD Hemeroteca todos los documentos se conservan únicamente en formato PDF. En la base Agencias todos los documentos son electrónicos y la propia referencia de la base de datos contiene el texto íntegro de los teletipos, por lo que no hay otro soporte. Por último, en la base Biblioteca la mayoría de los documentos se conservan en formato papel, aunque ya hay varios miles en formato PDF y unos cientos en soporte CD. 
Por otra lado contamos con una hemeroteca con un gran número de publicaciones digitalizadas en formato PDF y otras en formato papel, soporte en el que, en la actualidad contamos con unas 170 publicaciones, entre diarios y revistas, tanto de interés general como especializadas. El periodo de conservación en formato papel de estas publicaciones varía en función de tres factores; la importancia para nuestro fondo de la publicación, la disponibilidad de la publicación en otro formato y el espacio disponible. En cualquier caso, en muy pocos casos se conserva alguna publicación más de tres años en formato papel.
-¿Existe uno o varios documentos que te gusten especialmente del archivo?
Creo que nuestras bases de datos albergan muchos documentos valiosos, sorprendentes; casi todas las semanas cuando examino documentos que van engrosando nuestros fondos me sorprende algún reportaje, alguna entrevista, etc. por lo novedoso del tema (recuerdo por ejemplo los primeros documentos sobre impresoras en 3D), por el tema tratado, por las palabras del entrevistado y siempre pienso que, además de conservar documentos para luego ser recuperados, tal vez deberíamos elaborar un agregador de informaciones que mostrara (y filtrara) para nuestros usuarios este tipo de documentos 'especiales' que en muchas ocasiones pasan desapercibidos dada la actual sobrecarga informativa a la que estamos sometidos.
De todas formas, tratando de responder a tu pregunta, te diré que lo me gusta especialmente de mi trabajo más que un documento o documentos concretos es cuando por ejemplo escucho a algún personaje entrevistado en RNE o TVE decir al periodista ¿pero … cómo sabes eso?   porque le ha planteado alguna cuestión casi desconocida de su biografía o que se publicó hace muchos años... pero si el periodista ha tenido el tiempo necesario para documentarse…  entonces se cumple nuestro gran objetivo; mejorar la calidad de nuestros contenidos; de alguna manera se cierra el círculo.
Sigue a José Ángel Renedo en Twitter: @josearenedo


José Ángel RenedoResponsable de Documentación Escrita de los S.S.I.I. de Televisión Española