ERP: Planificación de recursos empresariales

por Cruz López Carlos Cristian – De la Torre Jamangape Rafael Antonio – Gómez Navarro Astrid y Trejo Tóala Miguel Ángel

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.

Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como “paquetes de sistemas configurables de información dentro de los cuales se integra la información a través de áreas funcionales de la organización”. Los sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se implantan con éxito trae una serie de beneficios importantes para las empresas.

Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) como un sistema que permite coleccionar y consolidar la información a través de la Empresa.

El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio.

Problema

Es indudable que el ambiente competitivo que se vive dentro del entorno empresarial, requiere de mejoras en los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores.

Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación de sus productos y servicios.

Hoy más que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y centralización de su información, esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solución robusta para aquellas empresas que buscan una solución universal a la centralización de su información.

La implementación de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo.

En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.

Revisión de la literatura

Definición:

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de “Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo”.

Reuther,D. (2004) en su artículo “Critical Factors for Enterprise Resources Planning System Selection and Implementation Projects within Small to Médium Enterprise” menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) como un sistema de administración de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación, manufactura, ventas y finanzas (esto lo podemos representar en Fig. 1) El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio.

Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. Ramiro Rodríguez (2003) en su tesis “ERP en la administración de proyectos de construcción” menciona la importancia de que, para implementar un sistema ERP debe formarse un equipo con las personas de mayor experiencia en sus áreas, generalmente se menciona que “sí las compañías pueden operar el negocio como siempre sin la gente que ellos han puesto en los equipos de implantación, entonces se ha seleccionado al personal equivocado para el proyecto ERP”.

El equipo debe incluir gente técnica (que sabe cómo trabajar con el sistema ERP) y gente de negocios que entiende cómo opera la compañía, aunque se debe reconocer que de ambos es más importante el personal experto en el negocio. La persona adecuada para administrar un proyecto de ERP debe conocer de ambas áreas.

En resumen, los sistemas ERP unifican información de las diferentes áreas (finanzas, recursos humanos, ventas, manufacturación, etc.,) de la empresa en un solo lugar, haciendo más fácil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio

La implementación de los ERPs no es fácil, se requiere de un largo período de implementación, además de integrar varios factores que conlleven al éxito de la puesta en marcha. Todas las áreas de la empresa juegan un papel importante, desde la alta dirección hasta el departamento de Tecnologías de Información. Es importante que los usuarios estén convencidos de los beneficios que se obtendrán con los ERPs, pues esto facilitará la implementación en la empresa.

Anteriormente sólo las grandes empresas podían adquirir este tipo sistemas, esto debido a los altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeñas y medianas empresas están incursionando en la implementación de dichos sistemas.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

- Optimización de los procesos empresariales.

- Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).

- La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

- Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Características:

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

- Integrales: porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

- Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

- Adaptables: Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras características destacables de los sistemas ERP son:

- Base de datos centralizada.

- Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.

- En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.

- Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario.

- Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un único programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso sí) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.

- La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más utilizados).

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrización inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicación.

Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.

No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en función.

Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:

- Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.

- Definición del modelo de negocio.

- Definición del modelo de gestión.

- Definición de la estrategia de implantación.

- Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.

- Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.

- Análisis del cambio organizativo.

- Entrega de una visión completa de la solución a implantar.

- Implantación del sistema.

- Controles de calidad.

- Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.

- Benchmarking de la implantación.

Implementación de los sistemas ERP

a) Organizar el proyecto: Los sistemas ERP se podrían catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas ya que los costos que estos representan son muy altos. Es decir cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposición de personal para la implementación de este tipo de sistema se puede decir que se debe de dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dará una nueva funcionalidad y visión de los recursos y procesos de la organización a cada área de la empresa.

b) Definir las medidas de desempeño: Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el más minino detalle para la implementación del sistema ERP.

c) Crear un plan inicial detallado del proyecto: Como todo proyecto. La implementación de un sistema ERP implica una adecuada distribución de tiempo, empleados, funciones y recursos: por lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se llevan a cabo, que se construya una bitácora que guie cada uno de los pasos a seguir.

d) Capacitar al equipo para el proyecto: Como los sistemas ERP son nuevos se debe hacer una capacitación en la cual se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante este se van a desenvolver. Esta implantación se torna en una situación nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano.

e) Revisar la integridad de la base de datos: Constituye uno de los pasos más importantes en la implementación de cualquier sistema de información pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos de convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la información que se va a manejar en los distintos niveles de organización.

f) Instalar en nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la empresa, se deben abolir la vieja tecnología utilizada por la empresa para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de un sistema.

g) Instalar el nuevo software: Este se convierte en una sala piloto o una sala de prueba la cual será utilizada en todo el proceso de instalación del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados ya que el software es la medula espinal del sistema.

h) Capacitar masa crítica: Se refiere al personal de la empresa, se define como crítica y que refiere al personar que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulación del mismo.

i) Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilización de la misma por medio del entrenamiento que al personal se le dará de ella.

j) Integración de datos: Consiste en la recopilación de la información proveniente de diferentes fuentes o áreas organizacionales que hasta el momento han sido organizados, esto se convierten en la base del funcionamiento del sistema.

k) Ejecución: Poner en marcha el sistema ERP no es fácil, se debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el éxito o fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecución del sistema.

l) Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentación de este e implementar un mejoramiento continuo son las características de las compañías que han sido victoriosas en la implementación de este tipo de sistemas.

Beneficios e impactos

Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementación de un ERP, así como los impactos que este tendrá en la organización.

Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría de los ERP tienen en común varios beneficios: Aquí algunos de los beneficios que podrían adquirirse al implementar cualquiera de ellos:

• Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

• Integración entre las funciones de las aplicaciones

• Reduce los costos de gerencia

• Incrementa el retorno de inversión

• Fuente de Infraestructura abierta

Éstos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar un software ERP para su negocio. Como se mencionó anteriormente, hay varia marcas desarrolladoras de ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios que ofrece cada unos de ellos, para esto es importante poner una versión de prueba antes de que usted decida casarse con uno de ellos.

La página www.cio.com en su artículo “The ABCs of ERP” menciona que hay cinco razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:

1. Integración de la información financiera. – El CEO (Chief Executive Officer) siempre busca tener información financiera verás, en su búsqueda financiera se puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo regular sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego de números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus números propios referente a cuanto están contribuyendo para la empresa. Con la implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los números, con esto no habrá vuelta de hojas, todo estará unificado.

2. Integración de la información de los pedidos de los clientes – Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de comunicación entre los sistemas. Con los ERPs esto será más fácil.

3. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación – Compañías manufactureras – los sistemas de ERP vienen con los métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informático, integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta principal.

4. Minimiza el inventario – Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial más fácilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos, ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Claro está que para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro, sería necesario implementar un sistema que administre dicha, sin embargo los ERPs ayudan en gran parte.

5. Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos) – Especialmente en compañías con múltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. ERP puede encargarse de eso.

Para arreglar estos problemas, las compañías a menudo pierden de vista el hecho de que los sistemas o paquetes ERP no son más que unas representaciones genéricas de las formas típicas de hacer negocio en las empresas. Mientras que la mayoría de los paquetes son exhaustivamente integrales, cada industria tiene sus características que lo hacen único

Ventajas

Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado.

El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de la versión (código de barras).

La seguridad de las computadoras está incluida dentro del ERP, para proteger a la organización en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.

Hay conceptos de mercadotecnia y ventas (los que incluyen CRM o la relación administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compañía para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interacción con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a través de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administración de la manufactura.

Desventajas

Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP son debido a la inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo los cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas que afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.

Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:

- El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y cómo hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compañías reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeñas empresas están menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no está capacitado para el manejo del mismo.

- Cambio de personal, las compañías pueden emplear administradores que no están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora, proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no están sincronizados con el sistema.

- La instalación del sistema ERP es muy costosa.

- Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.

- El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la estructura corporativa.

- Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías, este punto se cita como una de las principales causas de falla.

- Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.

- Los sistemas pueden sufrir problemas de “cuello de botella”: la ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.

- Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y luego de un tiempo los “datos sucios” (datos inexactos o no verificados) reducirán la confiabilidad de algunas aplicaciones.

- Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).

- La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su contabilidad, la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.

- La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software.

- Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios.

- Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales del consumidor.

Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus desventajas:

• Son muy caros.

• Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.

• Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.

• Hay pocos expertos en ERPs.

Ejemplo

Implementación de un ERP en la empresa Cisco

Cisco Systems Inc. es una empresa fundada por dos Ingenieros de Sistemas de la universidad de Stanford en 1984 y dada a conocer al mundo en 1990 y que se ha encargado de dominar y explotar el mercado de las redes de dato. Actualmente se dedica principalmente a la fabricación, venta, mantenimiento y consultoría de una amplia gama de equipos de telecomunicaciones y se ha consolidado como el líder mundial en soluciones der e infraestructuras para Internet.

El primero producto de Cisco fueron los Routers, un equipo que permitía controlar el flujo de paquetes de datos a través de las complejas topologías de las redes utilizando el protocolo TCP/IP, que permitían la existencia tanto de Internet como de las redes corporativas o Intranets. Con el crecimiento acelerado de Internet debido a su popularidad, Cisco logró consolidarse como el líder y dominar el mercado con sus productos. Esto le permitió pasar de una capitalización del mercado de $100 billones de dólares en 1998 a $531 billones en el año 2000.

Cisco comenzó en el mercado dando una lucha en tres diferentes frentes con sus productos: Redes de telefonía para transmisión de voz, redes área local para la transmisión de datos y redes de broadcast para la transmisión de video. La idea de Cisco se basa en que la digitalización permitiría la transmisión de audio, video y datos a través de una sola red conocida como Internet, haciendo que el proceso sea mucho más eficiente y barato. En este punto se funda la visión de la compañía que puede ser resumida en las palabras de su CEO: “Information at your finger tips, with a computer in every desk and in every home”.

Internet es una red fundada en estándares abiertos, lo creo un nuevo frente de batalla para la vertical de negocio a la que pertenece Cisco, donde compiten grandes empresas de telecomunicaciones regulares como AT&T, Verizon, British Telecom y Deutsche Telecom. Este nuevo negocio de transmisión de datos ha permitido el surgimiento de nuevas compañías que se dedican a ofrecer servicios como el acceso a Internet, hosting, email, y servicios de búsqueda de información. Todas estas actividades aceleraron aun más las redes IP, haciendo que para el año 2000 el tráfico de datos excedía ampliamente el tráfico de voz. Siendo Cisco el principal proveedor, se estimó que el 70% de estos datos viajaban soportados en productos de la compañía Cisco.

En 1988 fue contratado John Morgridge como CEO de la compañía debido a su experiencia en la industria de la computación. Inmediatamente comenzó a construir inmediatamente un equipo de administración profesional. Morgridge implantó un sistema basado en la idea de un control centralizado general y tres ramas descentralizadas en el área de Investigación y Desarrollo, una para cada línea de negocio: Negocios pequeño, medianos y proveedores de servicios.

En 1991 Morgridge contrató a John Chambers, quien asumió el rol de CEO en 1995. En 1993, Morgridge y Chambers, junto a Ed Kozel quien era el CTO en el momento, generaron un plan de estrategia constituido por 6 elementos, que se explican a continuación.

Tener una línea de producto amplia para redes empresariales

Cisco quería tener una línea de productos bastante amplia que le permitieran servir como un único punto de venta para todas las redes empresariales, que le permitían a la empresa manejar el tráfico de datos desde la oficina principal hasta cada uno de los terminales de la empresa. Esta estrategia se muestra finalmente en el ofrecimiento de productos en la actualidad que satisfacen todas las necesidades de un cliente. Con el tiempo Cisco se consolidó tanto en el ámbito de grandes proveedores de servicios y ambientes empresariales como los pequeños nichos con requerimientos específicos como pequeños comercios o consumidores finales.

Adquisición sistemática como un proceso de negocio efectivo

Cisco tenía en mente la adquisición de varias compañías y la realización de importantes alianzas estratégicas con el fin de lograr completar sus líneas de productos. Cada uno de estos procesos debía ser sistematizado para reducir los tiempos y costos para aumentar la ventaja competitiva de la compañía. En la actualidad el proceso de “Merge and Acquisitions” se ha convertido en una innovación interna. La capacidad de innovación es el marco seguro para éxito y la sostenibilidad de la empresa, algo que Cisco ha logrado mantener con la integración de nuevas, pequeñas y medianas empresas que tienen las ideas innovadoras pero no necesariamente los recursos, los medios o el conocimiento para poner en marcha estas ideas.

Establecimiento de estándares de software para toda la industria

Cisco implemento un sistema operativo para redes conocido como IOS (Internetwork Operating System), que fue licenciado a compañías como Alcatel, Ericcson, Northen Telecom, Compaq, Hewlett-Packard, Bay Networks, 3Com, Microsoft, Intel y otras 12 compañías japonesas. En la actualidad Cisco logró hacer que cada hogar en el planeta, como lo digo su CEO algún tiempo atrás, contara con el equipo para conectarse a cualquier red basada en el protocolo IP.

Escogencia del aliado estratégico adecuado

Cisco estaba empeñado en realizar alianzas estratégicas con las compañías más adecuadas de la industria. Como ejemplo tenemos el trabajo realizado con Microsoft en la creación de un estándar de seguridad en redes o con HP para el desarrollo y venta de sistemas de computación corporativa basada en internet. En la actualidad Cisco cuenta con tres focos para la escogencia de aliados, con los que algunos terminan también en adquisiciones o compras de la compañía por parte de Cisco: Aceleración de mercados, expansión del mercado y la entrada a nuevos mercados.

Implementación de un ERP (necesidad de implantación de un nuevo sistema de información).

En 1993 entró a la organización Pete Solvik como CIO. En este momento la compañía se encontraba soportado en sistemas UNIX que le permitían manejar todos sus procesos transaccionales a través de una amplia gama de paquetes, uno para cada área como finanzas, recursos humanos, ventas, etc. La experiencia de Solvik y junto al crecimiento de la compañía logró determinar la necesidad de un cambio urgente en todos los sistemas de información. Se sabía que los actuales sistemas no darían abasto para las nuevas necesidades y empezarían a traer problemas al desarrollo diario de la compañía.

Algunos análisis realizaron mostraron que existían varias demoras en los procesos de negocio debido al proceso de sincronización de la información que debía hacerse en cada uno de los pasos. Esto se reflejaba en gasto innecesario de recursos y tiempo de los empleados e incluso algunos procesos como investigación y desarrollo debían iterar entre 5 y 6 ciclos. Como mostraremos, con un ERP esto se redujo a 2.5 ciclos. Finalmente, en el mes de febrero de 1994 se comenzaron a materializar los problemas en la infraestructura con un daño en la base de datos de la aplicación principal. Este daño llevo a que la compañía estuviera sin sistemas por dos días, generando millonarias pérdidas. El tiempo se había agotado y todo el equipo de TI estaba de acuerdo en la necesidad de un cambio pronto.

Proceso de selección del ERP a implementar

Desde un comienzo se tomó en cuenta la importancia del tiempo ya que la situación no permití la implementación en fases y fue necesario un plan para un cambio total. En este momento se entró en el proceso de selección del sistema ERP que se iba a implementar en la compañía. Dada la estrategia de la compañía de escoger a la alianza estratégica correcta, se tuvo a KPMG con sus amplias habilidades técnicas y conocimiento del negocio. Junto a KPMG se estableció la tarea de especificar las necesidades de Cisco respecto al software (RFP – Request For Proposals) que se les entregaría a todos los vendedores con el fin de que cada uno mostrara su mejor opción.

Finalizado este proceso, se le dio a cada uno de los vendedores dos semanas para presentar su propuesta, mientras Cisco continuaba la investigación de cada una de las empresas vendedoras. Finalmente, a cada empresa se le dio un conjunto de datos de ejemplo y un espacio de tres días para que pudieran presentar como su solución cumplía, o no, con los requerimientos especificados. Finalmente se escogía a Orcale como la compañía vencedora. Además de las características de la solución presentada, Cisco compartía con Oracle en gran parte su visión, además de tener la capacidad tanto económica como de negocio para estar a la misma altura de Cisco. Este proceso demoró un total de 75 días.

Finalmente se acordó el negocio entre Orcale y Cisco por un valor de 15 millones de dólares. El quipo preparó la presentación del proyecto al CEO Morgridge. Era un valor considerable para cualquier proyecto, así que era importante mostrar no solo las necesidades de una migración a nuevos sistemas sino también la generación de valor que este iba a dar a los procesos de negocio y como se alineaba con el plan estratégico de la empresa. Durante esta reunión con CEO se presentaron nuevos problemas con los sistemas, casi impidiendo que se pudiera mostrar la información, lo que aceleró la aprobación del mismo y catalogación de prioritario.

Implementación del ERP por parte de Oracle

Para la implementación del ERP se utilizó una técnica conocida como “Rapid Iterative Prototyping”, con lo que se tenían fases llamadas “Conference Room pilots” o CRP. Cada una de estas construía sobre las anteriores y buscaban un mejor entendimiento del software y su funcionalidad para el ambiente del negocio. A continuación se muestra el resultado de cada CRP.

CRP-0

En el primer CRP se implementó el equipo de trabajo y ambiente técnico en las aplicaciones Oracle. A cada grupo se le impartió clases de entrenamiento de 16 horas diarias durante 5 días. Finalizado el entrenamiento cada grupo se encargó de la configuración de cada uno de los miles de parámetros de la aplicación. Al finalizar la semana y el CRP-0 se demostró la capacidad del software para procesar las órdenes de Cisco a través de todos procesos de negocio de la compañía (Quote-to-Cash).

CRP-1

Finalizado CRP-0 se pasó a la tarea de hacer funcionar el sistema en cada una de las áreas de la compañía. Se generaron scripts de la respectiva documentación del proceso que se estaba llevando, incluyendo los problemas encontrados. Estos eran tratados en reuniones de 3 horas semanales, en donde los líderes de cada grupo encontraban las soluciones de cada uno. Adicionalmente se tuvo un arduo proceso de modelamiento, ya que muchos procesos de negocio no eran soportados por la aplicación y debían ser implementados. Un equipo de implementación se encargó de llenar cada uno de los vacíos del ERP.

CRP-2 Y CRP-3

Durante los dos siguientes ciclos se entró al proceso más difícil de la implementación con la inclusión del paquete adicional de ventas que debía ser desarrollado a medida para cumplir con el proceso de Cisco, que no era soportado originalmente por el software de Oracle. También se presentaron algunos problemas técnicos con las comunicaciones, pasando de un modelo punto-a-punto que originalmente se tenía a un modelo donde toda la información pasaba a través de un data wharehouse, que adicionalmente ofrecía ventajas a la recopilación de información para Cisco.

Al finalizar el CRP.2 se entró en una fase de pruebas del sistemas, tanto hardware como software, determinando que la capacidad de carga y volúmenes de transacciones generados por Cisco eran soportados correctamente y que además el sistema soportaba el crecimiento esperado y que había generado originalmente la necesidad del cambio de los sistemas de información. CRP-3 se dedicó finalmente a la generación de pruebas totales del sistema y la preparación de la puesta en marcha de este.

Puesta en marcha del sistema

Uno de los grandes logros para Oracle fue la puesta en marcha del funcionamiento del sistema, sin embargo se tuvieron grandes problemas e un comienzo. Los usuarios debían adaptarse a un sistema que tenía graves problemas de estabilidad, sufriendo caídas casi a diario. El principal problema se encontró en el dimensionamiento del hardware, donde se debían realizar cambio de equipo en los puntos donde no se cumplían con las necesidades. La ventaja en este punto fue el contrato con el vendedor de hardware, ya que este se realizó por una promesa de funcionamiento y no en una especificación dada, por lo que fue este el que debía remplazar el equipo sin aumentar el costo.

El segundo problema encontrado fue la deficiencia en la capacidad del software para manejar la carga de transacciones generada. El problema se atribuyó a que las pruebas realizadas anteriormente no tuvieron volúmenes de información similar a la que maneja Cisco en su negocio. Durante los siguientes 60 días se contó con un equipo especializado que se encargó de encontrar soluciones tanto de software como hardware, logrando finalmente una estabilización de todo el sistema de ERP.

Resultados:

Se logró mostrar como la empresa Cisco, después de realizar un análisis y contando con la experiencia de su CIO y su CIO se llegó a la conclusión de la necesidad de la implementación de nuevos sistemas de información que soportara todos los procesos de negocio de la compañía. Dentro del plan estratégico de la misma se tenía previsto un gran crecimiento, como ocurriría con la adición de nuevos productos para poder ofrecer una solución a todas las necesidades de redes de un cliente. Este crecimiento no estaba siendo soportado por los sistemas actuales, quienes no tenían una coordinación o una integración completa, lo que incluso llevaba un desperdicio de horas hombre y de grandes cantidades de dinero en la realización de procesos que no estaban optimizados.

La implementación de un ERP en una empresa tan grande como estas lleva grandes riesgos y muchas complicaciones tanto técnicas como de negocio. Es importante que el proceso esté soportado directamente por toda la empresa para poder culminarlo de manera satisfactoria.

Entre las ventajas de un ERP encontramos le centralización de la información. Es muy importante que toda la organización o compañía funcionen como una sola unidad y no como varias dependencias que parecen incluso compañías diferentes. Con la centralización es posible realizar análisis del estado de todos los procesos de negocio, permitiendo optimizarlos al encontrar los defectos de estos. Al tener una sola fuente de información se logra también mejorar la experiencia del usuario, ya que la empresa responde como una unidad ante todas sus solicitudes o inconformidades, pudiendo encontrar la fuente del problema en caso de presentarse. Adicionalmente, cuando se tiene la información suficiente es posible anticipar situaciones.

Cisco, con la implementación de este ERP logró entrar en nuevos negocios y cambiar de manera radical del modelo de negocio. Un claro ejemplo está en la nueva forma de realizar el soporte de los clientes, con sitios web interactivos en donde cada cliente puede encontrar toda la información necesaria para solucionar sus inconvenientes. Esto no hubiera sido posible si no se tenía un sistema centralizado como el ERP.

La reducción de costos y tiempos es lo que finalmente más valor le da a la cadena de valor y sus procesos de negocio, siempre manteniéndolos alineados como la estrategia de la compañía. Con un ERP es posible reducir costos eliminando los procesos iterativos y repetitivos que debían hacerse anteriormente para el manejo de la información de cada uno de los sistemas por aparte.

Discusión:

Como conclusión, el objetivo primordial de un ERP es proporcionar información oportuna, veraz y confiable que pueda ser utilizada para una planeación estratégica. Existen varios ERP en el mercado, sin embargo no todos se adaptan a las necesidades de la empresa, por lo cual será necesario tener un conocimiento amplio de la misma para determinar cuál es el ERP que le conviene.

En la actualidad las tecnologías de información juegan un papel importante en las estrategias de negocios, ya que están cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Los sistemas de información permiten a las compañías lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografía, o también mediante la creación de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias.

Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar.

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.

Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios más comunes e importantes podemos mencionar:

• Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

• Integración entre las funciones de las aplicaciones

• Reduce los costos de gerencia

• Incrementa el retorno de inversión

• Fuente de Infraestructura abierta

De las desventajas podemos mencionar:

• Son muy caros.

• Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.

• Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.

• Hay pocos expertos en ERPs.

Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que desea para su organización y en base a ello buscar la mejor solución en el mercado.

Autores Cruz López Carlos Cristian – De la Torre Jamangape Rafael Antonio -  Gómez Navarro Astrid – Trejo Tóala Miguel Ángel

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