¿es posible la oficina sin papeles?

En el pasado recienteHace unos años, pocos, esto de la oficina sin papeles (paperless office) era poco más que un sueño de un puñado de personas que abogaban por la renovación tecnológica y el aprovechamiento total del tiempo de trabajo única y exclusivamente enfocado a la tarea que cada trabajador desempeña en una empresa. Hasta ahora un trabajador de administración, de media, pierde 7,4 horas a la semana, casi una jornada, en la gestión del papel. Cualquier empresario, por poco avispado que sea, se puede dar cuenta de que esto es un despropósito. No se puede perder el tiempo de esta forma tan desmedida. Y es que en España se trabaja con demasiado papel y unos procesos demasiado manuales.
En la actualidadA día de hoy la oficina sin papeles es totalmente factible, si no totalmente "casi" totalmente. Es una realidad que hoy en día, con las soluciones que se han desarrollado para ayudar a la empresa a reducir sus documentos en papel y tenerlos en digital y almacenados en un repositorio común, colaborativo, seguro e incluso en la nube, es una realidad totalmente efectiva. Como ejemplo daré una serie de nociones al respecto en el departamento de Administración, en ventas y compras, sobre los documentos más habituales y que más papel generan:
VENTAS- Pedido. Se genera de varias formas: desde el ERP, en excel (plantilla que envía el cliente), mail, etc. Esto en cualquier caso viene en digital y podemos guardarlo con el resto de documentos de clientes. Es el primer documento que se genera y al que se van adhiriendo el resto.- Albarán de clientes. Es imprescindible guardarlo ya que va firmado por el cliente pero...   Tenemos la posibilidad de dar a firmar al cliente (firma biométrica) el albarán en un dispositivo digital como por ejemplo una Tablet con el software y certificados necesarios. De esta forma prescindimos también del albarán en papel. - Factura de clientes. No es necesario tenerla en papel, está en el ERP y aunque parezca mentira, muchas empresas no saben que no es necesario tenerlas impresas.
COMPRAS- Pedido. Lo mandan los proveedores por mail. Lo indexamos directamente en el repositorio                 común o gestor documental.- Albarán de proveedores. Lo entrega el proveedor a la recepción del material solicitado en el pedido. La copia firmada se la lleva el proveedor que es la que vale frente a un litigio legal, por lo que se digitaliza lo que nos entrega y el papel lo podemos tirar.- Factura de proveedores. Si llega en papel y no tenemos ningún sistema de certificación tenemos que guardarla, si o si, durante al menos 5 años. Si la certificamos con una herramienta de certificación o con alguno de los gestores documentales homologados por la AEAT para ello, también podremos prescindir del papel. Si nos la mandan por e-mail, en pdf (A preferiblemente) y esta no supera los 3.000 IVA incluido podemos aceptar el pdf como válido legalmente. Si superara esta cantidad habría que certificar esa factura.
De esta forma, tanto en compras como en ventas podemos llegar a la oficina sin papeles fácilmente. Hacemos proyectos todos los días sobre este tema y las implantaciones y la jurisprudencia da fe de todo esto que aquí escribo.
Podríamos seguir hablando de gestión documental, digitalización, firma biométrica, etc., pero lo dosificaré en varias entradas en este blog.
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