por Silvia Chauvin
Incluso las empresas más preparadas pueden tener que hacer frente a un desastre cuando contratan un stand en una exhibición o un evento. Para garantizar que tu empresa tenga una experiencia sin mayores sobresaltos, asegúrate de tener un plan de contingencia para los contratiempos más comunes que ocurren en las ferias y exposiciones.
Si sabes cuáles son esos desastres y cómo tratar con ellos, tienes mayores posibilidades de que tu exposición se desarrolle sin contratiempos y puedas concentrar tu atención en captar clientes y cerrar tratos.
Los contratiempos más comunes y cómo evitarlos
La cartelería llega dañada
Para minimizar las posibilidades de daño en una cartelería (sobre todo si es de dimensiones considerable) usa estuches de plástico moldeado con relleno de poliuretano o otro material similar que no permita que la pieza se mueva dentro de su estuche.
A pesar de que embalar tus carteles con mucho cuidado siempre es posible que reciban algún daño durante el traslado. Es importante tener un plan B listo consistente en que el espacio de exposición puede ser reconfigurado de diferentes maneras, así si una pieza falla, siempre es posible armar el lugar de forma que el público no se de cuenta que faltan piezas.
Si participas continuamente de exhibiciones y eventos quizás debas considerar hacer una pequeña inversión en un sistema modular (escalable) de estructura liviana, desarmable y transportable en bolsos de mano, en una maleta rígida o porta tubos (tipo carrito de golf).
Tienen la ventaja de que son reconfigurables, se arman fácil y rápidamente (de 45 a 90 m para 3 muros en un espacio de 3x3m) solo con un destornillador y, además, la gráfica es intercambiable. ¿Te dije que la mayoría incluye en los paneles iluminación LED?
Tu vuelo se demoró y tu llegas tarde
Si necesitas viajar para llegar a tu evento, siempre existe la posibilidad de que el avión se retrase. Ocurre en todos los aeropuertos y si estás pensando en viajar el día del evento, podrías tener un gran problema.
Para quienes viajan en tren o bus, los retrasos o huelgas también son usuales, así que la siguiente recomendación es valida no solo para el trasporte aéreo.
Planea viajar el día antes de que comience la feria para asegurarte de que tienes suficiente espacio de maniobra en caso de un retraso.
Los folletos impresos se dañaron o se perdieron
Muchos veces se puede enviar la cartelería o folletos antes así no necesitas preocuparte sobre les acarreo hasta el lugar mismo. Pero ¿qué sucede si el lugar se inunda, el techo gotea o se pierden o se dañan sus materiales impresos?
No se olvides de llevar un USB o CD con copias digitales de tus materiales de marketing. Tener estas copias digitales significa que rápidamente puedes ir a una copistería y tener tu material impreso. Puede costar un poco de dinero, pero por lo menos tendrás algo que entregar a tus visitantes.
Si vas al exterior y no conoces las facilidades y costos que hay en ese país podría resultar conveniente incluir en tus archivos digitales una versión simplificada de tu folleto (inclusive en blanco y negro) para poder imprimirlo rápidamente y a un coste razonable.
Una última recomendación, tus archivos digitales deben estar en formato PDF, pues no en todos los lugares tiene el software que usó tu diseñador o las tipografías. Un archivo PDF incluye hasta las tipografías y te aseguras que se respetará el diseño y nada saldrá de lugar.
Pídele a tu diseñador que incluya una copia de tus folletos en formato PDF con archivos a baja resolución, pues no necesitas gráficos a 300 dpi, para una copistería con gráficos a 72 dpi es suficiente y tiene la ventaja de que los archivos son mucho más chicos y por eso se imprimen más rápido, además de que los pueden abrir aun con equipos viejos.
Además de la versión digital de tus folletos, ¿Por qué no incluir una de tu tarjeta de negocios? No sea que necesites mas o se pierdan.
Empaca un Kit de Emergencias
Ya sea sólo un corte con el filo de un papel o una lesión un poco más grave, lo más probable es que vayas a necesitar un vendaje en algún momento durante el evento. Por eso es una buena idea tener un pequeño kit de emergencia a mano. Incluye elementos como curitas, un quitamanchas, hilo dental, toallitas, un rodillo para quitar la pelusa, unas gasas y ungüento de primeros auxilios.
Si tienes espacio, también incluye marcadores permanentes en una variedad de colores, cinta, cinta de velcro extra y lapiceras extras para asegurarte de que tienes todos tus bases cubiertas.
Considera que Internet no va a funcionar
No importa de qué lugar del mundo estés, es frecuente que el acceso a Internet falle varias veces durante el evento. Si tus elementos dependen de Internet, asegúrate de que tienes un teléfono inteligente o una tarjeta de Internet a mano para poder tener todo funcionando en pocos minutos.
Conclusiones
La planificación para una catástrofe es una manera fácil de asegurarte de que estás preparada/o para una exitosa exposición de tus productos y/o servicios. Con la preparación adecuada, serás capaz de manejar todo lo que se te presente.
En una feria o evento, tu atención debe estar enfocada en captar clientes y cerrar tratos, no en solucionar catástrofes.
¿Qué otros inconvenientes piensas que pueden ocurrir en una feria o evento comercial? Comparte tus experiencias debajo.
Autora Silvia Chauvin
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