Firma digital de documentos ¿Para qué sirve?

La firma digital de documentos sirve para dar validez legal a documentos en digital, es decir, con este sistema podemos sustituir el papel que ha de ser firmado por alguien por un documento digital que también damos a firmar a alguien.

Es posible que te preguntes ¿Cómo?

Muy sencillo, por ejemplo cuando entregas a clientes un  documento como puede ser un albarán de entrega de mercancía. En este caso le ofrecemos al cliente el documento sobre un soporte digital como puede ser una tablet, con el sistema operativo que sea. En esta tablet, la gestión del cliente es la misma que sobre el papel, es decir, lee el documento, revisa que cuadra con lo entregado y finalmente firma el albarán sobre la tablet. Con este gesto ya tenemos el documento digital firmado por el cliente y totalmente válido frente a un juez o frente a cualquier organismo. En este caso este tipo de firma es biométrica (presencial).

Tipos de firma según su seguridad o legalidad

Existen diferentes tipos de firma digital así como niveles de seguridad o legalidad. Empezando por estos últimos nos encontramos, de forma resumida, con los siguientes tipos de firma:

• Avanzada. Vinculada únicamente al firmante con sus datos personales de empresa o persona particular. Si esta firma se modifica por el motivo que sea quedará invalidada.
• Simple. Verificación que se realiza mediante un usuario y una contraseña.
• Cualificada. Igual que la avanzada pero a través de un dispositivo cualificado para ello.

Tipos de firma según su formato

Estas firmas se ejecutan bajo las premisas de los tipos anteriores, es decir, según la legalidad que queramos darle al documento.

• Biométrica. Esta es una firma presencial que se hace sobre un dispositivo móvil (smartphone o tablet), de forma presencial con el objetivo de prescindir del papel. Se basa en los datos biométricos que se recogen al firmar (velocidad de trazo, presión, altura de los caracteres, etc.). Estos datos son irrepetibles, como la huella dactilar, no hay dos personas con los mismos datos biométricos.
• Remota. Esta firma está enfocada a la firma no presencial de documentos, es decir, enviamos un enlace por mail al firmante y este accede a la plataforma de firma a firmar el documento. En este caso, al no haber presencia física, lo que se recogen son evidencias, es decir, el mail, el número de teléfono, ubicación, código de verificación (OTP), etc.
• Certificado digital. Este certificado se puede emitir de forma temporal o permanente y sirve para confirmar, certificar la recepción de un documento. No sirve para cualquier tipo de documento.

A menudo, este tipo de tecnología se integra con la gestión documental para que tanto el envío del documento a firma (al dispositivo si es biométrica o por mail si es remota), como la recepción del mismo ya firmado y con sus evidencias, se gestione directamente desde esa gestión documental y no haya que estar trabajando con diferentes plataformas.
En los proyectos que he diseñado en mi vida profesional, este tipo de firmas, tanto la biométrica como la remota, han estado muy presentes ya que lo que se persigue con verdadero interés es llegar a la oficina sin papeles.