Gestión de riesgos contractuales: errores a evitar

Según el último Barómetro QBE sobre la gestión de riesgos para las pymes y las ETI, una empresa francesa de cada tres vio aumentar sus riesgos en 2022. Ya sean humanos, financieros o cibernéticos, los riesgos, aunque son una parte integral de la vida cotidiana, deben reducirse al máximo para las empresas, con el fin de para limitar las amenazas que puedan afectar a sus actividades. Pero, ¿cómo evitarlos? En este sentido, una visión global de los escollos y el conocimiento de las soluciones disponibles son fundamentales para las organizaciones, sobre todo si quieren seguir siendo competitivas y optimizar su crecimiento.

La gestión de riesgos entra en juego en particular cuando se trata de tomar decisiones estratégicas y organizacionales. Este es el caso, por ejemplo, en el contexto de un cambio en el software o una inversión relacionada con la gestión de contratos, que puede traer inestabilidad dentro de la organización.

Cualquier acuerdo contractual implica riesgos, pero el objetivo de su gestión es mitigarlos en la medida de lo posible. Dentro de esta gestión aplicada a los contratos, el uso de herramientas de evaluación determina el nivel de vulnerabilidad presente en un contrato. Entonces, el equipo legal administra la exposición de la organización y requiere la colaboración entre diferentes departamentos, como ventas y operaciones.

Procesos de gestión de contratos, logística propicia a los riesgos

La asunción de riesgos es común en la gestión de contratos. Sin embargo, las consecuencias pueden debilitar la reputación o la integridad de las organizaciones afectadas. Entre estos riesgos se encuentra la simple fuga de datos, ligada a una mala gestión de carpetas compartidas, correos electrónicos o incluso papeles.. Ya sea por actos maliciosos o por negligencia, esta información confidencial puede caer en las manos equivocadas y generar problemas regulatorios. Además, pueden causar complicaciones en las funciones de adquisición al interrumpir los sistemas capaces de monitorear los flujos de proveedores, lo que puede generar una posible interrupción del negocio. Además, estos riesgos a veces resultan en el incumplimiento de las leyes y normas aplicables. Estos últimos surgen cuando ciertas áreas no son bien conocidas o cuando las organizaciones no pueden realizar las auditorías requeridas. Además, se esperan retrasos operativos en el contexto de una mala gestión de contratos. De hecho, la lentitud de los procedimientos de contratación puede provocar retrasos en el suministro de productos o servicios, afectando las capacidades de crecimiento y los beneficios futuros de una empresa.

Por otro lado, la falta de flexibilidad comercial, muchas veces una de las prioridades de los responsables de compras, puede impedir que la empresa lance nuevos productos, abra nuevos canales de venta o acceda a nuevos mercados. Los contratos bien gestionados fomentan el conocimiento de las obligaciones financieras, como las condiciones de pago, los niveles de servicio, los descuentos y las rebajas, mientras que la gestión manual de contratos a menudo genera pérdidas. Además, la automatización de procesos puede simplificar y agilizar visiblemente las compras, al mismo tiempo que promueve una reputación corporativa positiva. Finalmente, el uso de procesos y tecnologías de adquisición obsoletos también pone a las organizaciones en desventaja cuando se trata de atraer y retener a los mejores talentos. Como señala Deloitte en su Estudio Global CPO, “ los mejores talentos, especialmente los millennials, no elegirán trabajar en una organización que está significativamente atrasada en tecnología. »

Métodos a cambiar para facilitar la gestión de contratos

Algunos métodos de negocio son propicios para la aparición de errores y por tanto de vulnerabilidades. Si bien los contratos a menudo son examinados por el departamento legal, este no siempre es el caso de las ventas, donde la velocidad de ejecución a menudo conduce a errores. Por lo tanto, el objetivo de los sistemas sofisticados del ciclo de vida del contrato (CLM) es permitir que las empresas validen los contratos rápidamente con una inspección sólida para evitar cualquier vulnerabilidad.. Además, la coherencia entre los diferentes términos y el lenguaje elegido es un elemento fundamental, pero no es fácil de lograr. Puede requerir la intervención de abogados para cada documento, lo que multiplica los intermediarios, alarga el tiempo de firma y de hecho limita las oportunidades de ingresos. Los silos de información y los procesos manuales a menudo conducen a un mayor riesgo de errores, puntos conflictivos en la validación y control limitado sobre los contratos, lo que, en última instancia, aumenta considerablemente el riesgo.

Además, estas ralentizaciones y riesgos de errores, sumados a la falta de comunicación, pueden comprometer la relación con el cliente, especialmente si el lenguaje contractual (o la falta del mismo) expone a este último a nuevas amenazas. Por tanto, tomar conciencia de ello y establecer procesos para gestionar mejor la exposición a los riesgos exige un cambio general por parte de todos los departamentos implicados. La transparencia, la visibilidad de los contratos y la colaboración online son elementos a tener en cuenta para transformar la organización interna. Con esto en mente, el software CLM es un activo real. Los equipos deben ser conscientes de todos los riesgos potenciales para crear los mejores procesos de mitigación y prevención, ya que una gestión laxa puede dar lugar a una exposición legal negativa y a la pérdida de oportunidades.

Integración de inteligencia contractual, una bendición para los equipos legales

La modernización de procesos, a través de la inteligencia de contratos, puede ser una solución a largo plazo para mejorar la gestión de riesgos. Ya sea eliminando cláusulas riesgosas, actualizando renovaciones o acelerando los procesos y ciclos de aprobación, los equipos legales son clave para optimizar e impulsar los ingresos. Por lo tanto, los representantes de ventas a cargo de los contratos pueden administrar fácilmente los cambios regulatorios y ambientales al tiempo que permiten una mayor visibilidad e informes.

En la mayoría de las normas y leyes vigentes, las cláusulas, términos y obligaciones deben ser estandarizados, actualizados e incluidos en todos los documentos y procesos. Como tal, los equipos legales tienen la tarea de examinar cada acuerdo y transacción para garantizar el cumplimiento: desde propuestas hasta negociaciones, renovaciones de contratos y más. Con la inteligencia de contratos, las organizaciones que procesan grandes volúmenes de acuerdos legales reducen sus costos de procesamiento de documentos y cumplen plazos críticos, al tiempo que obtienen rápidamente información valiosa sobre la información oculta en sus contratos. Esta solución permite evaluar mejor los riesgos y responsabilidades, comparar cláusulas sensibles, estandarizar el marco legal y preparar el balance de una organización.

Luego, la inteligencia contractual permite flujos de trabajo, negociaciones, aprobaciones y cambios mejor estandarizados y, en última instancia, riesgos reducidos. También facilita las capacidades de búsqueda y descubrimiento que impulsan las obligaciones contractuales. Además, la integración de documentos de terceros mediante inteligencia artificial y aprendizaje automático mejora la visibilidad y la coherencia de los contratos. Finalmente, esta herramienta facilita la generación de bibliotecas de cláusulas y términos estandarizados.
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Par ceniza finneganResponsable de transformación digital en Congas

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