Gestión del conocimiento en la pyme: cuestión de supervivencia

por Bianka Hadju

Qué es la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento es una disciplina nacida a principios de los años 90 en grandes organizaciones, que fueron las primeras en darse cuenta de la necesidad de capturar y poner en valor el conocimiento que generaban y primeras también en disponer de los medios para hacer algo al respecto. Ese «algo» fue la implementación de sistemas informáticos como los repositorios de conocimiento y de estructuras organizativas como las comunidades de práctica que, desde entonces, han ido evolucionando de la mano de los cambios tecnológicos y sociales.

Entre estos cambios tecnológicos y sociales se encuentra uno que nos interesa en especial: el acceso masivo de las personas y las pymes a Internet, la tecnología que está desencadenando cambios sólo comparables en su alcance a los causados por la máquina de vapor. Precisamente por ese poder disruptivo, las pymes que no usan Internet en su beneficio pueden verse, hablando con franqueza, en peligro de extinción. Pues bien, usar Internet en su beneficio significa, entre otras cosas, usarla para la generación continua de conocimiento relevante para seguir vendiendo y creando empleo en el mercado. Ya no se trata de algo sólo al alcance de grandes organizaciones. La gestión del conocimiento está al alcance de la pyme y la pyme la necesita, pues la gran mayoría de personas en el mercado laboral son trabajadores del conocimiento.

En qué consiste gestionar el conocimiento

Tal como tiene sentido en la pyme hoy, gestionar el conocimiento no va tanto de transmitir a otro un saber que ya se tiene como de asegurar la generación constante de nuevos saberes. Y la clave para esto, les anticipo, es la creación de bucles de realimentación dentro y fuera de la pyme. “Dentro” implica a socios, empleados y colaboradores. “Fuera” implica a clientes, proveedores y competidores, es decir, el mercado.

Para hacerlo, hay varios enfoques válidos. Uno que por su simplicidad me parece especialmente útil es del consultor canadiense Harold Jarche. Delimita tres tipos de actividades de las personas que, concatenadas y realizadas de forma continua, dan como resultado la generación continua del conocimiento: (1) observar y filtrar (2) dar sentido y (3) compartir.

1. Observar y filtrar: capturar de forma consciente conversaciones e información útiles para la persona y el negocio en que la persona está implicada. Las actividades imprescindibles son la selección de fuentes de información y su seguimiento sistemático, la gestión de enlaces y las búsquedas, tanto las automatizadas como las imaginativas.
2. Dar sentido: añadir valor a las piezas de información seleccionadas en el primer paso. Las actividades más comunes son la comprobación de si una fuente es fiable o no, la preparación de resúmenes de artículos (o libros, charlas, vídeos) y la expresión de opiniones y visiones propias acerca de cosas que hayamos oído, visto, leído o experimentado. En este paso de la gestión del conocimiento es necesario que todas las personas que forman la pyme se conviertan en creadores.
3. Compartir: tras las actividades realizadas en los primeros dos pasos, estaremos listos para la creación de esos bucles de realimentación que comentamos antes. Lo podemos hacer, por ejemplo, poniendo a disposición de otras personas o directamente en abierto los enlaces que guardamos y los contenidos propios que creemos. Su difusión en medios sociales es, cómo no, otra forma muy efectiva de invitar a otros a reflexionar y comentar y así recibir su opinión.

Estas tres actividades son los cimientos de lo que podríamos llamar aprendizaje social. Son lo suficientemente importantes para detenernos en cada una por separado, cosa que tenemos previsto en las siguientes semanas en este blog. Es necesario fijarse en que “lo social” es muy importante, pero lo son en igual medida las actividades más bien individuales como la reflexión, la concentración o la exposición. No sólo de compartir vive el hombre.

De dónde sacar tiempo para la gestión del conocimiento

En cada pyme hay cierta cantidad de tiempo no del todo productivo o directamente improductivo, resultado de las ineficiencias en los procesos del trabajo. Esto incluye tanto tiempo invertido en cosas como encontrar información, contactar clientes y colaboradores o en organizar reuniones, como tiempo perdido en duplicar información, eliminar comunicación no deseada o gestionar interrupciones innecesarias.

La promesa de la gestión del conocimiento es liberar el tiempo poco o nada productivo, para invertirlo en actividades de mayor retorno. Como las conversaciones con clientes. Porque las conversaciones, igual que las celebraciones, sí son tiempo productivo. De esa forma, como ven, la gestión del conocimiento no sólo aumenta el ROI del negocio, sino también el grado de disfrute de las personas en el trabajo.

Autora Bianka Hajdu Estudió economía y comunicación internacional en la Escuela de Negocios de Budapest y durante 7 años se dedicó a la cooperación europea en el ámbito de la formación profesional, coordinando el Programa Leonardo da Vinci, primero en Budapest y después en Madrid. Es co-fundadora de Cartograf, empresa que presta servicios de asesoramiento para pymes en gestión del conocimiento con software libre.