Gestión Eficaz del Tiempo en Entornos Digitales

El mundo tecnológico y digital, incluido internet, han cambiado nuestra forma de relacionarnos, de comunicarnos, de trabajar, de acceder a cada vez más información, etc. Algo que genera demasiadas interrupciones y un sin fin de distracciones.

Hace poco he realizado un curso al respecto que me recordó la importancia que tiene la gestión productiva del tiempo, sobre todo en lo referente a este mundo digital de blogs, redes sociales, publicidad y demás en el que me he especializado.

GESTIÓN DEL TIEMPO 

“Gestionar adecuadamente el tiempo es clave en un entorno digital para ser productivos” (Actívate de Google)

Antes de nada se deben tener en cuenta dos dimensiones del tiempo:

• la dimensión Interna: Depende de nosotros, surge de nuestra percepción y gestión del tiempo.

• la dimensión Externa: La marcan otras personas como por ejemplo los calendarios, plazos, etc.

En este artículo nos vamos a centrar en la dimensión interna, ya que depende de nosotros y por lo tanto podemos mejorarla.

1. ¿Qué debemos hacer para gestionar adecuadamente el tiempo?

Primero analizarnos a nosotros mismos, en otras palabras:

– ¿Qué hacemos? Identificar cuales son nuestros hábitos.

– ¿Cómo lo hacemos? Determinar si lo hacemos bien o mal, incluyendo lo que pensamos que necesita ser corregido.

– ¿Para qué actuamos? Debemos tener claro para qué queremos hacer algo si pretendemos corregir ciertas cosas, para ello podemos por ejemplo, elaborar planes de mejora, etc.

– ¿Cómo actuar? Con qué técnicas, herramientas, recursos y demás, contamos para llevar la tarea a cabo.

– Plazo, es decir, estipular un plazo para la mejora.

1. ¿Cómo organizar y planificar tareas?

Con la intención de organizar y planificar nuestras tareas, algo que sin duda es clave en la gestión del tiempo, primero debemos basarnos en las “prioridades”, en otras palabras:

“Tener claras las prioridades, nos permite planificar mejor las tareas, facilitando así su cumplimiento”. 

Nuevamente distinguimos entre dos dimensiones a la hora de planificar nuestras labores:

• De Importancia: Son las tareas que nos hacen ser productivos, dicho de otro modo, los trabajos que al realizarlos nos permiten cumplir con nuestros objetivos.

Alta o Baja (según I-U) URGENTE NO URGENTE

IMPORTANTE Cuadrante I Cuadrante II

Crisis, Problemas, Imprevistos, Deadlines… Networking, nuevas oportunidades o ideas creativas…

NO IMPORTANTE Cuadrante III Cuadrante IV

(Profesional): Emails, notificaciones redes sociales, interrupciones en general… (Personal o lúdico): Redes sociales, emails, navegación inconsciente…

• De Urgencia: Las tareas que necesitan llevarse a cabo ya, en el menor tiempo posible.

Lo primero que debemos hacer es listar nuestras tareas en base a su importancia y su urgencia (alta o baja en ambos casos), por ejemplo, semanalmente y colocarlas en un cuadrante similar a este:

El cuadrante II, es decir lo importante pero no urgente, es el epicentro de la productividad personal.

Eso sí, debemos ser consecuentes en función de nuestra planificación y al final de la semana pararnos a reflexionar sobre lo que hemos realizado 😉

Google, entre sus numerosas herramientas, ofrece un calendario, donde podemos planificar fácilmente nuestras tareas por días y horas concretas, fácilmente conectado con nuestro email. Cuenta además con una aplicación, que nos permite acceder rápidamente desde cualquier dispositivo y programar alertas personalizadas.

1. ¿Pero qué podemos hacer con las interrupciones?

¿Sabías que cada vez que nos interrumpen tardamos una media de diez minutos en recuperar la concentración?

Es innegable que afectan negativamente a nuestra productividad, a nuestra concentración, a nuestro ritmo de trabajo.

Incluida nuestra parte psicológica, ya que disminuye nuestra motivación y creatividad, además de nuestro buen humor. (Si son grabes y constantes, pueden generarnos ansiedad y/o estrés).

En este ámbito digital en el que estamos centrados, suelen ser causados por “ladrones de tiempo” como pueden ser los móviles, los emails, las redes sociales, etc.

A veces no podemos eliminarlos totalmente, pero seguro que sí podemos “combatirlos”, es más, podemos desarrollar estrategias que nos permitan minimizarlos todo lo posible. Para ello debemos:

– Identificar a nuestros “ladrones del tiempo”

– Determinar las interrupciones que surgen de cada uno de ellos y clasificarlas, como no, en base a dos nuevas dimensiones:

– Impacto:  Alto, medio o bajo.

– Frecuencia:  Muy a menudo, a menudo o pocas veces.

Los combinamos de la siguiente manera:

FRECUENCIA

IMPACTO MUY A MENUDO A MENUDO POCAS VECES

ALTO Actuar ya Actuar ya Planificar

MEDIO Actuar ya Planificar Planificar

BAJO Planificar Analizar Analizar

1. ¿Cómo podemos combatir las interrupciones y/o distracciones?

Ahora que ya las tenemos identificadas y definidas, podemos, siempre en la medida de lo posible:

• Con las notificaciones, si no podemos eliminarlas del todo, al menos podemos marcarnos unas horas al día concretas para revisarlas, mientras tenerlas desactivadas o en silencio.

• Evitar la navegación inconsciente por la red. Siempre que lo hagamos, debemos tener claro el propósito.

• Tener abiertas sólo las pestañas que imprescindiblemente necesitemos para las tareas que estamos realizando en ese momento.

• Procurar dejarnos el móvil en silencio o en modo avión o reunión, mientras trabajamos en algo importante, podemos al igual que con las notificaciones, tener marcadas unas horas específicas para su atención.

• Utilizar para nuestro proyecto aquellas redes que sean indispensable, ten en cuenta que cuántos más medios digitales o redes sociales utilicemos, mayor número de interrupciones sufriremos.

• Procura descansar cada cierto tiempo, tu mismo notarás cuando y respirar adecuadamente, incluso las mejores mentes necesitan tomarse un descanso.

Y  si necesitáis ampliar toda esta información, os dejo el enlace a un curso de productividad personal online de “Actívate con Google”.

Además os dejo un enlace a un escrito en formato PDF, sobre Organizar tu tiempo de forma eficaz de la Universidad de Cádiz muy detallado, que incluyen cuadrantes, explicaciones y consejos muy interesantes.

Claro está, enfocado a sus estudiantes y las asignaturas escogidas, pero que perfectamente podemos extrapolar a cualquiera de nuestras necesidades individuales.

Yo ya lo estoy haciendo y funciona. J

Y como siempre ya sabes, si tienes alguna pregunta o duda que no se haya resuelto en este artículo, no dudes en ponerte en contacto conmigo e intentaré ayudarte. Mi web aparece al principio de este post. Nuria