Hábitos para implementar Getting things Done (GTD)

Implementar Getting Things Done es duro. Poner en marcha el sistema es una cosa, pero hacer que todo continúe en marcha es otra.

El problema es la gran cantidad de cambios a aplicar en tu rutina. No se trata sólo de trabajar con un sistema de listas, donde cada una representa el estado actual de la acción. También es el conjunto de hábitos que cambian tu forma de hacer.

Cambiar tus hábitos te cambia la identidad. Lo que parece inofensivo se acaba convirtiendo en algo así de profundo.

Repasamos los principales problemas de crear los principales hábitos de GTD y cómo podemos ayudar a su creación a través de las técnicas aprendidas en anteriores post.

Capturar

Enviar todo a tus bandejas de entrada. Una bandeja física, virtual o simplemente anotar lo que se te pasa por la cabeza. Frenar la pulsión de desenredar el asunto que acaba de aparecer para – como mínimo – saber de qué va, para aparcarlo y recuperarlo después para dedicarte a fondo.

Enviar elementos a una bandeja de entrada es sencillo. Anotar todo lo que se te pasa por la cabeza ya no lo es tanto.

Hazlo fácilHuye de sistema de captura complejos. Lo más sencillo siempre es el mejor: Una libreta.  

Hazlo evidenteSi trabajas con tu ordenador hazlo con tu app para capturar o app GTD abierta y preparada para capturar nuevos inputs. La libreta y el bolígrafo siempre a la vista, junto a tu mano, preparados para anotar.

Hazlo atractivoDisfruta del pequeño placer de anotar con un buen bolígrafo. Quizás un piloto G2 o una pluma?

Hazlo satisfactorioCada vez que anotes repite hacerte en voz baja y en ti mismo «Bien!». Refuerzas tu comportamiento

Saber más sobre cómo crear el hábito. Tu GTD en marcha: Implantar tus hábitos de recopilar i procesar.

Procesar

El problema es hacerlo cada día. Acordarse y no dejarlo para mañana. Se trata de una actividad intensa y exigente, sobre todo si las bandejas de entrada se llenan con facilidad.

El proceso de decidir qué hacer con cada cosa, transformándola con actividad (acciones/proyectos) y etiquetando con contexto, tiempo y energía, puede ser tedioso y agotador.

Hazlo fácilLo ideal es disponer sólo de una bandeja de entrada digital y una real. Enviar todo a estas dos. Envía del mail en tu app GTD o en Evernote…

Hazlo evidenteHazlo cada día a la misma hora. Al terminar la jornada, la última media hora. Durante las primeras semanas usa de una alarma para recordarlo.

Hazlo atractivoHazlo al terminar la jornada, aprovecha para reducir la presión de todo el día, y combina con una actividad satisfactoria: Merienda, tomar un snack saludable o un zumo.

Hazlo satisfactorioRitualízalo. Una vez acabado procesadas todas tus bandejas de entrada da por finalizada la jornada.

Saber más: Transformar, definir y preparar la acción.

Organizar

Decidir en qué estado está cada acción – y proyecto – y cambiarlo de lista si es necesario. Nos acostumbramos a hacerlo al procesar cada elemento para dar entrada a cada una al sistema, o cuando realizamos la revisión diaria o semanal.

Organizar es el hermano pobre de los 5 hábitos de GTD. Un paso integrado en el procesado, después de transformar un elemento de la bandeja de entrada en acciones acabas «organizándolas» al enviar cada una a una lista.

Lo mismo ocurre al hacer la revisión diaria o semanal, cambias la ubicación de las acciones según su estado.

En mi opinión el hábito más fácil de implantar. Lo realizaremos ENCADENANDOLO a otra acción (procesar/revisar).

Saber más sobre Organizar con GTD.

Revisar

Es una actividad regular y exigente. Necesita dedicación exclusiva y el esfuerzo exigido resulta difícil de justificar al no aportar ningún progreso directo y evidente.

Revisión diaria y semanal. La primera breve, 5 minutos para refrescar la memoria, la segunda exigente entre una y dos horas.

Hazlo fácilConfecciona una lista de control para realizar cada una de las revisiones. Automatiza el proceso revisando con la lista junto a ti, siguiéndola punto por punto.

Hazlo evidenteRevisión diaria: Encadena tu revisión diaria al hábito de procesar. Procesa y termina el día dando un vistazo a las listas y la agenda recién actualizada. Revisión semanal: Márcala como una cita destacada en tu calendario. Bloquea dos horas cada semana para llevarla a cabo.

Hazlo atractivoMejorar la experiencia de la revisión semanal haciendo una revisión semanal con tu pareja. Cada una con su revisión, compartiendo los asuntos comunes. Freaky pero atractivo, ¿verdad?

Hazlo satisfactorioMejorar la experiencia de la revisión semanal buscando aislamiento y tranquilidad. Reserva un espacio para ti solo durante dos horas. Tiempo de calidad para reflexionar.

• Saber más sobre cómo realizar la revisión semanal
• Mi lista de control para realizar la revisión semanal. (Clic aquí)

Ejecutar

Tienes que cambiar el proceso para decidir qué harás a continuación. De decidir evaluando que es más importante, comparando todo lo que tienes pendiente y eligiendo a través de las sensaciones del momento, a escoger filtrando por los criterios de contexto, energía y tiempo.

Hazlo fácilTrabaja con un formato de lista de próximas acciones que no te permita verla más entera. En una app podrás clasificar las acciones por energía/tiempo /contexto y visualizar las acciones segmentadas. Si trabajas con listas en papel anota las acciones de cada contexto en diferentes páginas o fichas.

Hazlo evidenteAnota en una tarjeta el proceso para filtrar: Energía/Tiempo/Contexto con las diversas combinaciones utilizadas y cuelga en un lugar visible. Si trabajas fuera de la oficina llévate dentro de tu agenda o smartphone. Es un recordatorio permanente de cómo tienes que hacer las cosas para tener éxito.

Hazlo satisfactorioProcura agotar las acciones de un contexto cada pocos días. Cuando des una acción por finalizada, cuando la tachas, esto genera dopamina. Finalizar todas las acciones de un contexto genera satisfacción y orgullo. Todo un refuerzo poderoso.

Si estás trabajando en la implantación de tu sistema crea un diario para realizar un seguimiento del proceso. Realizar el tracking de cada uno de los 5 pasos, donde cada día marcas si se han llevado a cabo.

Parece absurdo pero es de esas cosas que refuerzan tu convicción. Te permite ver el progreso y te motiva a continuar.

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Implantar Getting Things Done (GTD) al completo es duro por la gran cantidad de cambios a realizar en tu forma de hacer y sobre todo por tener que hacerlo en paralelo. ¿Qué te parece si el siguiente post hablamos de cómo aplicarlos de forma gradual pero efectiva para administrar tu actividad y obtener resultados desde un primer momento?

Coméntame los grandes problemas que te ha generado la implantación de GTD y lo que te ha hecho abandonar su implantación. Déjame un comentario y recuerda que puedes seguir las publicaciones del blog a través de Feedly (Clic aquí).