Hábitos para preparar una buena digestión… de tus asuntos

Las cosas importantes suelen requerir de cierta calma. Y lograrla, ahora puede estar a un click. Aunque a veces lo olvidemos, todos sabemos por ejemplo, que comer despacio favorece la asimilación de los alimentos y un mejor aprovechamiento de nuestra energía. Quizás por eso los yoguis digan aquello de que “hay que beber los sólidos y masticar los líquidos”. Con nuestros “asuntos” y tareas pasa lo mismo: si queremos aprovecharlos debemos masticarlos de tal modo que facilitemos su asimilación. Con esto quiero decir algo evidente: ¿acaso no se nos “atragantan” a veces algunos “asuntos”?… Muchas veces suele ser porque no los hemos “masticado” suficientemente.

Si has desarrollado hábitos para estar en todo y dedicas un tiempo a diario para procesar tus asuntos pendientes, además de descartar lo que no requiere de tu actuación inmediata, lo que también te podría ayudar es poner un poco de orden en las “cosas” que sí tienes que hacer. Si sigues el diagrama de flujo podrás ver que hay distintas “cosas” que deberías atender… pero sentirás cómo hay algunas que te apetecen más y otras que te dan pereza… y ya tenemos servida una nueva trampa para procrastinar.

Mark Twain, que según parece sabía mucho de productividad personal, decía que “El secreto para avanzar es comenzar. Y el secreto para comenzar es dividir las tareas abrumadoramente grandes en tareas pequeñas y manejables, y abordar la primera“.  Seguir el consejo de Mark Twain nos lleva a plantearnos una de las preguntas más importantes para preparar bien la digestión de cada uno de nuestros asuntos: ¿Cuál es la acción siguiente?… Vaya… qué tontería, ¿no?

“Tener una reunión con el cliente X” o “preparar el informe de seguimiento sobre el proyecto Y”, por ejemplo, no son acciones sino “cosas” o “asuntos” que están compuestos de varias acciones entre las cuales algunas podrían ser “Enviar un mail al cliente X para concertar una cita” o “Hacer un mapa mental con los distintos aspectos que debería incluir en el informe”. El problema de trabajar con “cosas”,”asuntos” o “tareas” en vez de hacerlo con “acciones” es que se suelen indigestar: unas veces las dejamos para otro momento mejor (que no llega) porque son muy grandes o porque no está suficientemente claro lo que tenemos que hacer y otras las hacemos pero nos dejan sin tiempo para otros asuntos que se van quedando…

Por eso, si queremos avanzar en todos nuestros proyectos de una manera equilibrada (no dejando algunos abandonados) y no volver a procrastinar, es importante que aprendamos a trocear en “acciones ejecutables de una sola vez”. Como dice David Torné, “El secreto para no procrastinar consiste en aprender a elegir el tamaño de la tarea para poder hacerla de una sentada”. Así pues, el nuevo hábito está servido: al procesar los asuntos pendientes, preguntarse sobre cada uno de ellos:

“¿cuál es la siguiente acción ejecutable de una sentada?”

Te va a salir una lista más larga pero también más fácilmente digerible, porque hay tres menús  que te ayudarán a preparar una dieta de tareas muy equilibrada:

• La casi mágica “ley de los 2 minutos”. Si cuando estás procesando tus acciones pendientes te encuentras con alguna cuya ejecución te llevaría menos de 2 minutos (+ó-), hazla en el momento. Es más eficiente que volver a encontrártela, volver a descifrarla y volver a decidir qué haces con ella. Solo aplicar esta fórmula te dará una percepción muy positiva de haber avanzado. Casi mágica…
• La delegación. Cuando la acción no te corresponde a ti o es mejor que la haga otra persona, puedes delegarla e introducir alguna pauta de seguimiento en tu agenda (si tiene que ser en una fecha concreta) o en una lista de asuntos pendientes.
• El archivo de la acción para cuando llegue el momento idóneo para realizarla. Este es un asunto algo complejo en el que se encierra uno de los mayores aportes de GTD… Será mejor desmenuzarlo en otro post