Hacia una integración tecnológica total con: ERP, CRM y Business Intelligence.

Los sistemas ERP y CRM han aportado, desde su desarrollo y puesta en marcha en las empresas, una mejora permanente en las actividades empresariales y la gestión de negocios, dando un valor principal y fundamental a la importancia que tienen en toda organización las tecnologías de la información.

Es por ello que hoy más que nunca las empresas necesitan herramientas que les proporcionen un control y centralización de su información a tiempo real, con el fín de tomar mejores decisiones para sus procesos y estrategias en los negocios.

Partiendo de estos principios, donde tanto el ERP como el CRM están facilitando una mejor gestión en cualquier tipo de organización, se comienzan a implantar también en el ámbito empresarial herramientas de mayor calado para la toma de decisiones como son las herramientas Business Intelligence ( inteligencia empresarial, inteligencia de negocios o BI: business intelligence). Se unen al conjunto de estrategias y aspectos relevantes enfocados a la administración y creación de conocimiento sobre el medio, a través del análisis de los datos existentes en una organización o empresa.

Hoy que también es imprescindible para la gestión de los negocios, la incorporación de Business Inteligence, será mucho más ágil y eficaz. Si está integrado en la misma base de datos y su convergencia y gestión a tiempo real con el ERP y CRM, ganaremos en:

1. Explorar y analizar información estructurada sobre un área determinada del negocio, que con la integración tecnológica a tiempo real, nos permitirán, descubrir tendencias o patrones, y a partir de los cuales derivar ideas y extraer conclusiones.
2. Análisis de información continuado. Hagamos un recorrido detalladamente de esta definición, y de su proceso interactivo al hablar de Business Intelligence, ya que se trata de un proceso de análisis de información continuado, en el tiempo y no solo el momento actual, ya que aunque un análisis puntual y a tiempo real nos puede aportar una información eficaz, es incomparable con lo que nos puede aportar un proceso continuado de análisis de la información, de las tendencias, cambios, etcétera, según el siguiente recorrido:

   Un ejemplo sencillo

   Pongamos un ejemplo para que nos ayude a comprender el verdadero significado de esta definición. Imaginemos un supermercado, la información de que disponemos son los tickets de venta, recogidas de las cajas registradoras.

   La información que contiene un Ticket de Venta es:

Como podemos ver la siguiente imagen:

Nº de ticket: TK1 0000999

Fecha: dd/mm/aaaa

Hora: hh:mm:ss

Código cajero: 999

Código supermercado: 999

Forma de pago: AA

Total Ticket: xxx.xxx,xx

A partir de la información de los tickets podemos saber:

1. Importe total de las ventas del día.
2. Número de tickets por hora o fracción de tiempo.
3. Número de tickets atendidos por un cajero/a.
4. Ventas por artículo en unidades e importe.
5. Número de tickets por día.
6. Importe cobrado mediante efectivo o tarjetas de crédito.
7. Importe del ticket medio.
8. Número medio de tickets por día, hora, cajero/a.

Toda esta información es de tipo operativo pero a este nivel nos facilita la toma de decisiones tales como:

1. Reponer las existencias, acumulando la cantidad de ventas por artículo.

2. Asignar los turnos de los cajeros/as, en función del número de tickets vendidos por hora.

3. Ver cuáles han sido los productos más vendidos.

4. Ver cuál es el medio de pago utilizado por nuestros clientes.

Si se produce una disminución de las ventas y previamente habíamos presupuestado, el número de ticket y el importe del ticket medio, podremos analizar que ha sucedido:

1. Disminución del número de tickets.

2. Disminución del ticket medio.

3. Una combinación de ambas.

Las respuestas nos dirán si tenemos un problema de afluencia a nuestro supermercado, o si es que los clientes nos están comprando menos de lo esperado cada vez que vienen. Las acciones a tomar son absolutamente distintas en cada caso: en el primero, deberán estar relacionadas con la promoción de nuestro supermercado para atraer clientes y en el segundo, deberemos intentar que los clientes compren más productos. Esta información tiene mucho más valor, ya que nos permite tomar decisiones estratégicas.

En el ejemplo que hemos desarrollado, y con un sistema de información muy simple, ayudamos a dar respuestas de gestión que evidentemente tienen un impacto importante, tanto en la cuenta de pérdidas y ganancias, como en las estrategias a desarrollar en nuestra Empresa. Hay que remarcar el hecho de que el proceso debe ser continuo, ya que es impensable que tengamos que construir un sistema de Business Intelligence cada vez que queremos analizar la información: Debemos contar con un sistema que nos facilite de forma automatizada e integrada con el ERP y CRM.

José Luis Baños Bellido.

Consultor de Negocio | Lean Management.