Hay más trabajo que horas

Una de las preguntas después de mi charla en el Coctels&Blocs fue cómo me organizo las listas de tareas. Independiente de si utilizas el GTD, el autofocus u otro sistema de productividad: es más fácil añadir tareas constantemente que conseguir que se termine toda la lista.

Así que antes de añadir algo nuevo, le pregunto a mi agenda: ¿Qué es lo importante?

Tu agenda sabe exactamente cuáles son los proyectos que más te inspiran. El tiempo que inviertes en cada una de las actividades es un indicador bastante fiel de tus preferencias, ya sean conscientes o no. Saca tu agenda y revisa a qué te has dedicado durante las dos últimas semanas: ¿cuántas horas dedicaste a tus aficiones? ¿Cuántas a tu pareja o a tus amigos? ¿Cuántas horas tuviste para procrastinar, pensar y jugar sin planificar? ¿Y estás de acuerdo con las prioridades que te muestra tu agenda?

Tareas furtivas versus tareas de creación

Por supuesto que no todas las tareas tienen cabida en tu agenda. Todo lo que se puede hacer “de paso” está mejor en la lista de tareas que en la agenda: elaborar la lista de compras, pedir cita al médico y poner la lavadora son estas tareas furtivas. El problema reside en que las tareas furtivas tienen tendencia a ocupar más tiempo de lo esperado y son el terreno perfecto para huir de tareas más importantes y más intensas. ¿Quién no recuerda la urgencia de limpiar la habitación que surgió siempre en el momento de trabajar en el proyecto de la escuela? Las tareas de creación necesitan su espacio en tu agenda, y necesitan un espacio real.

Creaciones agendadas

Aceptalo: hay más tareas que tiempo. Hay más proyectos interesantes que energía. Y hay más sueños que espacio en tu realidad. Tendrás que poner algún filtro para protegerte del desespero de no dar al abasto con todo y de asegurarte de que incluyes algo de tiempo para ti en el atrajo del día a día. Tu agenda puede ser un fuerte aliado en esta búsqueda de prioridades. Al igual que te dice a qué te has dedicado durante los últimos días, también te puede ayudar a reajustar tus prioridades en el futuro.

Yo tengo la mala costumbre de añadir demasiadas actividades en mi agenda. El resultado es un agotamiento perpetuo y la impresión de que no llego a nada. Además es difícil disfrutar del aquí y ahora si te preocupas por llegar tarde a la siguiente actividad. La solución es bastante sencilla: cambié a una agenda más pequeña. El espacio reducido (de 4 lineas por día) me obliga a asegurarme de lo que pongo en mi calendario. Visualmente me recuerda que es imposible realizar más que dos actividades después de las 19h.

Además, durante mis revisiones del domingo decido qué noche me voy a dedicar a mí misma. Por lo menos una vez a la semana me reservo un poco de tiempo para estar sola: para escribir sin rumbo, para avanzar en proyectos, para crear, para leer. Algunas veces este espacio lo dedico a recargar pilas, muchas veces resulta siendo la noche más productiva de la semana. Y me conozco muy bien: aunque las prioridades estén claras, si no está en mi agenda, el tiempo acabará siendo ocupado por otras actividades. Cosas por hacer, siempre las hay.

La pregunta es: ¿cuándo te tomas algo tiempo para dedicarte a lo que realmente te importa?

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Imagen: Angélique / flickr