HERRAMIENTAS DE ORGANIZACION EN GTD 11: Las Listas de Control

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Después de varios meses de publicaciones, llega a su fin esta serie, que como su encabezado de título indica se ha dedicado a explicar las herramientas de organización que han de usarse habitualmente en todo sistema GTD. En esta última entrada veremos el uso de las Listas de Control o CheckList, una herramienta que bien usada seguro desatascará tus sistema en muchas situaciones cotidianas.

DEFINICION Lista o inventario que a modo de receta contiene potenciales ingredientes para proyectos, actos o bien áreas de valor, interés o responsabilidad.

FORMATO Podrá usarse cualquier sistema tanto en formato analógico como digital que nos permita hacer una revisión de forma sencilla en cualquier momento que deseemos.

TIPO DE ACCIONES QUE SE GESTIONAN CON ESTA HERRAMIENTA Dado el carácter abierto y potencial que tiene esta herramienta, podrá contener acciones o no en función de su uso al que se destine.

Cuanto menos familiarizado estemos con una situación, más control debemos ejercer sobre la misma para poder sentirnos cómodos con ella. Las listas de control se constituyen como una gran herramienta en este sentido. Un ejemplo claro puede ser cuando implementamos GTD en nuestra vida. Al principio nos vemos inmersos en una nueva situación que no nos hes familiar. Hemos de generar nuevos hábitos y una ayuda extra no le viene mal a nuestro cerebro. Una lista de control típica que suele usarse es la de la Revisión Semanal. Esta lista contiene todos y cada uno de los pasos que han de darse durante esa revisión para que no se queda nada atrás y podamos mantener nuestro sistema.

La propia lista de proyectos podría considerarse una lista de control, dado que contiene aquellos resultados que nos hemos comprometido a alcanzar y que han de ser revisados de forma periódica.

Otro uso habitual de esta herramienta es en los niveles superiores de perspectivas. Áreas de responsabilidad, afirmaciones personales, personas importantes en tu vida, etc.

El uso de esta herramienta de forma combinada con los proyectos supone un gran desatasco para la productividad sobre todo en el caso de elementos recurrentes. Completar un viaje de trabajo supone un proyecto que de no ser por las listas de control sería muy extenso de gestionar por el número de pasos que hay que dar. Buscar los billetes de tren, comprarlos, descargarlos, imprimirlos, organizar la información de logística, hacer la maleta, etc. Suelo usar en este caso cuatro listas de control clave para mi las cuales desencadeno mediante sus correspondientes recordatorios:

• Completar la lista de control | Logística del Viaje | @ordenador
• Completar la lista de control | Hacer la Maleta | @casa
• Completar la lista de control | Verificaciones antes de salir de Viaje | @casa
• Completar la lista de control | Acciones posteriores al viaje | @casa

En cada uno de los recordatorio tengo un enlace hacia cada una de las diferentes listas que almaceno en Google Drive. Esto simplifica mucho la gestión de los proyectos. Suelo usar listas de control en los proyectos de publicación de entradas en el blog, participación en charlas, ponencias o conferencias y en general todos aquellos proyecto recurrentes susceptibles de simplificación.

Como bien dice José Miguel Bolívar, del cual aprendí esta práctica, no deben confundirse las listas de control con las plantillas de proyectos. Las listas de control han de contener elementos que pueden llevarse a cabo siempre en un mismo contexto. Las plantillas no son ni más ni menos que guiones de planificación de proyectos que puede reutilizarse en caso de necesidad o recurrencia.

¿Donde guardar las listas de control? Cuando están inactivas deben guardarse en el material de referencia y cuando pasan a estar activas deben gestionarse desde el material de apoyo del proyecto o bien la carpeta de soporte para acciones. Está última opción es típica para guardar las listas de la compra. Particularmente tengo en Evernote una libreta denominada Soporte para Acciones. En ella tengo una nota a modo de lista de control en la que todas las noches anoto lo que he de comprar  en el súper dado que soy el responsable de ello en casa.

Recuerda las listas de control son un conjunto de ingredientes potenciales susceptibles de usar en un montón de situaciones, circunstancias o proyectos y que también puede servirte para inventariar todo aquello que te interés revisar de forma periódica. ¿Te atreves a probar esta herramienta?