Inbox. El punto de entrada a GTD

La bandeja de entrada o Inbox es la puerta a tu sistema de listas y el primer paso para conseguir descargar tu mente de todas las cuestiones que la saturan generando ruido y estrés. En este post comentaremos el concepto y cómo crear un sistema de Inbox eficiente para llevar a cabo las acciones de recopilación, dando cobertura a todos los aspectos de tu actividad.

Todo lo que permite registrar recopilar un nuevo input es un Inbox. De la bandeja sobre la mesa del despacho, el email hasta tu libreta de anotaciones, grabadora de notas de voz o los bolsillos dónde vas depositando tickets y otros papelitos. El objetivo es simplificar al máximo el sistema, reduciendo al mínimo el número de puertas de entrada a nuestro GTD, estableciendo unos automatismos para reenviar material sin que le tengas que dedicar tu atención, estableciendo una rutina de revisión para los casos en que esto no sea ​​posible.

Una bandeja sobre la mesa de despacho

Aunque no podemos prescindir de una bandeja por el material físico. Desde correo, publicaciones en papel o facturas, seguimos necesitando algo físico donde depositarlo. Una sobre la mesa de la oficina profesional y otra en el despacho personal o en el rincón que tienes en casa para tus asuntos.

Cada contexto dispondrá de su bandeja de entrada. Siendo común en varios de ellos o diferente debido a la ubicación física y el imposibilidad de utilizar una virtual.

Hay que trabajar en la digitalización del material recibido sobre soporte físico, archivando la copia material cuando corresponda si es legalmente necesario – (facturas, contratos, nóminas …). Recurrimos a la factura electrónica o el envío de la documentación en formato PDF si la empresa proveedora nos lo ofrece y de lo contrario siempre nos queda recurrir a un escáner para hacerlo nosotros mismos, aunque represente una rutina más a realizar.

Correo electrónico y otras comunicaciones

El email tiene entidad para ser considerado una bandeja de entrada por sí mismo. Según la importancia del canal y la cantidad de comunicaciones recibidas cada día, nos obligará a considerarlo un inbox de facto, dedicando tiempo específico a procesar lo recibido. No me refiero sólo al email, puedes cerrar tu smartphone – o colocarlo en modo avión – mientras trabajas a plena dedicación y procesar tu buzón de voz y los mensajes en espera una o dos veces al día.

Si tu aplicación para gestionar GTD permite la recepción de tareas a través del email, utiliza las reglas del correo para reenviarle los más importantes. Aplicaciones como IQTELL integra las cuentas de correo como parte del inbox ofreciendo un proceso más dinámico.

En caso de recepción masiva puedes recurrir a una tercera persona para procesar el correo, encargada de convertir mails en acciones o tareas articulables en acciones, como una asistente virtual, una secretaría o alguien del personal de administración.

Un inbox virtual

Un concentrador para toda la actividad en el ordenador y la red. Multidispositivo, con capacidad para canalizar el caudal de datos que se genere. En mi caso es Evernote pero si tu movimiento digital es exiguo puedes sobrevivir con una cuenta de GMAIL o con algo más doméstico como ToDoTXT, un programa que permite gestionar tus responsabilidades y listas en modo texto.

Me decanté por Evernote en su día por sus prestaciones y el nuevo concepto que vendía, pero reconozco que si tuviera que tomar la decisión hoy me seguiría decantando por él. Se ha convertido en un servicio mainstream, omnipresente en software de terceros gracias a su API, lo que permite enviar contenido a través de pocket, Feedly, expensify … o través de apps creadas para enriquecer el contenido enviado.

El problema del mundo digital es la multitud de fuentes desde las que emitimos y recopilamos información. Cada día hay más servicios, y nuevas ‘necesidades’ como cuantificadores de la actividad física u otros relacionados con la salud o el consumo.

Para sembrar contenido, dirigiéndolo al inbox virtual debemos trabajar conjuntamente con servicios como IFTTT, Zapier o similares para reenviar información a tu cuenta a través de reglas definidas que permitan capturar los mensajes importantes desde gmail, el historial de tu cuantificador , las publicaciones en determinados blogs que lees habitualmente … No quiere significa cargar en exceso tu inbox, puedes archivar en otra ubicación los datos generados automáticamente por dispositivos.

Revisa periódicamente tus reglas a IFTTT para ratificar su vigencia y utilidad. Eliminar si no aportan valor.

Una rutina de revisión

Para terminar un vistazo a todos los rincones que llevas contigo. Yo trabajo con una libreta y con un smartphone, aparte me queda la bolsa que arrastro durante el día, los bolsillos … y otros ángulos muertos donde puede quedar material a procesar. Créate una checklist para revisarlos a diario o para incorporar a tu lista de control para la revisión semanal. Un paso más para revisar metódicamente todos los rincones y no olvidar nada.

Imagen vía anneheathen (photopin) bajo licencia Creative Commons