La anatomía de un email minimalista

Mandar menos mensajes es una de las mejores soluciones para reconquistar tu bandeja de entrada. La otra cara de la moneda es tu forma de interactuar, o sea, responder a aquellos emails que merecen una respuesta. Las siguientes tres herramientas son mis soluciones personales a esta cuestión: mi email minimalista se basa en gestionar las expectativas, agilizar las respuestas y aclarar los próximos pasos.

Alargar los intervalos: respuestas automáticas e emails programados

Más rápido que respondes a un email, más rápido recibes una nueva respuesta. Esta es una de las razones por las que vale la pena reducir tu uso de correo a 2-3 días por semana o buscar otras soluciones para ralentizar la comunicación.

La repuesta automática te permite gestionar esta expectativa avisando de tus hábitos referente a los emails:

Gracias por tu mensaje. Suelo revisar mi bandeja de entrada cada martes y viernes por lo que tardaré en media una semana para responderte. Si necesitas algo de forma urgente, por favor, contáctame por otro medio.

Yo combino esta opción con la aplicación Boomerang que me permite escribir la respuesta de inmediato y programarla para su envío dentro de tres días. Poco a poco mis contactos se van acostumbrando que tengo una vida más allá del correo.

Agilizar las respuestas: frases hechas

Casi todos mis correos empiezan con "Muchas gracias por tu mensaje" y terminan con "Saludos sostenibles, Valentina". Escribía estas frases y muchas más una y otra vez, hasta que descubrí la aplicación TextExpander. Ahora basta con escribir la clave .ssv para conseguir el mismo resultado.

Es como magia, y ahorra un montón de tiempo. También lo utilizo para compartir mi dirección, mi número de cuenta, el título de mis libros...

Mejorar la interacción: indicaciones claras

¿Quieres que la otra persona haga algo? Díselo, y también avisa si necesitas saberlo. Por ejemplo: "Te recomiendo que lees este articulo. Si te quedas atrapada, no dudes en contactarme nuevamente." o "Te adjunto el texto para el nuevo sitio. Por favor, dime hasta el domingo si los cambios te parecen bien o si hace falta refinar más." En ambos casos es claro lo que tiene que hacer la otra persona. Recuerda todas aquellas mensajes que te han dejado confusas porque no sabías muy bien que esperaba la otra persona de ti.

Si te molesta en los otros, hazlo mejor.