La organización zombi: Gestión del cambio y herramientas colaborativas

Por Virginio Gallardo

Supervivencia Directiva  

Tiempos turbulentos, cambios radicales azontan a las empresas y a las personas que habitan en ellas, es lo que Umair Haque desde la HBR denomina Organizaciones Zombies en la Zombieconomía, una sensación de estar perdido sin rumbo que es la característica de nuestras organizaciones.

Efectivamente según un estudio de IBM casi todos los CEOs entrevistados en el estudio están adaptando sus modelos de negocio, un 60% están implementando innovaciones y 40% están moldeando el negocio para incluir mayor colaboración.

En el recién editado libro “El modo de pensar de los directivos” se nos dice que la mitad de los cambios organizativos están mal planificados y peor comunicados, según los propios directivos. Ahora que el cambio es omnipresente, ahora más que nunca hay demasiadas personas perdidas, donde la necesaria innovación se convierte en desconcierto y dolor y, por supuesto, en pesimos resultados. ¿Cómo pueden ayudar las herramientas 2.0. a mejorar esta situación creando más colaboración?

Herramientas colaborativas al servicio del líder

Fue Maquiavelo quien dijo aquello de que no hay nada más complejo ni peligroso para un líder (príncipe) que introducir cambios en sus organizaciones. Ahora Mueller y Schellong en “Machiavelli 2.0″ en la HBR nos dicen : “Maquiavelo le aconsejaría al príncipe a construir su base de poder en torno a las comunidades en red abierta, la transparencia, las interfaces estandarizadas y un paso valiente para navegar aguas desconocidas sólo para poner a prueba sus límites”.

Lo cierto es que las empresas del futuro necesitan líderes del futuro, líderes transformadores que sean capaces de cambiar sus organizaciones pero que sepan cambiar sus organizaciones partiendo de la dimensión social de sus empresas.Y las herramientas 2.0. han nacido para difundir la visión del líder para crear la colaboración necesaria, una de las herramientas necesarias para el cambio. Seguramente Maquiavelo utilizaría todas las herramientas a su alcance.

¿Qué pueden hacer las herramientas 2.0. en un proyecto de cambio?

El pasado mes de diciembre salieron los resultados de la encuesta de Mckinsey donde se observa que estamos ante un nuevo tipo de organizaciones que apuestan por la colaboración usando las herramientas de la web 2.0, con cifras que incluso a los más optimistas sobre su uso (entre los que me incluyo) sorprendieron.

Parece que algunas empresas del presente y las empresas del futuro serán más conscientemente sociales impulsadas por líderes que también lo serán. Líderes que creerán en las herramientas organizativas que hacen impulsar la innovación sitúan en el centro a las prsonas. Líderes que aprovechan las tecnologías existentes para hacerlo. Pero ¿Que herramientas son estas? ¿Y para que sirven?

Podemos distinguir cuatro tipos de utilidades/herramientas para utilizar en procesos de cambio:

1- Comunicación transversal y vertical: El cambio exige más información y comunicación vertical, líderes/agentes del cambio, y horizontal que es la que provoca la colaboración y facilita la involucración, ya sea en comunidades pequeñas o en general para toda la empresa.

2- Difusión/Gestión del Conocimiento: Los cambios de paradigma exigen mensajes elaborados, a veces cambios de valores, y casi siempre nueva información sobre aspectos de la nueva realidad, estos pueden estar en diferentes formatos: videos, artículos, informes, links hacía noticias,.

3- Gestión de Proyectos/gestión documental: Algunos proyectos de cambio exigen la colaboración entorno a proyectos y muchas veces gestión documental donde pueden participar clientes, proveedores y colaboradores, en estos casos la creación de oficinas virtuales OpenOffice es claramente una clara necesidad.

4-Monitorización del cambio: intentar obtener información sobre donde se producen los flujos de información, cuál es el papel de los Agentes del Cambio, donde no llega la información o donde no ocurre la participación ( y previsiblemente la involucración es más baja) mediante técnicasque permitan un Análisis Organizacional de Redes o ARS.

Productos y Software 2.0. de colaboración

Sin pretender ser exhaustivo os hablaré de las herramientas que personalmente conozco y he utilizado en proyectos de cambio o en plataformas internas: casi todas las herramientas pueden tener más de un uso, no obstante os hablaré de ellas en su principal funcionalidad.

1- Herramientas de Microbloging: Las herramientas empresariales de microbloging (tipo Twitter/Facebook) son las más interesantes para favorecer la comunicación transversal, y en buena medida, una comunicación vertical abierta que es lo que nos interesa en los procesos de gestión del cambio. Las más utilizada y sencilla es Yammer, si bien en su modo Premium, puede ser costosa, Otros sistemas de comunidades como Ning, muy similares en su capacidad de producir una interacción fluida pueden dar resultados excelentes a un costo menor, mejorando el uso para comunidades internas y externas.

2- Difusión/Gestión del Conocimiento: Por su usabilidad y facilidad de uso las herramientas más fáciles de utilizar para un públcio general que es el que está habitualmente son los CMS (Content Management System). Por su usabiilidad y facilidad de implantación/uso para el empleado poco experto Jomla, Drupal o WordPress, son excelentes contenedores de información muy usables por todos y fácilmente editables por cualquier comunidad.

3- Gestión de Proyectos/gestión documental: Depende mucho del tipo de proyectos y su complejidad pero se pueden utilizar desde herramientas de uso más general como Sharepoint, a otras menos conocidas como Zyncro o más específicas como Teambox. Son un soporte excelente a complejos proyectos o a procesos de gestión del conocimiento de mayor complejidad donde la colaboración se hace con una base documental.

4- Monitorización del Cambio: Cada herramienta tiene asociados diferentes tipos posibles de análisis de Redes Organizativas, pero casi siempre nos interesará lo mismo: relaciones de influencia, comportamiento de personas/nodos clave, análisis de personas/nodos aisladas, subgrupos y relaciones,.. Las métricas puede ser un criterio de selección de herramientas. Por eso antes de empezar puede ser interesante saber que vas a medir y te puede indicarque herramienta vas a elegir.

En pricipio los expertos en herramientas deberían ser los expertos en personas, comunicación, colaboración y trabajo en equipo,… especialistas en personas en procesos de gestión del cambio. Ya que las herramientas son basatnte simples, la dificultad radica en su uso. ¿Quienes? ¿RRHH? Dependerá de cada organización.

En cualquier caso para evitar organizaciones “zombies”, para evitar proyectos mal gestionados y comunicados, ahora que liderar estos proyectos es la misión principal del directivo, los líderes deben asegurarse que las personas de su organización se involucran, colaboran y construyen los proyectos de cambio, por que las organizaciones no cambian, cambian las personas. Para ello las herramientas 2.0. pueden ser de enorme utilidad: Si tu organización todavía no las utiliza será cuestión de esperar, pues entrarán, la dificultad está en utilizarlas bien, no en utilizarlas. Esta será la clave del éxito ya que las herramientas no substituirán la necesidad de un liderazgo transformador y esto no lo solucionan los informáticos

enero 30, 2011 — vgallardo

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Fuente: Supervivencia Directiva 

Imagen: Old factory