La receta para incubar bien en GTD

El post de hoy es de los guays, de los que surgen a través de una duda genuina de una persona que está recorriendo el camino de aprendizaje de GTD. En este caso viene a raíz de un comentario sobre incubar en GTD que Antonio —fiel seguidor de este blog— dejó en el post «Aprender GTD»: Tienes que aclarar regularmente, sí o sí.

Estaba yo a punto de contestar el comentario cuando me percaté que tenía más miga de la que parecía de entrada y me dije: «esto tiene chicha para un post entero». Así que, ahí vamos.

Tal y como entendí en el comentario, Antonio se refería a que existe cierta confusión entre posibles «incubadoras» y las «Bandejas de Entrada». Y también al hecho de que muchos elementos que de entrada decides incubar terminan en la papelera. En resumen, cierto caos con la gestión de la decisión de incubar en GTD.

Vayamos por partes. Respecto a lo primero. Una lista donde incubas elementos es una categoría organizativa. Una «Bandeja de Entrada» es un contenedor temporal donde recopilas lo que llama tu atención y que vacías regularmente. Una «Bandeja de Entrada» no es una categoría organizativa.

Esto que te puede parecer una obviedad no lo es tanto. Sin ir más lejos hay un ejemplo muy habitual, ¿qué crees que haces cuando marcas como «no leído» un correo electrónico y lo dejas en tu Inbox para después volver a él?

Vamos a por lo segundo. Sobre lo que muchos elementos incubados terminan en la papelera. Hay que decir que esto puede pasar, y de hecho pasa frecuentemente. El mundo cambia y en una posterior reevaluación de estos elementos puede que hayan perdido el sentido para ti. Aquello que te llamó la atención de ellos, ha dejado de llamártela. Así que puedes decidir eliminarlos.

De todos modos, creo que el tema tiene más enjundia. En mi opinión el «origen de todos estos males» es aclarar mal. Concretamente lo que pasa es que antes de pensar en el significado del elemento y continuar con las otras preguntas del workflow del paso Aclarar tal y como toca, se empieza ya con un «¿Esto, dónde lo voy a poner?».

Nuestra mente «archivadora» gana por goleada a nuestra mente «pensadora».

Nosotros creemos que estamos tomando decisiones, pero en realidad lo que terminamos haciendo es escaquearnos de ellas. Tomando decisiones de chichinabo. Y encima nos montamos el sistema para atajar mejor y que este nos pueda soportar esta práctica.

Con la excusa —o ilusión— de que estamos tomando la decisión de incubar —o archivar—, se nos va la cabeza en crearnos múltiples «cajones» para guardar —mejor dicho: esconder— estos elementos en los que en realidad hemos eludido la decisión.

Es como si buscáramos categorías para que los diferentes elementos «cayeran automáticamente en ellas» sin tener que pensar. Con la mala práctica de que muchas de ellas quizá incluso puedan interpretarse como una Bandeja de Entrada de «segunda oportunidad».

En esta línea, probablemente te sonarán las eternas discusiones sobre qué forma tiene que tener el archivo o la lista «Algún día/Tal vez». Si tienes claridad de ideas en la toma de decisiones trascenderás este debate. Pues en mi experiencia esto se debe en buena medida a esta búsqueda incesante de poner las cosas en un sitio por su «forma» y no por su significado.

Vamos a por un ejemplo. Te llega un artículo y al aclarar en lugar de pensar en qué significado tiene para ti ya lo ves directamente en esta lista tan maja llamada «Artículos para leer». Pues nada, directo a la lista.

Y luego, cuando vas a ponerte a leer ¿qué te pasa? Que en esta lista tienes un mejunje de aquí te espero, y tienes que pensar y repensar acerca de cada elemento, con lo que, por pereza, mejor te pones a hacer un Sudoku.

«Oye, es que este artículo me lo ha enviado mi mejor amiga». «Uy, es que es un artículo que lo ha escrito un premio nobel». «Ay, es que creo que dentro de cinco años me va a apetecer montar un nanosatélite e igual me interesa lo que pone aquí». Total, que a tu corazoncito —que no a tu cerebro— ni se le pasa por la cabeza eliminarlo. ¡Y que viva el Diógenes digital!

Ya, ya sé que la abuela fuma. Pero, por favor, coge el camino correcto ¿qué significa para ti?, y ¿qué grado de compromiso adquieres con este elemento?

Aclarar bien te permite organizar correctamente. Y además disponer de categorías organizativas con sentido.

Dejando de lado que decidas que es un elemento accionable y que, por lo tanto, lo organizes en tus listas de Siguientes Acciones, si decides que ahora no es accionable pueden pasar varias cosas.

Que lo elimines, porque por muy colegas que seáis con quien te lo ha enviado, el artículo te importa un pepino. O que realmente sí que puede que lo vayas a necesitar en una situación concreta, con lo que lo vas a archivar.

Y te queda la opción de decidir incubar en GTD. Pero esta decisión tiene que ser también «real», pensada. No es un: «lo aparco porque como no lo veo claro me lo quiero quitar de encima». En plan decisión baladí o incluso cobarde.

Independientemente de los dogmas que circulan sobre las listas de GTD y del nombre de estas, quédate con el core: una lista organizada es la que contiene elementos con un mismo significado.

No hace falta que te preguntes si es una subdivisión de la lista «Algún día/Tal vez» o es un Checklist. Da igual, es una lista organizada y tu Sistema 1 cuando accede a ella tiene claro lo que hay.

Así que si tienes una lista de artículos que quieres leer, es una lista que contiene artículos que has decidido que vas a leer. Entras, eliges uno —incluso a lo random— y feliz que te quedas porque efectivamente te lo querías leer.

Si quieres tener una lista de artículos que quizá te quieres leer, pues está estupendamente bien. Ya sabes que cuando vayas a esa lista tendrás que reevaluar si te lo quieres leer o no.

Y si quieres tener una lista con todos los artículos que te ha enviado tu amiga porque por alguna razón para ti tiene sentido, ok, adelante, no problem. Pero no organices este artículo en la lista de artículos que quieres leer sólo porque te lo envió tu amiga pero no tienes una intención real de leerlo.

¿Cuál es la receta para incubar bien en GTD? Aclarar correctamente y tomar decisiones coherentes.

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