La Revisión Semanal en GTD®; parte III

Seguimos con esta visión detallada sobre los pasos para hacer una buena Revisión Semanal.

Para facilitarte el seguimiento, pongo un esquema de lo que llevamos hecho, y al final de la serie lo pondré entero con los links.

1 – Aclarar tus bandejas de entrada
Recopilar material y papeles sueltos
Vaciar la bandeja de entrada
Vaciar tu cabeza

2 – Revisar y poner al día el sistema
Revisar las listas de siguientes acciones
Revisar información pasada del calendario
Revisar el calendario futuro
Revisar la lista A la espera

Al terminar el anterior post, te comentaba que hoy veríamos un paso muy importante. En mi opinión, la revisión de la lista de Proyectos es un hábito con un gran impacto en tu efectividad, ya que tiene como resultado que se muevan esos proyectos que de otra manera vivirían en el ostracismo. Por ejemplo, esos proyectos que nos dan pereza o que los percibimos como muy difíciles. Lo que te motiva, o lo que es fácil, ya sabes que se mueve solo.

Revisa las listas de proyectos (y de grandes resultados)

El eje principal de este paso es el de garantizar que todos tus proyectos tienen como mínimo una siguiente acción en tu sistema. Digo como mínimo porque pueden tener más de una, siempre que todas se puedan ya llevar a cabo y una no dependa de la otra. También puede ser que estén en la lista A la espera o en el Calendario. No te fijes sólo en tus listas de Siguientes Acciones.

No te olvides tampoco de «bucear» entre el material de apoyo de estos proyectos, puedes tener previsiones o informaciones que debas tener en cuenta.

De la misma manera que te comentaba en el paso de Revisar la lista A la espera, en este caso podemos llevar a cabo la revisión de la lista de Proyectos también fuera de la Revisión Semanal, ya que dependiendo de nuestra ocupación, y de la naturaleza de nuestros proyectos, pueden requerir que realizemos este chequeo más frecuentemente.

En este punto, puede resultarte útil que la herramienta que utilices te permita asignar etiquetas, ya que de esta manera puedes vincular los recordatorios o la información con sus respectivos proyectos, y agilizar esta revisión (filtrando por etiquetas).

Al igual que te proponía con las Siguientes Acciones, aprovecha para reflexionar y evitar el sobrecompromiso, viendo lo que ha pasado desde tu última Revisión Semanal ¿Puedes delegar algo? ¿Tendría sentido incubar, o incluso borrar, algún proyecto?

Y ya puestos, no está de más verificar que todos los proyectos tienen un verbo. Parece obvio, pero te sorprenderias de las veces que se cuelan proyectos como «Informe ventas», donde tendría que estar el «Presentar el Informe de Ventas», o incluso mucho mejor, el «He presentado el Informe de Ventas»

Te decía que lo anterior es el eje principal, pero es más que eso. En este paso puedes hacer una cosa que te aporta también mucho valor: revisar tus horizontes de enfoque más elevados. Especialmente, en este momento, las Áreas de enfoque y las Metas y Objetivos.

Cuando «algo» no se mueve, vale la pena alzar la vista y llevar a cabo una reflexión en estos niveles.

También, otra cosa, estamos realizando una prospección y adquiriendo una buena perspectiva sobre todos nuestros asuntos, por lo que nos será fácil detectar cosas cómo ¿hay algún Área de enfoque que tenemos medio olvidada? ¿Alguna Meta o Objetivo en concreto está atascada?

Revisa cualquier lista de control relevante

Bien, llegamos ya al último paso de esta parte. Te decía al finalizar el último post, que normalmente este punto pasa desapercibido, pero que puede darte mucho juego.

Personalmente, tardé mucho en darle importancia. Hasta que descubrí su verdadero potencial. Es cierto que este potencial llega cuando ya tienes cierto dominio de la Revisión Semanal, y esta deja de ser solamente una ancla para mantener la sensación de control (donde lo que prima es la fiabilidad) y empiezas a encontrar toda la potencia que te ofrece la perspectiva (la visión general sobre todos nuestros asuntos).

Aquí puedes revisar listas de control (checklists) de temas muy operativos, por ejemplo las acciones recurrentes que tienes que llevar a cabo en tu trabajo semanalmente. Llegas aquí y chequeas que lo hayas hecho todo.

Pero, aprovechando que ya tienes adquirido el hábito, que dispones de un espacio tranquilo en el que estás enfocado y que en este momento ya has revisado todo lo que te proporciona sensación de control, también puedes dedicar un tiempo a profundizar en otros aspectos relevantes de tus responsabilidades. Puedes tener listas de control de Áreas de Enfoque o incluso de algún horizonte superior.

Por ejemplo, en concreto uno que oí a una experimentada GTD® Coach, una lista de control para cada estación, así cuando llega el otoño, revisas que tienes que hacer al respecto (cambios de armario, podar los árboles del jardín, etc…).

O bien, si quieres cuidarte, en el Área de enfoque de tu Salud, puedes reflexionar en este punto acerca de cómo has comido, cuánto deporte has hecho, cuanto has dormido, etc…

A mi esto me parece un verdadero tesoro, que está «escondido» en este paso y suele pasar totalmente desapercibido.

De hecho, yo vivo este paso como una transición hacia la tercera parte de la Revisión Semanal, que te contaré la próxima semana y que trata de Aplicar la creatividad. Porque me motiva a empezar cosas nuevas.

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