La toma de decisiones a tiempo real en la administración y gestión en la Pyme, asignatura pendiente

En mis más de 35 años de profesión como consultor de negocio, y después de haber intervenido en más de 600 proyectos de organización, gestión y reconversión de pequeñas y medianas empresas, he observado que la asignatura pendiente es la toma de decisiones a tiempo real, es decir, que las decisiones que toman los directivos en la mayoría de los casos se producen cuando ya es tarde o a hechos consumados.

¿Por qué ocurre en la mayoría de las Pymes?

Hay distintos factores, generalmente, y como pliego de descargos hacia la dirección o gerencia, siempre es la falta de tiempo, o por lo menos esa es la excusa que se atañe.

Otro factor significativo, es que se recaba información a tiempo pasado, es decir, cuando los hechos y las acciones ya se han ejecutado, y por tanto cuando se van a poner los medios, ya no son necesarios, pues incluso ha podido costar la debacle o el cierre de la empresa y los negocios que la sostienen.

Pero la realidad más cruda, es que en los tiempos que corren, se sigue una dirección vertical y autónoma, sin entrar en profundidad en el tema que expongo, se siguen aplicando las mismas reglas del juego, cada día del año y año tras año, y en la mayoría de problemas que aparecen, se hacen oídos sordos a los colaboradores o a los equipos de trabajo, que son los mejores comunicadores que se pueden escuchar, porque están en el meollo de la cuestión.

En las empresas de hoy, ya sean Pymes o grandes empresas, no se deben buscar excusas para la resolución de problemas, ya que en la mayoría de ocasiones las pequeñas y medianas empresas resuelven antes los problemas que las grandes, en parte debido a la facilidad de comunicación. El problema es que los esfuerzos realizados y la agilidad de negocio obtenida caen en saco roto, porque no se analizan los resultados, las consecuencias y la toma de decisiones de acuerdo a los datos generados.

Es por ello que la apreciación que hacen eminencias de la gestión empresarial, como muestro a continuación, es aplicable tanto a una Pyme como a una gran empresa:

"Administrar es simplemente diseñar y mantener un medio ambiente o entorno apropiado para lograr los objetivos organizacionales con el menor esfuerzo posible"( Koontz y Weihrich, 2004).

Resulta claro entonces que el administrador tiene que centrar su esfuerzo en la creación de ambientes, entornos o estructuras que faciliten el logro de los objetivos.

El criterio de validación o de éxito que un administrador deberá tener en cada una de sus actividades, es un criterio pragmático: el logro de los objetivos. Aún más:

"El logro de los objetivos utilizando el dinero, los materiales, el tiempo y el trabajo de las personas de la mejor manera posible o consumiendo los menos recursos necesarios y en un ambiente de armonía" ( Bateman y Snell, 2001).

No pongo en duda, como he dicho, que los que aún siguen al frente de muchas miles de Pymes no apliquen lo reseñado anteriormente, pero si es cierto que después de los esfuerzos realizados, no se analizan y se someten a valoración en el tiempo real que se han producido, sino que en la mayoría a tiempo pasado.

Varios especialistas relacionan el proceso de toma de decisiones con el análisis y solución de problemas, aclarando que, en el plano de la administración (dirección), un problema se define como la brecha existente entre el estado actual y el estado deseado. Existe un problema cuando hay una diferencia entre lo que está sucediendo y lo que uno desea que suceda.
Por tanto, el primer paso en la toma de decisiones es identificar el(los) problema(s) sobre lo(s) que es necesario decidir. Para Drucker, una de las habilidades principales de un dirigente es su capacidad para identificar los problemas principales, es decir, las situaciones más importantes que deben mejorarse en su organización.
Volviendo al comienzo de mi exposición, aunque la toma de decisiones se realice por la administración-dirección de la empresa, no se puede abordar cuando ya no hay solución, hay que analizarla a tiempo real y tomar las decisiones cuando los hechos se están produciendo y no a tiempo pasado, ya que el remedio o solución puede ser tardío.

Hoy en día, al buen hacer del trabajo diario de la Pyme es necesario adaptar e implantar las herramientas necesarias para analizar, valorar y tomar las decisiones que correspondan, porque si no, no estaría en el mercado. Para ello se disponen de aplicaciones de software que comenzando por la implantación de un sólido ERP ( Enterprise Resource Planning), su denominación en castellano Sistemas de Información Gerencial, que además integren un Cuadro de Mando para el Directivo o exporten los datos a una aplicación Business Inteligence , en castellano se denomina Inteligencia Empresarial o Inteligencia del Negocio, para poder analizar en el día a día los datos del negocio y aplicar la toma de decisiones que de ellos se extraigan y de esta forma resolver la asignatura pendiente que les arrastra cada día.

Les expongo las distintas opciones a tiempo real, del Cuadro de Mando del Directivo del ERP PMTK, que nuestra Organización ha desarrollado para las Pymes y varias estadísticas extraídas del ERP PMTK de Inteligencia Empresarial o del Negocio como queramos definirlo (Business Inteligence).

Cuadro de mandos para directivos - ERP PMTK

Datos y gráficas estadísticas - ERP PMTK Business Intelligence

José Luis Baños Bellido.

Consultor de Negocio | Lean Management.