Ladrones de tiempo

Cada vez más personas tienen un problema con la gestión de su tiempo y encuentran más dificultades a la hora de conciliar todas sus obligaciones diarias. Tareas, reuniones y citas profesionales se mezclan con los compromisos sociales, actividades personales, vida familiar y tiempo libre.

Los ladrones de tiempo son aquellas situaciones que hacen que perdamos el tiempo, que llegan sin avisar o estaban, pero que no las hemos tenido en cuenta y no hay más remedio que atenderlas o darle solución en la mayoría de las ocasiones, por lo que tenemos que destinar parte del tiempo que teníamos para solucionar otras cuestiones a ellas. Los ladrones de tiempo te vuelven más desorganizado, más ineficaz, más desconcentrado, más inoperante, más lento, más distraído, lo que hace que aumente el nivel de estrés en nuestra vida.

¿Quiénes  suelen ser estos ladrones? Las interrupciones, el desorden, la desorganización, la información inadecuada, imprecisa o demorada, los viajes, los informes y papeleos de escaso interés, las visitas y el teléfono son las más habituales. Pero también están otras como: una ausencia de plan de trabajo, tener objetivos y prioridades confusos, la indecisión, las interrupciones, las reuniones no previstas, tener trabajos pendientes atrasados, mantener entrevistas largas, el desorden, la burocracia y sobre todo, la falta de reflexión previa.

Para hacer frente a los ladrones del tiempo, lo mejor es evitarlos en la medida de lo posible y no caer en las trampas de las urgencias, enseñar a los colaboradores como tratar los asuntos de forma ordenada en despachos previamente establecidos. Cuando se dispone de secretaria, filtrar las incidencias no previstas. Visitar en lugar de ser visitados, ya que de esta forma controlamos nosotros el tiempo que queremos destinar, y sobre todo, aprender, en los casos que procedan, a decir no.

¿Qué podemos hace entonces para enfrentarnos a estos ladrones del tiempo? Algunas soluciones óptimas podemos incluir en nuestra rutina son:

• Preparar diariamente un programa de trabajo.
• Establecer prioridades.
• Establecer objetivos.
• Preparar las reuniones.
• Hacer una cosa cada vez.
• Distinguir lo esencial de lo accesorio.
• Agrupar cosas semejantes.
• Dividir en fases o etapas.
• Poner ideas por escrito.
• Comunicar clara y brevemente.
• Programar llamadas / visitas.
• Buscar con calma las soluciones.
• Vigilar la organización personal.
• Alternar actividades.

La entrada Ladrones de tiempo se publicó primero en Centro de Psicología Psiconet.