Las 5 fases de un proyecto: Planificación y Ejecución

Recientemente empecé a escribir las 5 fases de un proyecto que fue definido por el Project Management Institute (PMI®) en el Project Body of Knowledge, más conocido por su abreviatura PMBOK®, enfocándome en una primera fase que era la de iniciación. En este post, revisaré las siguientes dos fases de la dirección del proyecto, planificación y ejecución.

2ª FASE: PLANIFICACIÓN

Utilizando el plan de desarrollo del proyecto en la Fase 1, trabaje con su equipo y las partes interesadas (stakeholders) para desarrollar los documentos clave necesarios para la ejecución del proyecto. La planificación es vital para la viabilidad y el éxito del proyecto, así que, es mejor invertir tiempo en esta fase.
Hay que revisar y actualizar los siguientes puntos:

• Costes:Estimar los costes y crear el presupuesto del proyecto.
• Alcance:establecer el alcance incluyendo en el las tareas, costos y resultados.
• Duración:Debe incluir las líneas en el tiempo tanto la ideal como la probable. Puede ser útil comenzar con el objetivo final y trabajar hacia atrás para desarrollar su línea de tiempo.
• Calidad:Decidir cómo los entregables coincidirán con los criterios requeridos. Recuerda que la calidad es parte de las restricciones triple* que impactan en un proyecto.
• Comunicación:Desarrollar un plan de comunicación detallado, describiendo cuándo y cómo se producirán las comunicaciones clave. Esto también debe incluir la participación de las partes interesadas.
• Riesgo:Revisar la evaluación de riesgos original de la Fase 1 y depurarla. Donde sea necesario, si es necesario desarrollaremos las contingencias.
• Recursos:Reunir y asignar los recursos necesarios.
• Métricas:Determinar las medidas y los indicadores clave de cada informe.

Existen varias herramientas, las cuales, las he encontrado muy útiles para hacer que esta fase sea lo más efectiva posible, incluida la estructura de desglose de trabajo, más conocidas por sus siglas en inglés WBS, Work Breakdown Structure, la programación o scheduling, los diagramas de Gantt y el modelo RACI.
Una vez que estos planes estén preparados, es necesario revisar y actualizar la constitución original del proyecto según sea necesario.

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Durante esta fase, también se debe establecer las reglas, estándares y herramientas necesarias para entregar el proyecto.
Aquí quiero hacer un pequeño inciso para explicar qué son las restricciones triple.

RESTRICCIONES TRIPLE

Para ayudar a entender los efectos del cambio en el alcance de un proyecto, debemos analizar la restricción triple de gestión de proyectos. Este es un gráfico utilizado generalmente  para ilustrar las tres fuerzas: tiempo, costo y alcance; que controlan el rendimiento general de un proyecto y aclaran cómo un cambio en una de estas fuerzas puede afectar a los otros dos. Con ello, puedes Inmediatamente ver si hay un cambio en el alcance de un proyecto y deseas mantener el mismo rendimiento general del proyecto, deberá aumentar el costo (o el presupuesto del proyecto) y / o aumentar el tiempo (o schedule del proyecto). Por lo tanto, es imperativo que las partes interesadas relevantes comprendan completamente las consecuencias del cambio en el Proyecto en general.

3ª FASE: EJECUCIÓN

Haber dedicado tiempo y energías para planificar su proyecto, aquí viene la parte divertida: ejecutar el trabajo. Comenzamos con una reunión inicial para asegurarse de que todos tengan claro los objetivos del proyecto, los roles individuales y los hitos o dependencias de las tareas importantes. Durante esta fase, administrar el equipo y evitar involucrarse demasiado con las tareas diarias. Dirigir a tu equipo al éxito.
Informes y comunicacionesson primordiales para la ejecución del plan. Desarrollar informes y tableros de acuerdo con las métricas establecidas en la fase 2 y los roles del equipo. Y donde sea posible, sería conveniente el uso de informes automáticos para aumentar la eficiencia. Las reuniones efectivas son otra gran manera de seguir las tareas y apoyar al equipo.
La fase de ejecución determina si el proyecto es exitoso o no. Algunos riesgos para poder monitorizar incluyen:

• Asignación de recursos clave.
• Mala gestión del tiempo.
• Formación del equipo inadecuada.
• Pobre compromiso de las partes interesadas.
• Hitos perdidos.
• Cambios constantes a los requisitos, lo que lleva a la fluencia del alcance.
• Error en el liderazgo del proyecto.
• Falta de un enfoque estandarizado.

¡Administrar un proyecto siempre es un reto! El uso de las herramientas y los procesos correctos aumenta los resultados exitosos para todos los involucrados.
El conocimiento que no se comparte pierde por completo su valor


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FUENTES Y REFERENCIAS

Five phases ofProject managementPMI: What is Project Management?OBS: ¿Cuáles son las etapas de un proyecto?EOI: Las 5 fases en Gestión de ProyectosIEP: Las fases de la gestión de un proyectoConsultores Documentales: Las fases de la ejecución de un proyecto
Creación de Proyectos: 5 Etapas que todo Proyecto debe tener