Lo más difícil de GTD es…

Han corrido ríos de tinta sobre si GTD es fácil o no. Conforme incremento mi experiencia como usuario y formador veo cada vez más claro que GTD es fácil de entender. Incluso en sus matices más finos. No obstante, también veo fácil perderse pronto si no se cuenta con algo de apoyo. A veces, tan pronto como antes de empezar a ponerlo en práctica.

Simplificando el escenario

Hay un momento en mis talleres en que hago un pequeño resumen, que más o menos es como sigue:

1. Nuestra realidad ha cambiado. Con ella la naturaleza del trabajo, que ha pasado de sólido a líquido y de líquido a gas. Ahora hablamos de entornos VUCA y de una serie de problemas de organización que más o menos enfrentamos todos.
2. Nuestro cerebro ha evolucionado durante miles de años adaptándose a entornos más predecibles. Tampoco lo hemos “cultivado” para estos nuevos entornos. Sin embargo, afortunadamente, podemos aprovechar su tremenda neuroplasticidad  para cambiar conexiones neuronales y optimizar su funcionamiento en el mundo que hoy nos toca vivir. Tal y como se cuenta en este capítulo de “Redes”, nuestro cerebro es un órgano maravilloso que podemos modificar/ reprogramar para que se adapte mejor a las necesidades del mundo que nos toque vivir.
3. Podemos cambiar nuestro cerebro sea cual sea nuestra edad y con ello también nuestra suerte. En concreto, para ser más productivos tenemos que generar o modificar algunos hábitos. GTD nos habla de 5 hábitos básicos a desarrollar, pero son hábitos que en parte todos ya practicamos en cierta medida y forma. Tan solo se trata de hacerlo más, con más consciencia y mejor.

Empezar puede ser sencillo o complejo. Depende del camino que elijas. En mi opinión, quizás no sea una buena idea empezar leyendo el libro original de David Allen. He conocido a muchas personas que se han atascado cuando han empezado por ahí.  Para mi, la mejor alternativa es apuntarse a algún curso serio o, en su defecto, empezar leyendo buenos blogs y aplicando poco a poco algunas cosas. Si andas en ello, quizás puedas encontrar aquí alguna pista.
 

La resistencia y la “tecnología de la excusa”

Una cosa es entender y otra poner en práctica. Un directivo me decía el otro día que seguramente podía organizarse mejor, pero que más o menos gestionaba bien su tiempo y que por eso no iba a participar en el taller de productividad personal. El mismo directivo me decía que, entre los participantes, había varias personas a las que les iba a venir mucho mejor. ¿Te suena a algo? En mi experiencia es muy habitual no asumir lo propio y ver el problema en los otros. Se trata del “sesgo optimista” en acción. Algo que forma parte del “top” de las excusas más habituales para resistirse a GTD: “a mi esto me coge muy mayor”, “yo ya lo hago de una forma parecida”, etc. En cualquier caso, la excusa más habitual que yo detecto para no aplicar GTD es que “a esto hay que dedicarle mucho tiempo”. Desde mi punto de vista se trata de un argumento falaz y tiene su origen en una razón puramente emocional de resistencia al cambio. La primera etapa de gestión del cambio es negarse y hay que verlo como algo natural… aunque no sea sostenible.

Aplicar GTD consume menos tiempo del que parece…

… y menos energía. Además te ayuda a tomar mejores decisiones y a centrarte en cada momento en lo más adecuado. Con lo que pierdes menos tiempo en rectificar y corregir… siempre que aún sea posible. Parar y dedicar tiempo a pensar, a tomar decisiones y elegir en qué te vas a centrar, a aclarar lo que vas a hacer es algo a lo que en GTD hay que dedicar algunos bloques de tiempo cada día. Espacios de tiempo para talar árboles viendo el bosque. No obstante, creo que es un error pensar que esto significa que vas a necesitar más tiempo. ¿Por qué no considerar también el tiempo que gastamos cuando no usamos un buen sistema de productividad personal?:

• En decidir sobre cada uno de los asuntos que te van asaltando a lo largo de una jornada.
• Para volver luego a centrar de nuevo tu atención sobre aquello en lo que antes estabas y dejaste atrás.
• En hacer cosas que podrían haber esperado en lugar de las que tendrías que haber hecho.
• En trabajar sin atención temas que no acabas de ver con claridad.

Pena que no exista una máquina que mida el total de esos otros tiempos. Es evidente que darían una cifra más alta que la del tiempo necesario para mantener tu sistema GTD en funcionamiento.