Los 10 pasos de preparación de un proceso efectivo de delegación de funciones.

10 Movimientos hacia la delegación: Kata de liderazgo. 

Por Juan J. F. Valera Mariscal. 

Humana Mente Posible. 

En las Artes Marciales japonesas se denomina kata (literalmente: “forma”) a una serie de movimientos diseñados para la práctica en solitario de las técnicas más importantes.  Para dominar las Artes Marciales, debes combinar el entrenamiento individual mediante el kata con el combate libre  (randori o kumite) que te prepara para el combate real.

« Esfuérzate siempre al máximo, y deja que el destino haga el resto. »

OSAKA Yoshiharu

Si pensamos si podría existir algún kata para el liderazgo, considero que los movimientos de preparación de una delegación son los más acertados.

El ejercicio de la preparación de un proceso de delegación se podría considerar un kata para un líder ya que deberá practicar los movimientos más importantes del liderazgo: capacidad de análisis, visión, definir objetivo, conocimiento de colaboradores, planificar, gestionar los tiempos, motivar, comunicar para influir, escuchar… Todo para lograr ganar por un lado, tiempo y rentabilidad, y por otro, desarrollo del colaborador.

Analicemos estos movimientos a través de los pasos del proceso de delegación:

 Definir la tarea, para ello es bueno seleccionar (1) primero una lista de tareas que son susceptibles de ser delegadas. Posteriormente, (2) elegir entre ellas la que consideremos más conveniente en función de criterios como facilidad de ser delegada, riesgo y responsabilidad, tiempo que me ocupa, grado de desarrollo que aporta al colaborador,…

Seleccionar el colaborador en el que se va a delegar. Una vez que se tiene la tarea (3) hemos de buscar una persona en la cual delegar. Es importante que sea una persona cada vez y no tener “favoritos” para la delegación. Una vez escogido, (4) deberemos valorar su grado de madurez frente a la tarea: analizar su preparación y predisposición. Es útil evaluar el nivel del colaborador de forma objetiva, usar herramientas y metodologías profesionales de seguimiento. El “a ojo clínico” no es más que una arrogante pereza, poco profesional.

Diseña el plan de delegación. Una vez seleccionada la persona, establece un plan de delegación. (5) Primero define el objetivo: qué piensas conseguir, en cuánto tiempo, y cómo vas verificar los resultados, se trata de concretar el objetivo esbozado en el punto 2 .

(6) Definamos las actividades que nos llevarán a lograr el plan. Es importante ordenar actividades desde la más simple a la más compleja.  Distingamos: tareas que aportan conocimiento, tareas que aportan habilidad, tareas que aportan confianza y organicémoslas en el tiempo de forma realista. No olvides que serán necesarios recursos para lleva a cabo estas actividades: tiempo, materiales, formación,…piensa en ello. El plan debe ser ambicioso pero realizable, ten en cuenta la realidad. (7) No te olvides de incluir en el plan momentos de feedback y reconocimiento.

Diseña el primer encuentro. (8) El siguiente paso es preparar un primer encuentro con la persona. Pensar cómo transmitirle tu propuesta de delegación,  planificar los tiempos en la entrevista y programarte técnicas para escuchar su visión y predisposición. Debes ser capaz de prepararte para comprender sus inquietudes y apoyar su inseguridad. (9) Finalmente, deberás lograr un acuerdo de plan de trabajo.

Prepárate para el seguimiento. (10) Prevé un seguimiento objetivo y motivante. El principal fin de las entrevistas de seguimiento es la orientación y es fundamental que dichas entrevistas sean útiles para el logro de la meta de la delegación. Por ello, el verdadero líder, prepara y cuida el máximo estos momentos.

Como vemos estos pasos son un trabajo previo del directivo, en solitario. Pero le ayudará a entrenarse para la relación cuerpo a cuerpo de cada día. Una vez el directivo ha realizado todos los movimientos, deberá repetirlos, revisarlos, asesorarse y entrenarse, hasta que esté completamente seguro que cada posición es la correcta: actitud mental, mensajes claros, comunicación no verbal… todo debe ser orientado hacia el objetivo, lograr una delegación correcta y eficaz.

« Al practicar kata es necesario conocer sus significados; [...] entrenar sin comprender es en vano. »

KYAN Chotoku

En las Artes Marciales es importante el respeto,  a los maestros, a uno mismo y al adversario: a los maestros, aporta la humildad del que aprende, a uno mismo, te da la confianza y al adversario, da la cortesía y la precaución para estar preparado.

« Gracias a los kata se puede aprender la técnica e investigar en ella sin riesgo mortal. »

Mabuni & Nakasone

Una vez preparado, el líder deberá pasar a la acción con su proyecto de delegación y comprobar que es capaz de conseguir el objetivo, desarrollar y motivar al colaborador. De esta manera además, podrá mejorar los movimientos del kata, de su “forma” de delegación y de dirección.

« No basta con repetir indefinidamente los kata. Para llegar a comprenderlos deberemos desarrollarlos a través del kumite.»

Mabuni & Nakasone

Cuadro de los movimientos de delegación

Nº

Pasos

Habilidades que se entrenan

Definir la tarea,

Ichi

(1) Hacer lista de tareas delegables.

Capacidad de análisis

Ni

(2) Elegir de una tarea. 

Síntesis, definir objetivo.

Seleccionar el colaborador

San

(3) Seleccionar una persona.

Conocimiento del colaborador.

Shi

(4) Evaluar el grado de madurez

Conocimiento del colaborador, objetividad.

Diseña el plan de delegación.

Go

(5) Definir el objetivo

Análisis, motivación al logro, auto

Roku

(6) Establecer las actividades

Planificación, gestión del tiempo, administración

Shichi

(7)  Planificar en el feedback.

Planificación, motivación, comunicación

Diseña el primer encuentro.

Hachi

(8) Preparar el encuentro con la persona,

Liderazgo, escucha activa, motivación, comunicación.

Ku

(9) Preparar el acuerdo de plan de trabajo.

Negociación, persuasión,

Prepárate para el seguimiento.

Jû

(10) Prever un seguimiento objetivo y motivante.

Motivación, persuasión, comunicación

Posted on 22/05/2012 By Juan J. F. Valera Mariscal

Fuente de citas: http://shotokankaratedo.es/

Artículos de la revista on-line tendencias21

Licencia:

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Fuente: Humana Mente Posible 

Imagen: Delegation  

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