Los 5 principios para utilizar exitosamente las nuevas tecnologías en la comunicación interna

por Geovanny Orjuela

-Juan: Hola, te compartí en Youtube la prueba de edición del comercial de la nueva campaña
-Pedro: Aquí en la empresa no podemos entrar a Youtube

-Juan: Te parece si creamos una Google Wave con nuestros ejecutivos en New York y Londres para construir conjuntamente el nuevo concepto de campaña?
-Pedro: Una google Qué?? Me repites la pregunta…

-Pedro: Por qué no me ha llegado el video que te pedí
-Juan: te lo he enviado y tu servidor de correo me responde que no lo puede recibir
-Pedro: cuanto pesa?
-Juan: 7 megas
-Pedro: Ah!, Mi “Outlook” solo me deja hasta archivos de 2 megas
-Juan: he puesto en Facebook las fotos del rodaje del comercial
-Pedro: bueno, pero mándamelas en un CD porque no puedo entrar a Facebook

Si en su empresa pasan cosas como estas, seguramente es lo que podríamos llamar, en cuanto a comunicación digital, una empresa 1.0 donde el concepto de comunicación está basado en los medios, y en los tradicionales; y donde podríamos decir que la estrategia de comunicación está en manos del gerente de tecnología.

En los últimos años, y hablo de muy pocos años, como dos o tres, la tecnología más que nunca se ha convertido en un facilitador de los procesos naturales de comunicación. Cada vez más una interacción a través de un medio digital se parece a una conversación entre amigos.

Las redes sociales le cambiaron completamente la cara a Internet y están cambiando los hábitos de quienes habitamos este espacio digital.

Las posibilidades de compartir, de construir conjuntamente, de enterarse en tiempo real, de conversar, hacen de la denominada web 2.0 una explosión de posibilidades nunca antes imaginadas que nos ponen ante la necesidad de reflexionar sobre cómo estas herramientas pueden estar al servicio de la estrategia de comunicación al interior de las organizaciones.

Quiero resaltar que estas herramientas son eso, herramientas y nunca suplantarán una buena estrategia de comunicación. Pueden ser una evolución o adaptación de otro medios internos como el boletín, la cartelera, el grupo primario. Pero también pueden ser una nueva forma de interacción entre quienes conforman una organización.

Para una gestión exitosa de estas nuevas posibilidades, voy a compartir siete reflexiones que considero todo comunicador debería tener en cuenta para aprovechar al máximo el potencial de la nueva comunicación organizacinal 2.0, que a su vez servirán de argumentos cuando tenga que solicitarle estos servicios a su director de tecnología

1. Antes que nada, la estrategia.

Es importante no dejarse deslumbrar por las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías. Hay que tener en cuenta que estas deben ser parte del despliegue operativo del Plan de Comunicación de la Empresa. Un plan de que debe atender a las necesidades de la organización como el logro de la visión y de sus objetivos estratégicos.

Así la comunicación se convierte en el vehículo a través del cual fluyen los mensajes hacia toda la organización y estos nuevos medios será pues las autopistas que conecten a las personas y su quehacer en la organización.

El pensamiento estratégico debe ser aplicado igualmente en el diseño de un buen plan de medios virtuales. La base para toda plataforma de comunicación digital interna debe ser por supuesto, la Intranet o como me gusta a mi llamarla la Comunidad Virtual de Interacción (Ver Blog al respecto).

Sobre esta plataforma deben comenzar a agregarse diferentes servicios o posibilidades los cuales deberán siempre obedecer a una necesidad de comunicación planteada en la Plan de Comunicación.

Por ejemplo, si la necesidad es crear un espacio donde diferentes personas geográficamente dispersas puedan compartir ideas sobre un proyecto, usted debería pensar en un foro o en un grupo de Facebook o más a la moda, en Google Wave.

Si usted busca fomentar la participación de los colaboradores de una organización, promueva los blogs. Son espacios de expresión que bien manejados a nivel interno pueden representar un valioso aporte en la construcción de conocimiento y en la mejora del sentido de pertenencia por la empresa.

Si tiene que compartir conceptos muy importantes o enviar un mensaje del líder de la organización a todo su grupo de colaboradores, utilice el recurso del video.

En resumen; primero, la idea, la estrategia, luego encontrará seguramente una herramienta 2.0 que le ayude en su ejecución.

2. De lo lineal a lo multidireccional

Una de las principales ventajas de la comunicación digital es que rompe definitivamente el modelo unidireccional de la comunicación interna tradicional. Utilizar este tipo de herramientas en una sola vía que normalmente es de la dirección a los trabajadores, es un verdadero desperdicio.

El conocimiento organizacional, el cual está en las mentes de cada uno de los miembros de la organización es un valiosos capital que no debe ser subestimado. Al contrario debe ser aprovechado y potencializado permitiendo la interacción entre todos los nodos que conforman una red de comunicación al interior de una organización.

Las nuevas tecnologías deben permitir la apertura hacia nuevos esquemas de participación los cuales se conviertan en elemento fundamental de la cultura corporativa. “Escuchar y ser escuchado” como reza el slogan de una emisora virtual de una organización, es el resumen perfecto de lo que estas nuevas tecnologías deben permitir.

La comunicación debe fluir por todos los niveles de la organización, de arriba a abajo, de abajo a arriba, entre iguales, entre grupos, etc. Y una buena gestión de los medios virtuales brindará la plataforma para que este flujo se de forma natural agregando valor a la organización.

Tal como lo afirma José Luis Orijuela, experto en Comunicación digital, en los medios virtuales, debemos convertir los contenidos en conversaciones. Los usuarios no son más sujetos pasivos en el proceso de comunicación, deben convertirse en generadores de contenidos a través de su participación. Esa es una de las reglas de las Web 2.0: contenidos construidos por los usuarios.

3. Contenidos Multimedia

Otro aspecto fundamental en el éxito de la comunicación organizacional 2.0 es la correcta gestión de los contenidos. El ejercicio de la lectura en un pantalla, tal como usted lo hace en este momento, es tedioso y llega a cansar. Por eso debemos superar a Gutenberg. Los medios virtuales no deben ser periódicos en pantallas de computador.

Estos medios tienen unas características únicas que no aprovecharlas es un desperdicio. Dicen por ahí: “Una imagen vale más que mil palabras” y yo digo: “Un video vale más que mil imágenes”.

Debemos utilizar la riqueza de la multimedia como canal de expresión. Y no hablo de la multimedia mal empleada en que se ha convertido el hecho de hacer presentaciones de Power Point construidas en flash. Hablo de construir contenidos con audios, infografías, videos, todo integrado.

Y muy importante: dando la posibilidad de interacción; los usuarios no son entes pasivos en estos procesos, es mucho más eficiente un proceso de comunicación donde el usuario comparte y construye conjuntamente con el contenido.

Antes de empezar, unas situaciones de la vida real:La tecnología ha avanzado a un punto que ahora tener este tipo de recursos es muy económico no solo en costos, sino en recursos de red y máquinas (que es lo que les preocupa a los ingenieros de IT). Todo está, repito, en la idea, en como construyamos estos contenidos para que estén al servicio del mensaje y de la estrategia.

4. Lo social no significa fiesta

Uno de los grandes temores que me presentan las organizaciones en los procesos de consultoría en comunicación digital cuando tocamos estos temas, es la asociación errada del término social con algo así como fotos de una fiesta. Lo social en los medios digitales no se refiere a la sección de “Sociedad” de los medios tradicionales.

Lo social trasciende e implica la interacción entre varios para COMPARTIR: conocimientos, experiencias, ideas. Es a través de la interacción social que se comparte la cultura organizacional y se construye el conocimiento.

Por esto, no debemos tener temor en proponer la utilización de redes sociales como plataforma para la construcción de esa sociedad organizacional. Hay incluso casos como los que presenta Forbes en este artículo

—) en que las empresas han decidido convertir su grupo en Facebook como su intranet corporativa.

También podríamos utilizar herramientas como Twitter para hacer seguimiento al avance de proyectos o compartir ideas entre diferentes medios de la organización.

El tema ha cobrado tanta importancia que ya comienza a aparecer con insistnecia las solicitudes para llenar el cargo de “Community manager” en las organizaciones. Inicialmente con un enfoque externo, pero como le hemos vista a través de este texto, con todas las posibilidades de aplicación en la comunicación interna.

5. No restrinja servicios, eduque las personas

Nuestros compañeros ingenieros de sistemas, con todo respeto, son educados en el miedo, en el negativismo y en el “nosepuedetivismo”. Y debo aclarar que estar alerta en busca de la seguridad informática de los datos de la organización, no está mal. Lo malo está en no evolucionar y cerrarse a las nuevas posibilidades que ofrecen los medios virtuales.

Por esa increíblemente errada posición de que estas herramientas son para perder el tiempo, los jefes de informática bloquean el acceso de las personas a herramientas hoy día muy útiles para la gestión en las organizaciones.

Al respecto, tengo una posición muy clara: cuando en una organización hay que poner restricciones para que las personas no accedan a los servicios que ofrece la Red, lo que hay que hacer es cambiar las personas.

Todo es cuestión de educación y cultura. Enseñe a los usuarios a utilizar estas herramientas para hacer más fácil su trabajo. Cree un código de conducta, unos procedimientos, una reglas de juego, en fin, un marco de uso para estos medios, pero no los restrinja.

El uso estratégico de las nuevas tecnologías, siempre alineadas a una necesidad de comunicación, redundará seguramente en importantes beneficios en la mejora de la comunicación interna de las organizaciones y en la consolidación de su cultura organizacional. La web 2.0 está ahí, ahora el reto es apropiarse de ella en beneficio de la empresa. Ese es el reto.

Autor  Geovanny Orjuela

http://manuelgross.bligoo.com/content/view/671601/Los-5-principios-para-utilizar-exitosamente-las-nuevas-tecnologias-en-la-comunicacion-interna.html

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