Los costes ocultos de la gestión del conocimiento en Excel

Desde que en 1985 viera la luz, Excel se ha convertido en el estándar por excelencia para el reporting dentro de todas las organizaciones. Los usuarios lo utilizan de forma indiscriminada para intercambiar información con usuarios de la misma organización, clientes, proveedores y colaboradores. Para cualquier cosa se genera un Excel, generando así miles y miles de MB de información desestructurada.

Esta práctica tan habitual se realiza y permite dentro de las organizaciones, sin tener en cuenta que Excel no es una solución de business intelligence y reporting; no es la herramienta perfecta para este propósito y por tanto generan a las organizaciones pérdida de tiempo, esfuerzo y dinero.

No es objeto de este post lanzar la idea de eliminar el Excel, no es una opción práctica para la mayoría de compañías, simplemente hay que complementar sus funcionalidades. Excel es una buena herramienta para el reporting corporativo y cuadro de mando, pero tiene dos limitaciones fundamentales:

1. Excel no es una solución completa de reporting como tal, solo puede ser parte de una solución de gestión de reporting.
   
2. El uso de Excel genera dentro de las organizaciones procesos ineficientes y desestructurados; las hace ineficientes e ineficaces, reduciendo la productividad, causando malas decisiones o retrasadas y/o reduciendo la eficiencia de los recursos corporativos.
   

Para la mayor parte de los usuarios y gestores, estos problemas son tan comunes y están tan acostumbrados a ellos, que a menudo no se paran a considerar los problemas que generan.

Muchas horas de trabajo. Esta forma de trabajo tan artesanal lleva implícita la recopilación manual y verificación de los datos introducidos, fórmulas construidas manualmente, creación de gráficos manualmente etc. Que éstos pasos no estén automatizados significa que los empleados están destinando muchísimo tiempo a crear, ajustar, revisar y compartir hojas de cálculo Excel. Están perdiendo un tiempo muy valioso que podrían dedicar a otras tareas más productivas para su compañía. En los altos niveles ejecutivos son a menudo pasados por alto y pueden ser muy significativos y perjudiciales para la compañía; talento malgastado

Información desactualizada. El reporting manual en Excel puede ser complicado cuando no hay estándares corporativos. Por ejemplo, alguien creando una hoja de cálculo dónde se resuman los principales indicadores financieros puede recoger los datos desde registros contables del mes previo. Una hora después de que se tomen los datos, alguien en el departamento puede editar los registros del último mes con información de la facturación actualizada. A causa de que la instantánea de datos fue creada manualmente, sin un punto de acceso centralizado a los datos, la hoja de cálculo está desactualizada antes de ser finalizada.

Dificultades y servidumbre. Cada organización tiene "hojas de cálculo críticas" que conducen decisiones y pensamientos acerca de la compañía. Y, con cada "hoja de cálculo crítica" es habitual que haya una persona que conozca cómo trabajar con ellas y que por tanto se convierta también en "persona crítica". Muchas compañías dependen de éstas hojas de cálculo críticas y como consecuencia de éstas "personas críticas" que las manejan. Curiosamente "esas personas críticas" patrocinan Excel como el Santo Grial.

Desorden y repetición de esfuerzos Suele ser frecuente que diferentes áreas dentro de una organización tengan que crear informes Excel manualmente similares o incluso idénticos. Generalmente esa repetición de tareas no pasa simultáneamente. Pongamos el caso de una persona que crea una hoja de cálculo para resolver un problema específico en un determinado momento. Después, meses más tarde, alguien en otra área necesita el mismo informe pero no tiene el conocimiento de que ha sido ya creado. Este escenario tan común no solo es el resultado de un esfuerzo duplicado sino la perpetuación del mismo problema, ya que no se toman medidas para detener a una tercera persona a la hora de desarrollar el mismo informe una tercera vez.

La información no está disponible en el momento apropiado. Cuanto más tiempo se pierde en recopilar los datos y crear la hoja de cálculo manualmente, más tiempo pasará antes se puedan tomar decisiones. Las decisiones retrasadas pueden significar perder beneficios y unos costes muy elevados. Estos costes ocultos manuales de reporting Excel son a menudo desconocidos por muchas organizaciones.

Decisiones equivocadas por información errónea. Derivado del problema anterior, generalmente hay presión para tomar decisiones aun cuando los datos no están disponibles a tiempo. Ante este salto sin red, los usuarios recopilan datos sin tener tiempo para verificarlos. Una hoja de cálculo creada precipitadamente puede contener innumerables errores. Los resultados de esta situación pueden ser desastrosos puesto que pueden llevar a tomar una mala decisión que cueste millones a la compañía y la pérdida de beneficios o costes añadidos.

Excel como vemos no ayuda mucho a al empresas a ser eficaces, a utilizar la información para competir. Sin la información correcta, los directivos pierden tiempo debatiendo la validez de la información en lugar de actuar sobre ella, imposibilitándolos a gestionar la información efectivamente. Se paga a mucha gente sueldos muy significativos por gestionar y dirigir; en vez de realizar estas tareas se pasan horas y horas gestionando "el Excel".

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN (TIC) DESDE UNA VISIÓN PRÁCTICA