Manejo de información difusa en las organizaciones

por Daisy del Carmen Ramón Escobar 

 La información es un conjunto de datos que son supervisados y organizados previamente, crea un mensaje basado en un acto verídico.

La información en las organizaciones es de gran importancia ya que aumenta el conocimiento de los individuos ayudándolos a tomar decisiones y a alcanzar los objetivos de la Organización.

Las empresas son más competentes debido a que toman información de su entorno comprendiendo que es lo que necesita el cliente para poder brindar un mejor servicio para ellos. Para poder adquirir información se recurre a las fuentes externas que pueden ser primarias, secundarias, internas y externas.

La información difusa es una información poco clara e imprecisa que obstruye a los líderes y departamentos de una organización a poder resolver problemas y tomar buenas decisiones.

En el proceso de manejo de información difusa se debe de emplear desde la alta dirección de la empresa ya que se encarga de proponer las necesidades de información.

1. InformaciónLa información es un conjunto de datos que se han supervisado y organizado previamente, que ayuda a crear un mensaje basando en un acto verídico.

Los datos son percibidos mediante los sentidos, y una vez que se integran, terminan por generar información que se necesita para producir el conocimiento. Se considera que la sabiduría es la habilidad para juzgar de modo adecuado cuando, como, donde y con qué objetivo se emplea el conocimiento adquirido. (Definicion, 2008/2013)

Cuando se adquiere información cambia el estado del conocimiento de cualquier persona permitiéndonos tomar decisiones y resolver problemas.

1.1 Información dentro de las empresas

Una empresa es más competente cuando sabe aprovechar la información que se encuentra en su entorno. Lo que realmente importa dentro de las organizaciones es que la información genere mayor conocimiento en los miembros de la institución para permitirles tomar decisiones que ayuden a alcanzar los objetivos o metas que se han propuesto en la empresa.

Lo relevante de la información en las organizaciones se describe en los siguientes puntos:

• Debe de cumplir con la función primordial que es aumentar el conocimiento de los individuos y reducir las inseguridades que tengan, es decir, que ayude a los usuarios dentro de la organización para que tomen decisiones que lleven a logro de los objetivos y metas propuestas.
• Tiene que ser capaz de generar competitividad, esta no solo depende de la capacidad que tenga la institución para poder ofrecer un producto o servicio con mejor precio que el de sus competidores, debe incluir lo que realmente quiere el consumidor o ver lo que es lo que más valora, como la calidad, el servicio o la atención postventa. Para poder lograrlo, la empresa necesita obtener información que se origina en su entorno.
• Debe integrar las unidades de la organización ya que la información que se obtenga en algunas áreas puede ser de gran utilidad para otras aunque aparentemente no estén relacionadas.
• Mejora de los procesos productivos y administrativos, estos se logran gracias a la información que enriquece al conocimiento de los recursos humanos.

1.2 Fuentes de información

En cada nivel de la organización se requieren diferentes tipos de información, por ejemplo:

En el nivel superior que es donde se encuentran directivos y gerentes, se requiere información para el diseño de estrategias que ayuden a definir el rumbo de la empresa, este tipo de información suele ser específica y puntual.

En el nivel medio se encuentra formado por jefes y administradores, aquí se puede requerir información más detallada que en el nivel superior para el diseño de estrategias comerciales.

En el nivel operativo donde se encuentran los operadores, vendedores por mencionar algunos se requiere información para la realizar las actividades y debe ser más detallada que en el nivel medio.

Para poder adquirir la información se recurre a las “fuentes de información” y se dividen en fuentes internas y externas.

Fuentes internas:

Son en las que el movimiento de información se encuentra dentro de la empresa, la información se almacena para que sea dirigida especialmente a los que toman las decisiones de la empresa. Pueden ser bases de datos internos los cuales permiten acceder a información del cliente; los estados financieros que proporcionan la información de la situación financiera de la entidad, el registro de inventarios, registro de ventas, registro de costos por mencionar algunos.

Fuentes externas:

Son las que se encuentran fuera de la empresa, en donde podemos obtener información referente a tendencias, preferencia y que podrían ser el internet, locales de la competencia, proveedores, distribuidores, clientes, publicaciones, entre otros.

Las fuentes de información también pueden clasificarse en primarias y secundarias.

Fuentes primarias:

La información se obtiene directamente de la empresa, generalmente son más costosas que las fuentes secundarias y se utilizan cuando la información es inadecuada, escaza y en caso de que no existieran estas fuentes.

Ejemplos de fuentes primarias; personas encuestadas, entrevistas o sondeos para una investigación de mercado, los registros de ventas, el personal de ventas entre otros.

Fuentes secundarias:

Estas fuentes proporcionan información o datos que ya se han publicado o recolectado con diferentes propósitos al actual, son poco costosas y se obtienen de una manera rápida es por ello que se deben de utilizar antes que las fuentes de información primaria. Se tiene como ejemplos: base de datos de los comerciales, entidades gubernamentales, institutos de estadística, universidades, cámaras de comercio, bibliotecas, diarios, revistas. Libros, publicaciones, etc.

2. Información difusa

Es la información poco clara, imprecisa para un ideal entendimiento. La información difusa bloquea a las organizaciones a poder entender el significado de la información.

La información puede ser difusa en situaciones en donde los datos interrelacionados no se pueden medir para realizar su análisis. Tenemos como ejemplo la fuente de información interna, en esta los datos obtenidos sobre el registro de ventas están medidos por lo tanto la información es clara para su comprensión y análisis pero en las fuentes primarias como lo es un estudio de mercado pueden existir variables diferentes para medir ya que cuenta con los aspectos subjetivos del producto convirtiéndose en una información difusa.

El manejo de la información difusa en las empresas es de gran importancia ya que se puede tener gran cantidad de datos pero si no pueden ser procesados de manera clara no ayudara a los líderes y departamentos de la institución a tomar buenas decisiones.

(Cancino Velásques, 2012)

3. Proceso del manejo de información difusa

El proceso debe implementarse desde la alta dirección de la organización ya que se encarga de proponer las necesidades de información teniendo un punto de vista estratégico.

3.1 Necesidad de información

Surge con la inquietud del conocimiento sobre:

• El entorno interno y externo de la organización: Necesita conocer las situaciones ambientales, socioculturales, los planes de mercadotecnia, las situaciones laborales, la economía nacional o local, la posición que se tiene en la competencia entre otros.
• Intereses y objetivos organizacionales: que son las inquietudes, intereses, necesidades que la empresa puede satisfacer.
• Clientes: Es para saber que necesidades puede cubrir la empresa.
• Sistemas de producción u operación: son los sistemas donde se centra la capacidad de la empresa ya que son los encargados de proveer los productos a los clientes de tal manera que es de importancia que tipo de sistema debe de utilizarse para una mejor oferta del producto.
• Tecnología: Debe conocerse ya que se pueden ahorrar costos de producción y se puede ser más eficiente.

3.2 Búsqueda de información

Para poder llevarla a cabo es primordial saber cuáles son las necesidades de información, se recomienda elaborar un cronograma de actividades que contenga lo siguiente:

• Tareas para alcanzar los objetivos organizacionales.
• Ordenar las actividades con orden lógico de acción.
• Definir los recursos y medios que se utilizarán.
• Definir el tiempo de ejecución.

3.3 Obtención de todo tipo de información (información difusa)

Es usual que cuando se busca información se obtenga gran cantidad de información sin clasificar, desorganizada, inestable, dando la impresión de que carece de fondo y forma. Para poder determinar si la información que se ha obtenido es difusa se debe plantear las siguientes preguntas: ¿es adecuada a las necesidades del negocio de las empresas?, ¿es precisa y está completa?, ¿es confiable?, ¿es accesible para los miembros de la organización?

3.4 Uso de herramientas para localizar y obtener información clara

Estas surgen con la necesidad de clarificar y facilitar la comprensión de información. A continuación se mencionan algunas herramientas que pueden ser útiles para el manejo de información difusa.

Análisis de datos cuantitativos

La información cuantitativa usualmente es más clara ya que se da de forma numérica. Su medición y análisis se puede realizar teniendo conocimiento sobre la utilización de diversos software que facilitan la obtención de información para la toma de decisiones.

Análisis de datos cualitativos

Estos datos son más difíciles de analizar ya que son medidos en base a conceptos subjetivos entonces la información se vuelve difusa. Mediante diferentes métodos heurísticos se pueden proponer varias soluciones y en unos casos los métodos que se emplean mediante un software especializado pueden generar una solución ideal.

Lógica Difusa

La lógica difusa es un procedimiento que proporciona una forma simple y atractiva de obtener una conclusión a partir de información vaga, imprecisa o incompleta, en general la lógica difusa imita a una persona cuando toma decisiones basadas en información con características mencionadas.

Es una técnica de inteligencia computacional que permite procesar la información con alto nivel de imprecisión.

3.5 Evaluación de la Información

Esta etapa es relevante ya que se define como se responde o reacciona frente a los objetivos o necesidades de información.

Para poder implementar la evaluación se debe:

• Establecer objetivos de evaluación
• Distinguir de lo general a lo particular de la información
• Aplicar los criterios adecuados para captar, seleccionar, integrar y organizar
• Proporcionar coherencia a la información
• Distinguir hechos de opiniones
• Encontrar diferentes puntos de vista sobre la información y discutirlos
• Retroalimentar las acciones que se van realizando
• Ser capaz de ver la evolución del trabajo de la información
• Distinguir entre fuentes primarias y secundarias

Razones para implementar la evaluación

• Porque el alto directivo así lo solicita
• Para permitir modificaciones
• Como parte de la planeación
• Para poder documentar resultados o impactos sobre la organización
• Para la aportación de opiniones que den perspectivas nuevas

3.6 Procesamiento y Control de la producción

Este procesamiento se realiza con el fin de comprender, significar, ubicar y diferenciar en tiempo-espacio, conocer, expresarse y convencer para que posteriormente beneficie a la organización y se logre su éxito.

A continuación se mencionan algunas actividades que se realizan para esta etapa.

• Sintetizar, organizar y representar la información
• Ser capaz de llevar a cabo un análisis y síntesis de la información
• Reflexionar y concluir
• Dominar técnicas básicas de expresión escrita
• Hacer reportes
• Utilizar esquemas
• Integrar parafrasear, transformar de alguna forma la información
• Utilizar tablas
• Utilizar graficas
• Saber escribir un ensayo
• No copiar y pegar
• Utilizar cuadros sinópticos

Todo esto ayudara a generar instrumentos de comunicaciones oportunas y claras que respondan a los requerimientos reales de información o comunicación.

3.7 Toma de decisiones

El instrumento base para una buena toma decisión es la información clara, veraz y oportuna ya que es como la materia prima para los altos directivos en cuanto a su determinación, podemos decir que a mayor calidad de información mejor ser[a la calidad en la toma de decisión.

4. Comunicación en el manejo de información difusa

La comunicación es un factor clave dentro de las organizaciones ya que a través de ella se da el flujo de información entre las diferentes áreas que la integran. La comunicación se puede dar me manera horizontal cuando las personas son consideras del mismo estatus o vertical cuando se da entre superiores y subordinados.

Para que se pueda facilitar la comprensión de información es necesario que se encuentre clara y concisa dando como resultado un proceso de comunicación

Conclusión

La información difusa crea una serie de problemas dentro de las empresas afectando en su economía y operaciones, es por ello que es de vital importancia su análisis y evaluación utilizando herramientas para que se tenga una buena toma de decisiones.

Autora Daisy del Carmen Ramón Escobar - daisydre87@gmail.com

Estudiante de Maestría en Ingeniería Administrativa.