Mejora de la gestión contable en la Pyme con la implantación de Lean Accounting (Parte I)

El concepto Lean

El concepto Lean se centra en añadir valor y en que se debe reducir al máximo el desperdicio. Nació en el entorno de fabricación del automóvil, en Japón, en Toyota, en las postrimerías de la II Guerra Mundial. Una época de escasez de recursos que planteó retos enormes, que fueron afrontados con éxito por las empresas que a largo plazo demostraron ser las mejores.

Fue el Sr. Tahichi, Jefe de la cadena de producción de Toyota en la posguerra, quien se propuso obtener el máximo valor de los escasos recursos de inversión que las circunstancias le proporcionaban. Para ello partió de los siguientes principios:

• Producir estrictamente lo que se necesitaba.
• Eliminar todos aquellos procesos y elementos que no añadían valor al producto final para el cliente.
• Paralizar la producción si se detectaba un defecto hasta investigar y corregir las causas.

En definitiva, trabajar bajo el concepto Lean se traduce en reducir las pérdidas de tiempo y focalizar esfuerzos en calidad, clientes y empleados. En la práctica, los problemas suelen resolverse conforme surgen, ya que al simplificar procesos, podemos centrarnos más en lo esencial. El concepto Lean no debe entenderse como algo puramente individual, sino que debe extenderse a toda la organización. Es por lo tanto una metodología de empresa.

Contabilidad Lean o Lean Accounting

Bien habiendo puesto de manifiesto de nuevo y como recordatorio del concepto Lean, ahora vamos a centrarnos en explicar la contabilidad Lean, más conocida como Lean Accounting.

Lean Accounting es la aplicación de la metodología Lean a la contabilidad de una entidad empresarial y por extensión, a cualquier Pyme. El área contable de una empresa y la gestión de los distintos negocios en la que desarrolla su actividad y/o actividades requiere mucho tiempo y recursos. Y sorprendentemente, estos tiempos empleados en extracción de datos, informes, etcétera, no aportan prácticamente ningún valor a la empresa.

Expongamos con un ejemplo cómo se enfoca la gestión de costes desde una contabilidad tradicional a una contabilidad Lean y la gestión de costes de la cadena de valor.

Gestión de costes desde una contabilidad tradicional

En la cuenta de explotación anterior, la imputación de los costes de los productos vendidos tienen un coste medio estándar, como el coste real ha sido otro, hay que realizar una serie de ajustes con el objeto de calcular el margen real obtenido.

En la contabilidad tradicional podemos encontrarnos ajustes de todo tipo y descripción, destacando también que se imputan muchos gastos generales a la misma cuenta de gastos comerciales, que lo único que consiguen es convertirla en una cuenta cajón de sastre para todo.

En el ejemplo expuesto, en la cuenta de explotación correspondiente al periodo 2, el margen cayó casi a la mitad, bajando de un 10% a un 6%.

No pongamos en duda la labor del responsable financiero y el contable, ya que en la mayoría de las Pymes, la misma persona es la encargada de las dos funciones, y que debido a su cercanía y el conocimiento de la materia puede exponer el desglose de cada una de las desviaciones. Sin embargo, con la contabilidad tradicional esto se hace en el cierre del periodo, esto significa que muchas de las desviaciones y pérdidas de los márgenes de la cuenta de explotación, se analizan y corrigen en la mayoría de las ocasiones cuando ya se ha consumado el periodo cerrado, sin aportar ya nada para una toma de decisiones.

En el siguiente artículo expondremos el mismo caso usando la contabilidad Lean o Lean Accounting y valoraremos las principales diferencias y como aprovecharlas para tu empresa. Además resumiremos los puntos más importantes sobre los que se sustenta este tipo de contabilidad.

José Luis Baños Bellido.

Consultor de Negocio | Lean Management.