Mi proceso cumpleaños: como evitar desastre repetidos

Si tuvieras que recordar todo lo que sabes todo el tiempo, tu cerebro se fundiría. Así que muchas cosas están guardadas en el subconsciente, esperando a resurgir cuando las necesitas - o cuando Facebook me recuerda que hoy es el cumple de mi mejor amiga y que la postal que debería haber mandado hace una semana aún no se ha ni escrito. El resultado es una tarde perdida con la búsqueda de la postal perfecta, la averiguación de la dirección física actual y una excursión a correos porque se me acabaron los sellos... otra vez.

Si algo se repite a menudo, sabes que ha llegado el momento de cambiar algo: si yo quería seguir mandando tarjetas de cumpleaños, tenía que cambiar el sistema. Caso contrario el acto de amistad se iba a convertir en una fuente de estrés. Decidí automatizar la parte "organizacional" del proceso y volcar mi energía creativa en el contenido de los postales.

La parte técnica: colección de datos y recordatorios

Lo más difícil de enviar una postal no es el contenido: ¡es la dirección física! Aunque tengas a todos los amigos en Facebook, WhatsApp o en tu cuenta de Gmail, para enviar postales de verdad hace falta una dirección de verdad. Bienvenido a los formularios de google:

Paso 1: Crea un formulario para pedir los datos que necesitas. Con tu dirección de Gmail accede a tu disco de google y crea un nuevo formulario (Nuevo >> Más >> Formularios de Google).

Asegúrate de incluir todos los campos que necesitas: nombre, calle, número de casa, código postal, ciudad, país. Y no te olvides de preguntar por la fecha de cumpleaños

Paso 2: Crea la hoja de datos donde verás los datos. Haz click en la pestaña "respuestas" de tu formulario y después en el pequeño símbolo verde. Se creará una hoja de cálculo en tu disco de google. Dale un nombre más descriptivo y guárdalo. Ahora vuelve al formulario.

Paso 3: Añade una notificación para que te llegue un email cuando alguien haya añadido sus datos. Cuando pinchas en los tres puntitos verticales arriba a la derecha de tu formulario tendrás la opción de añadir un complemento al formulario.

Busca por "form notification" y sigue las instrucciones.

Paso 4: Pide a tus amigos que rellenen el formulario. Compártelo via Facebook (etiqueta a las personas que son importantes para ti, por si acaso), mándalo por email, whatsapp, Skype etc...

Paso 5: Crea un recordatorio anual. Cada vez que te llega la notificación que hay nuevos datos, visita el documento y añade el nombre en la fecha de cumpleaños a tu calendario de google. La dirección de envío la puedes poner en "Lugar". Asegúrate de definir el evento como "se repite cada año" (marca la casilla "repetir" debajo de la fecha).

Ahora solo falta actualizar la notification por email. Yo quiero recibir esta notificación antes del cumpleaños: 3 días antes si la persona vive en España, 7 días antes si está en Europa y 10 días antes si vive en otro país. Así me aseguro que la postal llegará más o menos cercano a la fecha real.

Genial, has conquistado la parte técnica. Ahora vienen los retos logísticos.

La parte logistica: postales, sobres y sellos

Para enviar una postal necesitas una dirección... y un sello. Si tienes todos los ingredientes a mano no te quedarás atascada por falta de material.

Paso 6: Compra / crea una selección de postales. Puedes crear tus propios postales o puedes visitar www.etsy.com y comprar postales creativos de artistas de todo el mundo - apoyando a los pequeños negocios. Por ejemplo, yo he comprado aquí, aquí y aquí. Y con unos stickers de "Feliz Cumpleaños" puedes convertir cualquier postal en una felicitación.

Paso 7: Ten a mano los sellos que necesitas para poder enviar los postales enseguida. Si la oficina de correos está de camino a tu trabajo / gimnasio / guardería / panadería, no hace falta.

¡Felicidades! Tu proceso está listo. Ahora solo tienes que esperar que te llegue el primer recordatorio para ponerte a escribir. O, si no quieres esperar, coge una dirección aleatoria y manda una postal porque si.

La parte creativa: escribir

Si te sientes intimidada por la página (bueno, postal) en blanco, no te preocupes. Recuerda, es una felicitación de cumpleaños. Nadie te exige que escribas 400 palabras de sabiduría profunda. Cortito y con amor es todo lo que hace falta.

Paso 8 para procrastinadores. Si tienes miedo de quedarte sin ideas, prepárate algunos mensajes "estándar" que no sean tan estándar. Por ejemplo:

"Feliz cumpleaños [nombre de la persona],
Solo te quería enviar un fuerte abrazo y mucha energía positive para este día especial. Disfrútalo mucho!
[firma]

Escrito a mano en diagonal en el verso de una postal creativa, esto es suficiente para regalar una sonrisa a quién lo recibe.

Paso 8: Envía la postal. Que para esto creaste todo el proceso

¡Disfrútalo!