NET FUERA DE LA RED. ¿Cómo organizo mi eventos comercial?

Paso paso tu evento de generación comercial, te doy tipos de eventos, ideas de motivación para que el índice de asistencia sea alto,y cómo organizarlo-

Una de las acciones más efectiva, para una empresa de servicios puede ser un evento de networking. Muchas empresas dedican muchos euros cada año a costosas campañas publicitarias para atraer a más clientes. Pero de lo que no se dan cuenta es de que probablemente la forma más rentable de generar nuevos clientes potenciales es a través del networking y el cara a cara.

De esta manera, el dueño del negocio y/o comercial de la empresa contacta directamente con su público objetivo, un público muy cualificado, frente a frente.

Lo que quiere todo el mundo!

Pero no vamos a engañarnos, este tipo de evento son muy laboriosos (que NO costosos) de organizar y si quieres que tengan éxito debes saber motivar muy bien a tu público para que deje media jornada laboral, sólo para desplazarse e ir a conocerte.

A continuación te doy los pasos a seguir para la organización de unos de estos eventos "tipo", la forma de motivación para que asistan, y e tipo de minieventos que puedes organizar.

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1.- Calificar al cliente potencial

Deberás segmentar muy bien al público al que te vas a dirigir la acción y asegurarte de que se trata del estilo de empresa con el que deseas trabajar . También que sea un público que tu estimes que tienen los medios para poder sustentar luego la compra de tus servicios.

Sino trabajarás en balde.

2.- Conseguir contactos poteciales cualificados

Y pongo la palabra en rojo cualificado, ya que es muy importante, y ¿porque?. Sencillamente porque me va a costar tiempo y esfuerzo organizar este evento y NO quiero que asista cualquiera.

Es importante conseguir una lista de contactos de amigos, asociados, contactos de grupos integrados en alguna red, etc, donde puedas contactar con las personas que te interesan directamente.

Si buceas en Internet encontrarás muchos, datos, directorios etc, y el coste será cero. Si tu público es muy universal, por ejemplo "Inmobiliarias", puedes comprar una base de datos.

3.-Diseño del evento temático e invitación.

Deberás tener muy claro lo que vas a exponer ese día o qué actividad vas a organizar, ya que tienes que motivar a la gente a que asista. Si mandas una invitación para una charla sobre lo que vendes y qué ofrece tu empresa, no asistirán. Aunque no debes perder de vista que este es tu objetivo final.

Al asistente debes darle un valor añadido para que asista. A tu público lo conoces tú, y nadie mejor que tú para saber con qué puedes atraerlo.

Puedes recurrir a los siguientes eventos temáticos: Te expongo unas ideas

Evento Networking (aunque está un poco manido ya), pero el valor añadido aquí es que los participantes también conozcan gente a la que vender sus servicios/productos.

Evento speech: Un evento donde se permita al asistente, participar 2 minutos presentándose y exponiendo lo que vende. O 4 minutos con una diapositiva que luego puede repartir entre los asistentes con su teléfono de contacto. Aquí también la motivación del asistente es vender.

Evento de Charla o conferencia temáticas: Esto está de actualidad pero aún no manido. Se trata de dar a los participantes una charla relacionada con algo que les pueda interesar debido al sector que pertenecen y que por supuesto está relacionado con tu negocio/sector.

Evento Charla genérica. Esto puedes permitírtelo si tienes un negocio que se dirige a un público muy universal. Por ejemplo: Charla Técnicas de venta/Técnicas de marketing/El marketing Digital.

Seminario Temático: Aquí se trata de dar una charla formativa a través de un profesional en la materia o líder del sector conocido. Aquí la motivación para asistir es oír al experto.

Workshop: Un taller práctico, en donde los asistentes realicen alguna actividad práctica y puedan aprender y relacionarse. Por ejemplo: "Cómo montar tu próximo plan de ventas en 90 días"

Desayuno de trabajo: Reuniones para tratar un determinado tema de interés para tu público, intercambiar ideas , dirigidas por un moderador, que sepa luego también dirigir un debate o brainstorming de ideas. Estas reuniones son muy dinámicas.

Evento Presentación de product o: Aquí es sólo recomendable si tienes unos productos tangibles, y puedes realizar exposiciones y demostraciones. Por ejemplo productos tecnológicos.

4.-Enviar una la invitaciónUna vez que tengas los datos organizados, el tipo de evento a realizar y los contenidos a exponer debes hacer llegar por algún medio la invitación. Si has conseguido direcciones de correo electrónico puedes hacerlo llegar de esta forma, pero te recomiendo que hagas una acción postal a color. Ya que un correo se abre se cierra y me olvido. Y una invitación por carta queda abierta en el escritorio de tu "potencial prospecto", a modo de recordatorio.

5.-Llamadas confirmación

Tres días después del envío deberás hacer llamadas a esa lista para confirmar la recepción del envío y explicar muy brevemente al teléfono, quién eres a qué te dedicas y fundamental, que se va a tratar en el evento ese día.

Una idea para mantener el interés y motivación es proponerle enviarle por mail, la orden del día o programa de lo que se va a tratar ese día. De esta forma también obtienes su correo electrónico para posibles recordatorios.

Este trabajo puedes subcontratarlo o delegarlo en alguien de tu personal si es que lo tienes.

6.- Llamadas de ultimo día.

Como yo misma organicé este tipo de eventos, os puedo decir que este paso es muy importante ya que si no estás muy pendiente de tus confirmados, el índice de caídas de ultima hora puede llegar a ser es muy alto (50/60%). Y esto después de todo el trabajo e ilusión, es frustrante. Si durante el proceso de confirmación y envíos te quedaste con los móviles de los invitados/confirmados, hazles una llamada el día previo de 2 minutos, para recordarle que mañana tiene lugar el evento y que estarás encantado de recibirle.

Si no tienes tiempo de dedicarle a esta tarea, puedes mandar un sms recordatorio.

Trucos para que no tengas un alto índice de bajas (Plantones)

• En la 1º er llamda de confirmación, intenta conseguir el móvil de la persona que va a asistir.
• Propon enviarle algún material, como menciono arriba, es simplemente para que reciba algo de ti y estéis en contacto.
• Durante los 10 días que dura el proceso de confirmación, envíale al invitado/confirmado por correo electrónico algún otro documento. Por ejemplo un artículo de prensa del sector, tu blog, un artículo de interés escrito por ti, el material práctico a realizar en el evento, un e-book, un newsletter electrónico etc.
• Debes mantener el contacto, pero sin ser invasivo, y siempre añadiendo a tu comunicado algo de valor añadido para el receptor.

7.- La guinda del pastel: Por supuesto antes de la finalización del evento, 2 diapositivas dedicadas a ti. Expone tus servicios y cuéntales que puedes hacer por ellos, y enfoca este speech a la resolución de problemas y no a la venta de un servicio.

8.- Paso previo a la venta: Haz luego networking con ellos, déjales tu tarjeta y si puedes y lo ves oportuno, intenta cerrar eses mismo día una cita en la empresa del cliente.

Los plazos para desarrollar este tipo de eventos:

Comienza a prepararlos con 2 meses de antelación. (Define publico, invitación, contenidos material)

Envía invitación postal 2 semanas antes del mismo.

Llamadas confirmación 2 días después del envio

Come verás, es una estrategia mas de generación de contactos comerciales muy efectiva pero algo laboriosa, pero si sigues los pasos y mantienes el interés en el invitado, esta acción puede ser muy provechosa.

También es recomendable que estos eventos no asistan mas de 12 o 15 personas ya que de esta manera sera mucho mas participativo y podrás conocerlos mejor a todos.