Nuevas habilidades (III). Convertir la tecnología en un recurso

La intención esta serie es responder a nuevas necesidades surgidas de los cambios producidos por las TIC. Sé que me he puesto muy pesado con el tema de la tecnología como fuente de malos hábitos pero el exceso de opciones y la falta de referencias para establecer unos criterios de selección y uso me ha llevado a enfocarlo como una habilidad. La capacidad para establecer una relación racional y sana con lo digital.

La tecnología por encima de todo

En ámbitos como el ocio o el trabajo asociamos la novedad tecnológica con una mejora. Software o dispositivos para simplificar procesos, conexiones a internet de banda ancha para acceder de contenidos a la carta(televisión, ordenador, tableta, smartphone …). La conclusión es que a priori la tecnología y su aportación es positiva pero existe un reverso oscuro.

Cada innovación incorporada a nuestra vida representa una forma diferente de hacer las cosas. A menudo cumple el propósito de ‘más rápido y mejor’, de darnos acceso a más contenidos, reducir distancias y eliminar barreras … pero en un segundo plano cambia nuestra forma de actuar abriendo la puerta trasera a hábitos y comportamientos perjudiciales.

Disponer de un ordenador conectado a la red para las actividades habituales, o de un smartphone de empresa para tratar con clientes, registro de los gastos u otras cuestiones relacionadas con tu actividad es también una vía para acceder a diarios online, responder mensajes a través de una aplicación de mensajería o revisar el timeline de tus cuentas sociales. Son ejemplos usados en el blog hasta la saciedad pero siguen siendo los más icónicos par lustrar esta situación.

“Cada vez que pierdes el foco al recibir un mensaje instantáneo y no te resistes a desenfundar el teléfono para leerlo ayudas a crear el mal hábito. Una pequeña fuga que mata tu productividad.”

El gran problema es la falta de conciencia sobre lo que sucede. Los cambios son lentos y graduales, las malas prácticas arraigan en el subconsciente a través de una repetición reiterada en las pautas de actuación y el refuerzo al obtener satisfacción inmediata al realizar cada una de estas actividades . Perdemos la capacidad de atención continua, generamos tiempo de baja calidad, recibimos una carga cognitiva excesiva …

La solución no pasa por la disuasión. Una extensión en el navegador para bloquear webs o una aplicación para restringir el uso del smartphone nos puede ayudar puntualmente pero el problema continúa. En entornos corporativos no se puede recurrir al control como vía de corrección del comportamiento individual, un software para registrar la actividad del equipo puede servir para detectar el problema pero utilizarlo como medida de disuasión minará la confianza del grupo en la dirección, generarán hostilidad sin aportar una verdadera solución:

¿Cómo hacer un uso racional y eficiente de los recursos tecnológicos de los que disponemos?

Convertir la tecnología en un recurso

Debemos hacer un uso consciente de los recursos digitales para evitar ser arrastrados por los efectos secundarios que generan. Todo empieza por saber que queremos y establecer una escala de prioridades para evitar la presencia invasiva de este recurso en nuestro día a día. Los siguientes puntos nos ayudarán a establecer unos criterios y organizarnos:

1. Crear un set de trabajo reducido que nos permita ser eficientes

Uno de los grandes problemas es la gran cantidad de opciones a nuestro alrededor. Muchas de ellas son gratuitas e instalables con un clic, no hay nada que nos impida incorporar todo lo que deseemos a nuestro ordenador o smartphone.

Recorramos el camino de forma intencional. Pensemos en que queremos conseguir con cada herramienta, que nos puede aportar. Investigamos un poco yendo más allá del market y de su página web, leamos reviews de usuarios satisfechos y decepcionados, busquemos alternativas aplicando la misma rutina.

Una vez descargada fijemos un periodo de prueba de 10 o 15 días y decidir si realmente vale la pena. Si no es así desinstalémosla y pasemos a la siguiente opción. No nos debe dar miedo las alternativas aunque no sean de uso generalizado, tampoco decantarnos por software de pago si es la mejor opción.

Trabajemos con un sistema de círculo doble, donde el círculo interior es tu caja de herramientas (las de uso habitual) y el círculo exterior es el espacio de pruebas enfocado a mejorarla. Dedica tiempo a probar nuevas herramientas dedicando atención y asignando espacio – nunca más de una a la vez – durante un periodo de tiempo predeterminado  aplicando los criterios mencionados y sin miedo a desestimar la que no sirva.

2. Profundidad en el uso

Preocúpate de aprender a utilizarla para mejorar su uso y como medida de disuasión para abandonarla a las primeras de cambio. Los atajos y combinaciones de teclas aportan un plus de eficiencia al usuario.

Uno de los grandes secretos de Evernote son los comandos para personalizar la búsqueda. Permite refinar la búsqueda más allá de teclear una palabra o frase descriptiva.

Profundidad también es entender el efecto que causa en nuestro flujo de trabajo, cómo nos afecta y el retorno aportado. Si es una herramienta de trabajo más allá de la funcionalidad, cabe preguntarse si nos ha ayudado a simplificar las rutinas o ha generado trabajos paralelos y nuevas necesidades a resolver.

Al empezarlo a usar Evernote disparó el tiempo de lectura frente el ordenador y la pantalla del móvil. Después de darme cuenta procesaba las lecturas una vez por semana, desestimando una parte considerable de lo que recolectaba por la red.

Utilizar una nueva aplicación implica mirar atrás para reorganizar rutinas y procedimientos.

3. Fijar periodos de descarga

Convivir con la tecnología y residir en la sociedad de la información te obliga a fijar límites. La necesidad de apagar cualquier dispositivo a partir de un determinada hora cada noche y darte un descanso el fin de semana en forma de desconexión total o reduciendo la actividad digital a la mínima expresión. El hecho de reconocer que hay un mundo ahí fuera nos ayuda a mantener una distancia necesaria. Recarga y aléjate de la obsesión.

Fijar límites también vale para las relaciones con los demás. Por una cuestión de educación, y de saber establecer prioridades, no te conectes ni te dediques a chequear tus cuentas mientras estás en compañía.

4. Crear rutinas de trabajo y hábitos

El secreto de la productividad no está en la herramienta, ni siquiera en el método, sino en los hábitos y las rutinas. Antes de incorporar sofisticación a través de un dispositivo, o de un software, pregúntate que no funciona en tu rutina. Desarrollar hábitos como la recopilación y procesar a diario, rutinas como la revisión diaria y semanal para fijar prioridades para mi han supuesto marcar la diferencia.

Una vez contamos con unas base solida llega el momento de entrar en el plano digital para dinamizarlo. Es el momento de incorporar una app o un dispositivo para hacerlo más fácil y rápido, no para complicar tus rutinas. El secreto es encontrar la forma de hacer un uso natural e integrado con tu forma de trabajar.

Estos puntos deben ayudarnos a cambiar el marco mental para percibir los dispositivos y la red como una herramienta a utilizar. Un recurso no un comodín a para matar el tiempo delante de la pantalla o sustituir las relaciones reales. Criterio para escoger, definir límites y una forma de actuar para no acabar desbordado o enganchado.

Imagen vía Mi vieja brujula bajo licencia Creative Commons