Objetivos del rendimiento de un ERP en los Procesos de Negocio (Parte II)

En el artículo anterior definimos los distintos conceptos que toman parte en todo proyecto ERP. Y más concretamente en los procesos de negocio. A continuación desglosaremos cada uno de ellos que, aunque se explican por sí solos, debemos considerar ciertos puntos.

Proceso de negocio actual.

Todas las organizaciones en el mundo funcionan de una manera u otra, tengan o no sus procesos de negocio formalizados. Basándonos en este funcionamiento de base obtenemos la pauta para que se genere la mejora continua, adaptándonos así al cambiante entorno empresarial de la actualidad y al rápido movimiento de las tendencias a nivel mundial. Siempre debemos estar tanto generando tendencias como adaptándonos a las que aparecen cada día en nuestro entorno.

Proceso de negocio documentado.

Sí, siempre hay un desfase entre el actual y el documentado, esto se debe a la velocidad con la que se mueven las organizaciones, ya que aunque se lleve el proceso de negocio documentado de manera formal o bien no se lleve del todo, siempre habrá desfases entre el actual y el documentado. Algo importante es que todas las organizaciones tenemos nuestro proceso de negocio documentado de alguna forma u otra, ya sea con un documento formal o bien mediante correos electrónicos, notas, etcétera.

Proceso de negocio óptimo.

Toda organización tiene su proceso de negocio óptimo que, debido a lo cambiante del ambiente empresarial en el mundo, cambia vertiginosamente día a día. Este proceso de negocio, garantiza la mejor forma de trabajo para la organización, así como también maximiza el valor añadido que la empresa genera para el beneficio de sus clientes; sin embargo, dada su característica cambiante siempre es difícil de implementar en los proyectos de ERP. Nunca hay que perderlo de vista y debemos actualizarlo constantemente, ya que esto nos hará siempre competitivos y a la vanguardia en la preferencia de nuestros clientes.

Proceso de negocio deseable.

En la mayoría de los casos, el personal involucrado en definir el proceso de negocio de cada área dentro de la empresa, sabe qué es lo que quiere y lo que le gustaría tener para mejorar su área; sin embargo, no necesariamente es alguno de los otros procesos de negocio que aquí describo. En diferentes ocasiones al estar diseñando el proceso de negocio para una organización, me he topado con que la gente empieza a soñar con su proceso con gran ilusión y creyendo en que esa es la mejor forma para llegar a ser más eficientes y efectivos en su trabajo; sin embargo en la mayoría de las ocasiones se cae en la duplicidad de procesos, incluso el triplicar un mismo proceso con controles sin sentido, solicitudes de información irrelevante o actividades que más que aportar valor a la empresa, añaden burocracia o lentitud en la operación del día a día

Proceso de negocio lograble.

Dadas todas las circunstancias que viven las organizaciones con respecto a sus fuerzas, debilidades, carencias y situación de diversas índoles tales como físicas, económicas, de recursos humanos, etc. se debe tener en cuenta que el proceso de negocio óptimo no siempre se podrá implantar en la empresa. No tendría sentido alguno el establecer que el proceso de negocio óptimo se llevará a cabo, ya que por una razón u otra es imposible, es por eso que el proceso de negocio lograble es de suma importancia. Este es el proceso de negocio que sirve de base para sacarle todo el partido al proyecto de ERP instalado en la empresa u organización.

En resumen, un proyecto de ERP es primero un proyecto de negocio, después uno de tecnología y finalmente uno de personas, ya que primeramente se definen los procesos de negocio a seguir en cada área, para después automatizarlos con tecnología basada en hardware, comunicaciones y software y, finalmente, capacitar, entrenar y asesorar a las personas encargadas de cada uno de los procesos dentro de la compañía.