OPTIMA3®: Todo sobre el hábito de «Registrar»

«Registrar» es un hábito específico de OPTIMA3^® y tiene su origen en el hábito de «Capturar» o «Recopilar» de GTD^®.

El hábito de «Registrar» incorpora los últimos avances en neurociencia aplicada a la efectividad, dando lugar a un hábito más amplio que «Capturar», y con notables diferencias frente a este en cuanto a definición, propósito y características.

Qué es «Registrar»

Más que un único hábito, «Registrar» es un conjunto de hábitos, todos ellos con un fin común. Los diversos comportamientos que forman parte de «Registrar» están orientados a asegurar que todo elemento potencialmente relevante a nuestro alcance entre en nuestro sistema de organización personal. Veamos qué significa exactamente esta definición.

• Por una parte, algo se considera un «elemento potencialmente relevante» cuando existe la posibilidad de que quereramos o tengamos que a) decidir algo sobre ello y/o b) hacer algo con ello en algún momento.
• Por otra parte, cuando hablamos de algo «a nuestro alcance» nos referimos tanto a elementos que ya están a nuestro alcance, como a otros que aún no lo están, pero podrían estarlo si quisiéramos.
• Por último, cuando decimos que «entre en nuestro sistema de organización personal» significa que pase a formar parte, por un medio u otro, de un sistema de organización propio, externo (es decir, fuera de nuestra mente) y de confianza.

A partir de ahora, utilizaré la expresión «mente extendida» para referirme a este sistema de organización propio, externo y de confianza.

Por qué «Registrar»

Son muchas las personas que apuntan cosas, generalmente «tareas», es decir, recordatorios de cosas que tienen que hacer.

El problema es que la utilidad real de apuntar «tareas» es muy limitada.

• En primer lugar, porque apuntar directamente tareas impide enfriar el pensamiento, lo que significa que sistemáticamente se decide «en caliente», es decir, de forma impulsiva y emocional, con los riesgos que ello conlleva, como por ejemplo el de «sobre-compromiso»
• En segundo lugar, como todo lo que se apunta son «tareas», es decir, «trabajo», el cerebro se resiste a apuntar nada que no considere estrictamente necesario. Esto hace que se pierdan ideas, posibilidades, etc. y también facilita que se nos olviden cosas, sobre todo aquellas que no parecía imprescindible apuntar la primera vez que aparecieron. Estos olvidos dan lugar al «estrés por frustración».
• En tercer lugar, al contener únicamente «tareas», nuestro sistema está permanentemente incompleto, lo que impide contar con una «mente externa», ya que para ser de confianza necesita estar completa. Carecer de una «mente externa» es la principal causa de las autointerrupciones.

También hay personas que no apuntan nada, ni siquiera «tareas». En este caso, las razones por las que tienen que «Registrar» son obvias.

Para qué «Registrar»

«Registrar» sirve para tres propósitos distintos: enfriar, recordar y confiar.

• Por una parte, «Registrar» permite desarrollar el hábito de «enfriar el pensamiento», acabando con el inefectivo hábito de «decidir en caliente». Esto nos ayuda a decidir mejor, es decir, a mejorar nuestra eficacia personal.
• Por otra parte, «Registrar» es el primer paso hacia la posibilidad real de «acordarse siempre de todo sin necesidad de recordar nunca nada», ya que garantiza que todo elemento potencialmente relevante entre en nuestra «mente extendida». Esto evita el «estrés por frustración».
• «Registrar» asegura que nuestra «mente extendida» siempre esté completa, que es el primer requisito para que pueda ser de confianza. Esto limita considerablemente las autointerrupciones.

Además de servir para estos tres propósitos, «Registrar» juega un papel clave en la eficiencia personal, es decir, en la «gestión eficiente de la atención», ya que:

• «Registrar» es la forma efectiva de gestionar una «brecha atencional», minimizando su impacto negativo, al reducir la atención reactiva.
• «Registrar» facilita tanto la atención proactiva como la atención receptiva, ya que hace posible «estar a lo que estás», sabiendo que todo lo demás está bajo control en nuestra «mente extendida».

Formas de «Registrar»

Podemos observar el hábito de «Registrar» desde dos perspectivas distintas: la del elemento registrado y la de la persona que registra.

• Desde el punto de vista del elemento registrado, hablaremos de «Registro Activo» y «Registro Pasivo».
  • El «Registro Activo» es aquel en el que la persona interviene directamente en el momento en que se registra el elemento.
  • El «Registro Pasivo» es aquel en el que la persona no interviene directamente en el momento en que se registra el elemento.
• Desde el punto de vista de la persona que registra, hablaremos de «Registro Proactivo» y «Registro Reactivo».
  • El «Registro Proactivo» es aquel en el que la persona lleva a cabo una o más acciones destinadas a registrar el elemento, o elementos, antes de su aparición.
  • El «Registro Reactivo» es aquel en el que la persona lleva a cabo una o más acciones destinadas a registrar el elemento después de su aparición.

Qué «Registrar»

En OPTIMA3^® se registran «cosas». Esto es muy importante, ya que «Registrar» bien implica hacerlo sin pensar ni decidir.

La consecuencia de «Registrar» algo, sin pensar ni decidir sobre ello, es que es imposible «saber» a ciencia cierta qué es lo que estamos registrando; tan solo podemos suponerlo. Es absurdo por tanto aplicar cualquier tipo de clasificación (importante/urgente, personal/profesional, etc.) al «Registrar».

En el momento en que registramos un «elemento potencialmente relevante», deja de ser «elemento» y pasa a ser «cosa». Una «cosa» es, por definición, un elemento «difuso». Eso significa que, antes de poder hacer nada con ella, será necesario transformarla en algo «concreto». Este paso se lleva a cabo posteriormente al «Evidenciar».

Cómo «Registrar»

Puesto que todo lo que se registra son «cosas», en OPTIMA3^® todos los elementos registrados tienen que ser nombres y únicamente nombres.

Esto significa que al «Registrar» hay que evitar usar verbos, ya que en OPTIMA3^® las expresiones que contienen verbos son acciones o resultados, nunca «cosas».

Por otra parte, «Registrar» tiene que hacerse de la manera más eficiente posible, lo que significa que hay que «Registrar» con el menor número posible de palabras. Lógicamente, tenemos que asegurarnos de que, cuando vayamos a «Evidenciar» el elemento registrado, sepamos de qué «cosa» se trata.

Cuándo «Registrar»

Aquí el criterio es sencillo y aplica únicamente al «Registro Activo/Reactivo», es decir, aquel en el que la persona interviene directamente después de la aparición del elemento.

La forma óptima de «Registro Activo/Reactivo» es el «Registro Instantáneo», es decir, «Registrar» el elemento en el mismo momento en que aparece por primera vez. Lo ideal es generar un automatismo que haga que la aparición de cualquier elemento potencialmente relevante active de manera inconsciente este mecanismo de «Registro Instantáneo».

En consecuencia, dejar pasar tiempo, aunque sea poco, entre la aparición del elemento y su registro debe considerarse una mala práctica, ya que dificulta el desarrollo y mantenimiento del hábito. También debe considerarse una mala práctica no «Registrar» los elementos potencialmente relevantes la primera vez que aparecen.

Dicho lo anterior, existe una alternativa al «Registro Instantáneo» y es el «Registro Diferido», que consiste en hacer una pausa en la actividad y dedicarla en exclusiva a «Registrar» todos los elementos que no se registraron en el momento de su aparición y que por tanto siguen «en la cabeza».

Dónde «Registrar»

«Registrar» es algo que puede hacerse «con algo» o «en algún sitio».

En OPTIMA3^®, tanto las herramientas con las que registramos o se registran «cosas», como los lugares en los que registramos o se registran «cosas», se llaman «registradoras».

Máxima libertad en este aspecto y un único consejo: cuantas menos «registradoras», mejor, pero todas las necesarias.

El tipo y número de «registradoras» es algo que cada persona tiene que definir. El criterio es  doble.

Por una parte, hay que ser capaz de «Registrar» activamente todos los elementos potencialmente relevantes en el momento de su aparición.

Por otra parte, hay que asegurar también que el resto de elementos potencialmente relevantes no capturados activamente se registre pasivamente donde corresponda.

La buena práctica es simplificar al máximo la infraestructura de registro, pero siempre asegurando su plena funcionalidad. Habrá personas que prefieran soluciones más sofisticadas y otras personas que opten por soluciones más sencillas.

En cualquier caso, se trata de «Registrar» todo lo necesario, a la primera, y con el mínimo esfuerzo.

Conclusión

La neurociencia ha dejado patente nuestra predilección por utilizar el «sistema de pensamiento caliente», que nos «ahorra» tener que pensar y decidir, y sustituye este esfuerzo por una cómoda elección, a menudo repleta de sesgos.

También ha hecho evidente la poca utilidad de nuestra memoria como gestor de recordatorios y, en consecuencia, la necesidad de apoyarnos en algún tipo de «mente externa».

La falta de una «mente externa» da lugar, además de a olvidos – con sus consecuencias – a un mayor número de autointerrupciones, y contribuye también al «estrés por frustración», ya que la mente nos recuerda generalmente las cosas cuando no podemos hacer nada al respecto.

Si quieres:

• Decidir mejor, porque has aprendido a «enfriar el pensamiento»
• Acordarte de todo sin tener que recordar nada
• Reducir las autointerrupciones de manera significativa
• Eliminar el «estrés por frustración»
• Disparar tu creatividad al liberar tu mente y
• Aumentar tu efectividad, gracias a «estar a lo que estás» en todo momento…

El camino para conseguirlo está claro, y su primer paso también: aprende, desarrolla y practica el hábito de «Registrar».

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