Organizaciones sin papel

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El título de esta entrada parece un poco utópico pero si hemos de ser coherentes con aquello que predicamos en cuanto a ecología y cuidado del planeta, cada vez hemos de ir disminuyendo el uso del papel, material fetiche para los románticos y de museo para los digitalizados.

Pero ¿qué ocurre con la productividad? El archivo analógico supone un gran atraso para las organizaciones. ¿Cuanto tiempo se tarda en recuperar un documento de hace sólo un mes? Debe tener la organización un maravilloso sistema de archivo como para localizarlo en tan sólo unos minutos. Esto si que me parece utópico, sobre todo en las pymes. Cualquier sistema de archivo en el que tardemos más de 1 minuto en recuperar o archivar un documento no será productivo. Esto en formato analógico, a nivel personal, puede funcionar aplicando ciertos criterios, pero en una organización tengo mis dudas.

En mi opinión cualquier tipo de organización debe disponer de dos sistemas de archivo bien diferenciados. Uno definitivo en el que se almacenen todos los proyectos finalizados y todo el resto de documentación de curso normal de la actividad de la organización. Y por otro lado debería disponer de un sistema de archivo de referencia y apoyo individualizado para cada miembro de la misma. El archivo de referencia y apoyo de la organización sería el de la suma de cada uno de los individuales. ¿Es esto posible? En mi opinión en un mundo 1.0 es realmente complejo, pero si nos desplazamos de versión, hacia el 2.0, un rotundo si. Imagina lo que sería localizar cualquier documento en prácticamente unos instantes. ¿Es esto productivo?

¿Y que pasa con la seguridad? Me preguntaba el otro día un cliente. Cuando pagas con la tarjeta de empresa una comida de trabajo, se la das al camarero, se la lleva, te cobra y te la devuelve. En ese mimo instante ¿te preocupas por la seguridad de tu dinero? Le conteste. Plantearse en un mundo 2.0 la seguridad y confidencialidad de los datos me parece un poco absurdo. ¿Hay que prevenir?. Un rotundo si, al igual que pones una alarma en la oficina o un candado a la bicicleta.

¿Y la protección de los datos? No todos los servicios, sobre todo los basados en la nube ofrecen las garantías necesarias, pero los hay que si garantizan la propiedad y la disponibilidad de tu información o el de tu organización en todo momento. Antes de acogerte a una solución tecnológica infórmate de ello.

¿Qué ocurre con la validez de ciertos documentos? Hoy en día los documentos digitales tiene casi el mismo valor y si encima van firmados digitalmente aún mas. Saber sobre papel que es lo que estaba escrito antes de la firma o el sello es prácticamente imposible. Sin embargo esto no ocurre con los documentos firmados digitalmente ya que dicha firma se genera a partir del contenido del propio documento. Hoy el día a nivel legal se pueden emitir factura digitales y hacer infinidad de trámites en la administración sin el uso de ningún tipo de papel. Prácticamente no hay límites.

¿Cuales son la barreras que deben superar las organizaciones para dar el salto? En primer lugar rediseñar todo su sistema de gestión documental. Ya no se puede seguir almacenando información tal y como se hacia antes. Esto precisa de establecer una serie de protocolos a la hora de procesar todos los contenidos con el objeto de convertir los átomos en bits. En segundo lugar dar el salto al mundo 2.0. Buscar la tecnología adecuada para poder implementar el sistema de almacenamiento definido.

¿Y que os parece si hablamos de longevidad? El otro día tuve que buscar un documento que llevaba más de 5 años guardado y cuando lo saque de la caja, casi se me deshace en la mano. Esto no ocurre con los documentos digitales. No sufren este problema

Y para terminar la reducción de espacio. Una organización sin papel puede reutilizar el espacio, por ejemplo, para dar mejores condiciones laborales a sus personas y equipos.

El concepto de oficina sin papel surge sobre el año 1940, pero no es hasta la aparición de internet y la revolución de las comunicaciones cuando empieza a considerarse en serio. Reconozco que a nivel personal, el salto es mas simple que a nivel organizacional, pero la inversión merece plenamente la pena. ¿Te atreves a dar el salto desde el archivo 1.0 al 2.0? ¿Quieres contarnos como lo hiciste?