¿Por qué es tan difícil delegar?

por Rosa Ortiz

¿Sueles ocuparte de TODO en tu negocio? ¿Te gusta que las cosas se hagan “a tu manera”? ¿Con que frecuencia dices “es mejor si lo hago yo”?

Si eres como la mayoría de emprendedores, te gusta que las cosas se hagan de cierta forma y sueles cargar sobre tus espaldas una gran cantidad de tareas. Incluso puedes estar convencido de que tu misión en el mundo es acaparar tareas y de que vives rodeado de ineptos.

Con esa creencia resulta fácil caer en la trampa de hacerlo todo por uno mismo.

Hacerlo todo es como llenar un vaso de agua hasta el tope. Si intentas andar con el vaso lleno hasta el borde te das cuenta de lo fácil que es derramar el agua. Tu vaso ha alcanzado su capacidad máxima, está en el punto de derramamiento.

Con frecuencia los emprendedores llenan su tiempo hasta el punto de derramamiento, hasta el límite de su capacidad de trabajo.

Todos tenemos diferentes capacidades de trabajo y es tu decisión determinar cuánto debes o no debes trabajar. Sin embargo, si te sientes cansado, estresado, agotado y notas que no tienes suficiente tiempo para ti y tu familia significa que tu vaso está en el límite, en su punto de derramamiento. Estás lleno y eso, no es saludable.

Por el contrario, ¿qué ocurre si coges ahora otro vaso y vacías el 20% del contenido del primero en el segundo vaso? ¿Te das cuenta de que es mucho más fácil sostener y moverse con el vaso de agua?

A pesar de que resulta evidente que traspasar sólo ese 20% de agua a otro vaso te permite liberar tiempo, la realidad es que muchos emprendedores no delegan.

¿Por qué es tan difícil delegar?

En mi opinión a los emprendedores les resulta difícil delegar por alguno de estos motivos:

1. Creen que sus tareas son demasiado fáciles y no vale la pena pagar por ello

2. Piensan que son demasiado difíciles y sólo ellos pueden hacerlas

Con frecuencia pensamos que somos los únicos capaces de hacer un buen trabajo en lo relativo a nuestra empresa o negocio. Eso puede ser correcto en algunos casos. Sin embargo, el hecho de que puedas hacer una tarea mejor que otra persona no implica que ocuparte de ella sea hacer un buen uso de tu tiempo.

¿Vas a ser capaz de mantener ese ritmo de trabajo y encargarte de todo durante los próximos 2, 3, 4,5… años?

¿Crees que todos los emprendedores y empresarios de éxito lo hacen todo por sí mismos en su negocio?

3. Miedo a perder “el control”

Delegar es una de los retos más duros y difíciles para un emprendedor, una auténtica prueba de fuego, puesto que sobretodo delegar significa “soltar”. Ceder el control de una tarea a otra persona puede ser desalentador, pero si quieres sacar adelante tu emprendimiento, delegar responsabilidades es esencial.

4. No saber cuándo delegar

A veces es difícil decidir cuál es el mejor momento para delegar. En mi opinión, es el momento de delegar tareas si:

-Tienes un amplio conocimiento del procedimiento

-Existen otras prioridades mayores de las que solo tú puedes ocuparte

-Alguien puede hacer la tarea más deprisa y mejor – Si otra persona es capaz de hacer esa tarea tan bien o incluso mejor que tú ¿por qué no permitírselo?

-Te enfrentas a tareas que requieren una habilidad o un conocimiento particular – Se trata de tareas para las que se requiere experiencia si se persigue el objetivo de hacerlas bien. Por ejemplo, programar páginas web, diseñar…

Quizás haya algo que te salga más barato si lo haces tú, pero eso no significa que tengas que dedicar tu tiempo a hacerlo.

5. No saber qué delegar

El proceso de decidir qué tareas delegar se vuelve más fácil si empiezas por decidir qué no delegar. Existen 2 clases de tareas que, en mi opinión, no hay que delegar:

• Las tareas estratégicas: Son las que requieren creatividad e innovación. Son claves para tu negocio porque que permiten el desarrollo profesional de la empresa. Delegar esas tareas es como ceder el timón de tu barco a otra persona y que ella decida el rumbo del mismo.
• Las tareas que constituyen tu “arte”: Tu arte es aquello que tú haces y nadie más hace, lo que te apasiona. Quizá tu arte es diseñar, programar, escribir o encargarte de la atención al cliente. Sea lo que sea es tu esencia, lo que te define. Conozco a un dueño de un negocio millonario que se dedica al marketing por Internet. En su negocio no se ocupa de muchas otras tareas, pero escribe personalmente los correos electrónicos que envía a sus clientes todos los días. Lo hace porque en eso consiste su “arte”.

El resto de tareas son potencialmente delegables y eso incluye:

• Tareas sistematizadas o repetitivas – Son tareas con estructuras ya hechas que sólo necesitan de un seguimiento.
• Tareas rutinarias
• Tareas que no tienes tiempo de hacer-  Son tareas claramente definidas que te requieren bastante tiempo. Quizá no son necesariamente rutinarias, pero de prioridad moderada
• Tareas que implican resolver problemas
• Tareas que no te gusta o no se te da bien hacer

El objetivo de delegar es liberar tu tiempo para dedicarte a tu “arte” y a los temas que harán que tu emprendimiento avance. Cualquier tarea que no cumpla alguno de estos dos criterios es delegable, en mi opinión.

El siguiente paso consiste en aprender cómo delegar y empezar a hacerlo. Delegar es un hábito y como todos los hábitos requiere práctica y disciplina para hacerlo bien.

La próxima vez que vayas a decir “Ya lo hago yo”, plantéate si se trata de una actividad estratégica para tu emprendimiento o si es algo que te apasiona hacer. Si no es así, delégala.

La cuestión importante no es si eres capaz de hacerlo todo (¡quizá lo eres!), sino si ocuparte personalmente de todas las tareas es hacer un buen uso de tu tiempo.

Si quieres optimizar el uso de tu tiempo, delegar es esencial. Sólo hay que tener en cuenta que a menudo existen otras formas de “hacer las cosas bien”.

Me encantaría conocer tu opinión sobre este artículo ¿Cuál es tu motivo para no delegar? ¿Sueles delegar algún tipo de tareas? Te espero en los comentarios

Autora, Rosa Ortiz – apasionada de la productividad personal y autora del blog Como Organizar El  Trabajo. Ayuda a emprendedores a mejorar su organización y productividad  a través de sus artículos y con su reciente servicio de consultoría (info@organizatutrabajo.com).