Disponer de una metodología de productividad realmente eficiente es clave en todos los aspectos de la vida, no solo en el laboral. Una de las más conocidas es GTD. Esta metodología de productividad nos permite organizar todos los aspectos de una manera eficaz, aunque su adopción no suele ser realmente sencilla. Con esta publicación comienzo una serie de posts en la que explicaré sus fundamentos para animar a aquellos que estén interesados en adoptarla a profundizar.
La serie de posts introductorios sobre GTD consta de las siguientes entradas:
- Productividad personal con GTD
- Capturar en GTD
- Clarificar en GTD
- Organizar en GTD
- Reflexionar en GTD
- Actuar en GTD
- La perspectiva del GTD
- La implementación de GTD
¿Qué es GTD?
GTD (Getting Things Done) es una metodología de productividad personal desarrollada por David Allen y publicada en un libro del mismo nombre en 2001 (la edición en castellano del libro se tituló " Organízate con eficacia "). La idea básica detrás de GTD es liberar la mente de las tareas pendientes. Almacenándolas en un lugar específico que sea de fácil acceso, de modo que para saber lo que hay que hacer en cada momento solamente se tenga que consultar en este. Permitiendo de esta manera la concentración en las tareas a realizar en cada momento en lugar de tener que recordarlas. Reduciendo así el estrés que conlleva tener que recordar todas las tareas pendientes.
Una metodología de productividad personal
GTD es una metodología de productividad personal, no para la gestión de equipos. El objetivo de esta es poder ayudarnos a seleccionar en cada momento las tareas que vamos a realizar entre las que tenemos pendientes. Conociendo en cada momento las que dejamos sin hacer. Reduciendo de esta manera el estrés que provoca no ser consciente de todo aquello que está pendiente y si esto que desconocemos puede provocar un problema en el futuro. Evitando de esta manera sorpresas desagradables. El hecho de conocer todo aquello que está pendiente no evita la aparición de los problemas, pero nos permite anticiparnos a las consecuencias.
Así en GTD no debemos entender "productividad" como hacer más tareas al mismo tiempo. Sino que como una mejor gestión de este tiempo. Adoptar GTD no va a permitirnos escribir más rápido, sino a seleccionar sobre qué escribir en cada momento.
En el caso de adoptar GTD, es aconsejable hacerlo para todos los aspectos de la vida (profesional, personal, aficiones, ...). Aplicarlo solamente en unos no permite gestionar correctamente todos los frentes abiertos, ya que algunos no estarán gestionados, provocando el estrés que buscamos eliminar.
Selección de las tareas por contextos
Las metodologías de productividad personal deben ayudarnos a seleccionar cuál de todas nuestras tareas es la ideal en cada momento. Para ello en GTD se usan los contextos. Entendiéndose por contexto todo aquello (incluyendo el material, la ubicación o las personas) necesarias para llevar a cabo la tarea. No se usa un criterio de prioridad o urgencia, ya que, aunque algo sea "urgente", si no se dispone de los recursos necesarios no será posible realizar la tarea. Siendo mejor focalizar la atención en las tareas que se pueden finalizar en ese preciso momento. Por ejemplo, un contexto puede ser "teléfono", donde se apuntarán todas las llamadas pendientes y únicamente se consultará cuando se den las condiciones para realizarlas.
Así, al asignar un contexto a cada una de nuestras tareas pendientes, el simple hecho de seleccionar uno es un poderoso filtro para reducir el número de opciones. Algo que facilita la selección. En este punto, para realizar la selección final, se puede usar la prioridad, el tiempo (puede terminarse en el tiempo disponible) o la energía (requiere una alto o bajo nivel de concentración) para la selección final.
Abordar las grandes tareas
Uno de los principales problemas que lastran la productividad personal es el hecho de que nos gusta tachar tareas. Nos gusta la sensación de finalizar. Por eso, a pesar de que parezca contradictorio, las grandes tareas, aquellas que requieren varios pasos intermedios para poder ser finalizadas, son habitualmente pospuestas debido a que las pequeñas pueden ser tachadas con mayor facilidad. Dejándolas muchas veces pendientes por meses. Además, recordar cada uno de los pasos necesarios cuando se puede llevar a cabo es otro problema. Nuestro cerebro no funciona de esta manera, se acuerda de las cosas cuando quiere no cuando es necesario.
Esto es algo que podemos ver por ejemplo en las pequeñas tareas de mantenimiento del hogar. Aquellas que, en el caso de disponer de las herramientas y repuestos necesarios, se podría finalizar en pocos minutos, pero muchas veces están pendientes durante meses. Al acordarnos de ellas solemos dejarlo debido a que no es posible abordarlas en ese momento, nos falta el material que debemos conseguir antes. Pero, cuando podemos comprar el material en la tienda, no nos acordamos de ello.
Los proyectos en GTD
Para solucionar este tipo de problemas GTD propone convertir estas tareas en proyectos e incluir en ellos únicamente tareas que requieren una única acción para ser completadas. Ya que en GTD los proyectos se definen como toda aquella tarea que requiere más de una acción. Así la tarea de mantenimiento será un proyecto con diferentes tareas como comparar los repuestos y reunir el material.
La división de tareas en proyectos junto a los contextos es algo que facilita estas grandes tareas. Generalmente cada una de las acciones del proyecto requiere diferentes contextos, puede ser un lugar como la tienda o una persona a la que necesitemos pedirle ayuda, por lo que cuando nos encontremos en uno de ellos podremos finalizar cada uno de los pasos necesarios.
Pasos de la metodología GTD
La metodología GTD propone un método en cinco pasos para organizar nuestras tareas. Siendo recomendable implementar estos tal como indica la metodología sin modificarlos para que se adapten mejor a nosotros, ya que esto suele ser una de las principales causas por la se falla en la adopción. Los cinco pasos de GTD son:
- Capturar o recopilar: guardar en una o varias bandejas de entrada ("inbox") todas las cosas pendientes de hacer.
- Clarificar, aclarar o procesar: definir qué es cada una de las cosas que se han guardado en la bandeja de entrada, identificando si estas son tareas, proyectos, eventos o no requieren ninguna acción.
- Organizar: una vez procesadas las tareas se tienen que organizar en función de áreas de responsabilidad y los contextos necesarios para ser realizadas.
- Reflexionar o evaluar: la metodología incluye varias revisiones periódicas de la evolución de las tareas y de los objetivos.
- Actuar o hacer: la fase final y la más importante en la que se llevan a cabo las tareas pendientes en función de los contextos en los que nos encontramos.
Saber más de GTD
Conocer en detalle la metodología GTD es algo que requiere bastante más tiempo del que le he dedicado en esta entrada. Para profundizar en ella en las próximas semanas publicaré entradas sobre cada uno de los pasos de la metodología.
Aún así, si realmente estás interesado en adoptar la metodología, o simplemente saber más de ella antes de continuar, existen múltiples fuentes para ello. En castellano, uno de los mejores es el blog de José Miguel Bolívar Optima Infinito. Por otro lado, en inglés una de las mejores fuentes de información es la web de la David Allen en la que podréis encontrar múltiple información y recursos.
Otra alternativa para profundizar en GTD son los libros. Para iniciarse en castellano quizás la mejor opción sea el libro " Productividad personal " de José Miguel Bolívar. Un libro en el que, con gran claridad, se explican los fundamentos de la metodología, las mejoras prácticas para implementarla y algunos de los errores que se cometen al adoptarla.
Además de este libro también se pueden consultar los publicados por el creador de la metodología David Allen. El texto de referencia, el cual da nombre a la metodología, es " Getting Things Done" para el que existe una traducción a castellano titulada " Organízate con eficacia". Además del libro original, también ha publicado cuadernos de trabajo con un enfoque más práctico que son una excelente guía para implementar la metodología.
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