Programar o planificar tus proyectos. ¿Qué es más eficaz?

Uno de los agujeros para la productividad de una persona es la forma de planificar. El exceso de entusiasmo y energía dedicado anticipar lo que se debe hacer engancha debido a la ilusión de control y progreso que genera.

La certeza nos hace sentir seguros pero planificar definiendo cada detalle de la actividad a realizar no es el camino, sólo es un sucedáneo convincente a nivel emocional que nos aleja de la realidad.

Una planificación intensiva siempre termina con la sensación de plenitud por haber definido los límites aparentes del proyecto y dibujado un camino para alcanzar el resultado.

¿Por qué no funciona?

No puedes saber que pasará mañana con la información que tienes hoy. En un proyecto de cierta complejidad pueden pasar mil cosas que te desvíen de la planificación inicial.

No poder disponer del tiempo que necesitabas durante uno o varios días, la imposibilidad de acceder a un recurso necesario para hacer el trabajo de forma imprevista (se ha cortado la conexión a Internet o no me arranca el coche para visitar al cliente)…

No. No sirven para nada los agujeros (o espacios de seguridad) que dejas en tu planificación para afrontar los imprevistos. Acabarán por ser insuficientes y se desbordarán.

Por no hablar del cambio de condiciones a más alto nivel. ¿Qué pasa si cambia el planteamiento de un proyecto? ¿Si se modifica el resultado a obtener?

El cliente para quien estás diseñando una web decide cambiar las especificaciones de una parte muy concreta. Te ves obligado a cambiar la planificación que ya habías hecho, a re-planificar para ajustarla al nuevo resultado.

Planificar o programar

En inglés hay dos palabras para definir diferentes perfiles de las personas que planifican:

• Scheduler es aquel que se dedica a identificar la actividad a realizar, asignarle una fecha de inicio y final o una fecha de vencimiento. En castellano le podríamos llamar programador.
• Planner es aquel que tiene una visión del proyecto. Descubre y profundiza en el propósito del mismo lo que condiciona las especificaciones y actividades del proyecto. En castellano lo llamaremos simplemente planificador.

Somos schedulers o programadores. Para la gran mayoría planificar consiste en enumerar la actividad a realizar para completar un resultado. Si lo aliñamos con un poco de cultura corporativa añadiremos fechas de vencimiento subjetivas a las acciones y dibujaremos un bonito diagrama de Gantt para presentarlo al responsable.

Ser un planner. Planificar de verdad

Ser un planner es una cuestión de actitud. Empezar por definir qué quieres conseguir, conociendo porque quieres conseguirlo, la necesidad de que lo motiva. Este primer paso condiciona las especificaciones del proyecto.

Volviendo al ejemplo de la página web para tu cliente, si lo que buscar es un medio digital para administrar los pedidos de los clientes en lugar de promocionar la empresa y sus productos, tal vez requiere de algo más parecido a una tienda online que a un web con blog…

Si quieres ir de vacaciones con tus hijos y el propósito es pasaros bien todos juntos condicionará el destino y las actividades que tenías pensadas hacer…

Es difícil y si trabajas en una organización puede ser una misión imposible. En una organización las formas de hacer están enquistadas. La ilusión de certeza y seguridad pesa más que la de efectividad real.

A pesar de no encontrarme en la situación intentaría rehuir la confrontación y decantarme por dar a conocer otras formas de preparar proyectos y actividades. Abrir la mente y cambiar detalles como las que menciono a continuación.

Como debe ser una planificación

Para conocer mejor y poner en práctica lo que significa planificar lee como realizar una planificación natural. El post comenta una forma práctica y sistematizada, gracias a la metodología GTD para realizar una planificación en 5 pasos integrando el propósito y visión del proyecto.

Tenemos tendencia a la sobreplanificació. Siguiendo la planificación natural te pedirá convertir la recopilación de conceptos e ideas generado en actividad a realizar. Proyectos y acciones.

No caigas en el error de planificar al detalle todo el proyecto. Prepara sólo las piezas que realices de forma más inmediata.

Evita las fechas de vencimiento. Aparte de las objetivas, impuestas por terceros, de lo contrario te verás obligado a ajustarse cada vez que haya un retraso, evitando la frustración generada.

Estos dos últimos puntos te han de ayudar a no caer en la re-planificación cada vez que un imprevisto aleje tu plan predefinido de la realidad.

Planificar es una actividad sofisticada que implica un alto grado de reflexión y razonamiento. Algo nada popular en nuestra sociedad. No te preocupes si no sale todo como esperabas, la práctica acaba por pulir los errores. Adaptate y fluye.