¿qué es la contabilidad y cómo implementarla en una pyme?

La contabilidad es la herramienta fundamental para la toma de decisiones financieras en una empresa. Es por ésta razón que queremos abrir el tema, enfatizando su importancia y cómo implementarla en una pyme.

En esencia, la contabilidad es una ciencia económica que trata sobre el registro, estructuración y presentación de las informaciones relativas al movimiento del dinero dentro una empresa.

Diferentes arqueólogos(as) han encontrado evidencia de cómo las civilizaciones antiguas llevaban relaciones y balances de las transacciones económicas de su época. Sin embargo, la contabilidad como la conocemos hoy día, tiene su origen en Roma (1494) de manos del fraile franciscano Luca Pacioli, matemático, el cual logró definir el principio básico que rige todo el sistema contable actual; que es conocido como partida doble.

Éste método parte de una balanza o equilibrio de las entradas y salidas de dinero en donde, de manera sencilla, para que algo entre (ingreso de dinero), algo tiene que salir (bien o servicio) y en el caso opuesto para que algo salga (egreso de dinero) algo tiene que entrar (bien o servicio). Esto hace que, al final del periodo, cuando se pasa balance a todo lo que transaccionó haya igual cantidad en las entradas y las salidas de dinero.

La razón de ser de toda esta introducción histórica y conceptual es contextualizar la importancia que tiene ésta disciplina en la gestión de una pyme. Una de las principales carencias que tienen las pequeñas y medianas empresas al igual que los/as emprendedores(as) es que le prestan poca o ninguna atención a la contabilidad.

De hecho, de acuerdo con la Primera Encuesta de Microemprendimiento llevada a cabo por el Observatorio de Empresas en Chile muestra que el 60% de ellos no tiene ningún tipo de contabilidad [1]. Mientras que en Colombia solo el 39% de los establecimientos llevan registros contables[2], lo que quiere decir que 61% no.

Ahora ¿ Por qué es importante la contabilidad en una empresa? Por dos razones básicas:

Organización

Cuando una pyme instaura un sistema de contabilidad lo primero que logra es organizarse. En otras palabras, establece orden en su gestión. Ya que a través de ella puede tener una panorámica más acabada y definitiva de cómo se está desempeñando económica y financieramente su empresa.

Al mismo tiempo que permite identificar cuáles son los rubros en los que hay que hacer énfasis y ajustes, de manera que se pueda extraer un mayor beneficio y tener elementos de juicio a la hora de tomar decisiones respecto del rumbo que debe seguir la empresa. De hecho, la contabilidad es la fuente de donde se alimenta el/la financiero(a) para analizar y hacer las proyecciones y planificaciones sobre la base del comportamiento de la empresa y el entorno económico del mercado.

Fiscalización

La segunda razón por la cual es importante es porque sirve como elemento de fiscalización de los diferentes estados o gobiernos de una nación.

Este es uno de los puntos álgidos para quien tiene una pyme o emprende un proyecto. Ya que la contabilidad formal implica exponer la información financiera a las autoridades, y por ende, tener que pagar impuestos. Lo cual hace que la persona "gane menos" sin embargo, esto no tiene que ser así.

Independientemente de cómo o qué tan justas sean las disposiciones impositivas de cada nación hay una realidad y es que en la medida en que existe un estadio de legalidad se abren más puertas. Esto a porque el fisco cada día está buscando cómo optimizar la recaudación y en dicha búsqueda crea sistema de validación que permitan rastrear qué hacen las empresas.

Esto tiene como consecuencia que la informalidad, de manera sutil, quede relegada a razón de que el resto de las empresas, que sí están registradas y que usualmente manejan grandes volúmenes necesitan el respaldo de sus erogaciones de manera que estas puedan ser deducidas. Sin embargo, si la pyme no está formalizada, entonces la validación no se puede hacer. Teniendo como resultado la marginación dentro del sector o la industria que pertenece.

Las implicaciones que vienen de la mano por la implementación de un sistema de contabilidad son variables y va a depender del tipo de negocio. Sin embargo, podemos proveer de algunas pautas generales que sirvan como punto de referencia para que pueda ser un proceso llevadero.

En primer lugar es necesario e inminente buscar la ayuda de un(a) contador(a). Estas son las personas encargadas y autorizadas legalmente para llevar a cabo esta tarea. El modelo de empresa tradicional, emplea a una persona o grupo de ellas para hacerse cargo de esto, sin embargo, en la actualidad este tipo de trabajo se subcontrata. Ya sea de forma directa con un(a) contador(a) o bien a través una empresa que se dedica a esto.

En el caso de las pymes quizás, por el tema de recursos, le convenga subcontratar este servicio de manera directa con un(a) contador(a) para que la carga en costos sea menor.

En segundo lugar, en la medida de sus posibilidades, instale un sistema automatizado o computadorizado en donde se lleven los registros. Aunque los sistemas manuales aún funcionan y pueden ser utilizados en la actualidad, son limitados y requieren de tiempo que puede ser valioso para la empresa. Por lo que existen un sin número de programas, tanto gratuitos como por paga, que se pueden implementar.

De hecho, existen varios que se manejan desde el internet. Para ello la opinión de quien le va a manejar los libros contables es primordial a razón de que, al final de día, quien va a estar encargado(a) de manejarlo será él/ella y, en la medida de lo posible debe sentirse cómodo(a) y familiarizado(a) con este.

Por último, establezca con su contador(a) los criterios del acuerdo en donde usted tenga reuniones periódicas de evaluación del desempeño financiero de la empresa. Recibiendo una explicación pormenorizada de los distintos rubros que la componen. Con el fin de extraer un mayor beneficio de la contabilidad.

[1] Primera Encuesta de Microemprendimiento consultado 17-01-2014

[2] Informalidad empresarial y laboral en pequeños comerciantes: nueva evidencia

para Colombia consultado 17-01-14