Reconquistando el correo electrónico

¿Qué tan importante es tu cuenta de correo electrónico para ti? ¿Qué tan necesario es el email para tu felicidad y tu bien-estar? Entonces, ¿por qué parece que tu vida gira alrededor de tu bandeja de entrada?

Si lo primero que haces por la mañana es revisar tu correo…
Si lo último que haces antes de ir a dormir es echar un vistazo a tu correo…
Si actualizas tu bandeja de entrada varias veces cada hora…
Si al aburrirte abres tu bandeja de entrada (quién sabe sí ha entrado algo interesante)…
Si te pones nerviosa si no puedes abrir tu email durante más de 12 horas…

… eres adicta al correo electrónico.

Y no me digas que para tu trabajo es imprescindible. O que siendo autónoma es necesario estar siempre disponible. Las dos sabemos que te mientes a ti misma, y te lo digo por experiencia.

La tarea inútil de preocuparte toda la noche

Cuando abres tu bandeja de correo electrónico, cada mensaje parece una pequeña tarea: algo tendrás que hacer, leer, decidir, responder, resolver, delegar o borrar. Ninguna de estas opciones te ayudará a dormir mejor o a concentrarte mejor en tu proyecto actual.
Justamente lo contrario: si revisas tus emails “por si acaso” le quitas calidad a cualquier cosa que hagas después. Parte tu cerebro se quedará en la bandeja de entrada, dándole vueltas a todas aquellas cosas que están pendientes todavía.

Si revisas los emails antes de ir a dormir, dormirás peor.

Si abres los emails antes de ir al cine, disfrutarás menos de la película.

Si lees tus emails antes de cenar con tu mejor amiga, no saborearás la comida.

Si actualizas tu bandeja de entrada antes de tu reunión, estarás menos presente.

Y aún así no puedes simplemente borrar tu cuenta de email como si fueras a dejar de fumar. Es una herramienta muy útil. Lo importante es que tu decidas cómo y cuándo usarla en vez de dejar que ella te dicte tu ritmo de vida.

Cinco pasos para reconciliarte con tu correo: menos es más

Hay dos opciones para reconquistar tu bandeja de entrada: reducir el número de correos que entra y gestionar tu propia interacción con estos correos. Si envías menos correos, recibirás menos respuestas. Si pones menos personas en copia, menos personas se verán obligados de responderte.

Para empezar: escoge una de las siguientes opciones para relajar tu mente.

Borrar / archivar

Recuerdo una compañera del trabajo que tenía casi 10.000 correos sin leer en su cuenta de correos, y hace mucho tiempo. No daba abasto de tanta cantidad y cada día que abría su Outlook se ponía tenso al ver el número. Hasta que un día decidió borrar todas aquellas mensajes que tenían más de tres semanas.

Primero los puso en una carpeta aparte, con la idea de cada día revisar unos 100 emails. Haciendo el cálculo (invirtiendo tan solo 30 seg por email le costaría 83 horas para echar este vistazo) decidió que no valía la pena y al final los borró todos. Resulta que lo importante raramente se queda pendiente tanto tiempo y lo demás… a lo mejor no vale la pena.

”Quiero darme de baja”

Algunos boletines los leo con gusto. Me encanta ver el recordatorio de mis blogs favoritos en mi bandeja de entrada. Lo que no me gusta tanto es la avalancha de publicidad que parece inundar mi bandeja de entrada. Así que ya casi de forma automática me dirijo al final del email y busco aquellas palabras mágicas: quiero darme de baja / date de baja / unsubscribe.

Horarios fijos y una alternativa

Reducir la avalancha de emails no necesariamente tiene un efecto sobre tu frenesí de actualizar tu bandeja de entrada cada 10 minutos, aunque no haya entrada nada nuevo en ya 23 minutos! Así que necesitas algo más fuerte: un horario fijo en el que revisas tus emails.

A mi me funciona mejor definir dos horarios, uno a media mañana y uno a media tarde. El resto del tiempo pongo mi bandeja de entrada en pausa (en el caso de gmail hay una app para esto, si utilizas un programa o outlook, lo puedes poner en modo offline). Así puedo seguir trabajando con los emails actuales, sin que me despisten los emails nuevos.

¿Qué hago con los emails urgentes? Resulta que la mayoría de las personas ni se dan cuenta que he tardado 6 horas en responder. Y si realmente hace falta, me llaman al móvil. Eso sí, como saben que solo veo el email en horarios concertados, tampoco ellos se agobian si no respondo enseguida.

Decisiones inmediatas

En el mejor de los casos abrirás cada email una única vez, cómo mucho dos veces (para responder). No postergas tus decisiones: si la respuesta es sí, dilo. Si no te apetece o no te encaja, avísalo. Si el email requiere que hagas algo, ponlo en tu lista de tareas. No te pases horas y horas en tu bandeja de entrada, abriendo emails que ya has visto cinco veces. Invéntate un sistema.

Respuestas concisas

Y finalmente: si envías menos emails, recibirás menos respuestas. Si tus emails son claros, concisos e indican cuando necesitas una repuesta y cuando no la necesitas, reducirás las repuestas confusas y sin sentido.

Imagina si que por cada correo tuvieras que pagar 37 céntimos (como si fuera una carta): ¿No te asegurarías que sean comunicaciones de calidad?

¿Qué tal tu relación con tu correo?