Reflexionar en GTD

En tres publicaciones anteriores se han mostrado los pasos necesarios para poner en marcha un sistema de productividad basado en GTD. El cual comienza con la captura de todas aquellas cosas que son relevantes o pueden ser de interés para nosotros. Una vez capturadas estas es necesario clarificar cada una de ellas para saber qué son concretamente e identificar si requieren alguna acción o no. Para finalmente organizar estas en función de su naturaleza. En este punto, si los pasos anteriores se han realizado de forma correcta, ya se ha conseguido construir un sistema de productividad fiable, aunque no es estable. A medida que pase el tiempo aparecerán nuevas cosas y otras se irán completando, por lo que es necesario revisar de forma periódica que el sistema continúa siendo válido. Esto es lo que se hace en la cuarta fase de la metodología GTD: Reflexionar.

Esta entrada forma parte de una serie introductoria sobre GTD que consta de las siguientes entregas:

Evaluar o reflexionar en GTD

En la traducción al castellano de la primera edición del libro "Organízate con eficiencia" de David Allen la cuarta fase de la metodología GTD se tradujo como evaluar. Posteriormente en la traducción del libro " Haz que funcione" y la segunda edición de " Organízate con eficiencia" esta se tradujo como reflexionar. Por otro lado, José Miguel Bolívar en su excelente libro " Productividad Personal " apunta que en castellano posiblemente sea mejor llamar a esta fase revisar. Personalmente creo que en este caso todas las traducciones son adecuadas, aunque usaré la última traducción de los libros de David Allen.

Algo que sugieren la mayoría de los expertos en productividad personal, no solamente en GTD, es que el hábito de evaluar o reflexionar es uno de los más importantes. Por lo que posiblemente esta es la fase más importante de la metodología. Las fases anteriores a esta permiten conseguir un sistema fiable en un momento del tiempo, pero no uno estable. A medida que pasan los días surgen nuevos temas y otros se van cerrando, por que es necesario reflexionar continuamente sobre la validez del sistema construido.

Una cosa importante es que reflexionar en GTD hace referencia a tres hábitos diferentes, cada uno de los cuales se realiza con una frecuencia y finalidad diferentes. Estos tres hábitos son:

1. Reflexionar para decidir qué hacer
2. Reflexionar para mantener la fiabilidad del sistema
3. Reflexionar para ganar perspectiva

Veamos a continuación cada uno de estos hábitos en más detalle.

Reflexionar para decidir qué hacer

Al terminar cada tarea es necesario reflexionar para decidir qué hacer a continuación. Siendo este un hábito que se debe realizar varias veces al día. Para ello es necesario identificar la tarea más adecuada en base a la existencia o no de una fecha objetiva y los contextos que se encuentran disponibles en ese momento.

Reflexionar sobre el calendario

Al reflexionar para decidir qué hacer lo primero que se debe hacer es comprobar si existen en el calendario tareas con fecha objetivo que se pueden realizar en algunos de los contextos disponibles. Al ser estas las más importantes. Como ya se ha comentado anteriormente, una tarea con fecha objetiva es aquella que es necesario completar antes de un día en concreto. Perdiendo toda su validez en el caso de superar la fecha señalada. Por lo que, para que una tarea sea urgente esta debe tener una fecha objetivo cuyo vencimiento está cercano en el tiempo, por lo que se tienen que hacer lo antes posible. Si no tiene fecha objetivo no puede ser una tarea urgente, por lo que es posible posponerla sin que esto conlleve problemas.

Reflexionar sobre las futuras acciones

Las tareas con fecha objetivo son las que se tienen que hacer siempre en primer lugar, aunque falten meses para finalizar el plazo. Así no hay riesgo de llegar tarde. Si se dispone del contexto necesario y no hay ninguna otra tarea con una fecha anterior lo mejor es comenzar con esta.

En el caso de que no exista una tarea con fecha objetivo que se pueda realizar en el contexto actual, no se dispone del material necesario para ello, se procederá a consultar las listas de futuras acciones. Esto es, las tareas que no tienen una fecha objetiva asociada. Usando únicamente las de algunos de los contextos disponibles. Por ejemplo, si se está en la oficina no tiene sentido revisar las tareas que se tienen que realizar en casa, solamente las tareas de la oficina. Si las tareas se han organizado correctamente, entonces todas las que se encuentran en estas listas serán igual de complicadas y se podrá realizar cualquier de ellas.

Reflexionar para mantener la fiabilidad del sistema

El mantenimiento del sistema GTD que se ha construido anteriormente se lleva a cabo principalmente durante la revisión semanal. En la que se deben aclarar y procesar las nuevas taras aparecidas durante la semana, revisar posibles cambios en el calendario, comprobar las tareas del archivo de seguimiento, los elementos a la espera, las listas de próximas acciones y el contenido de la lista algún día. Siendo por lo tanto el elemento clave para mantener su fiabilidad. A pesar de esto, este es posiblemente uno de los hábitos más difíciles de adquirir ya que la requiere cierto tiempo para hacerlo correctamente y siempre existe la tentación de no realizarla alguna semana. Por lo que es importante reservar una hora fija a la semana para ella y, en la medida de los posible, también un sitio cómodo.

El hecho de realizar una revisión semanal en profundidad es un compromiso de la metodología GTD para mantener el sistema actualizado y válido. Aumentar la frecuencia de esta revisión no aporta ventajas. Es poco probable que el sistema se degrade en periodos más cortos, mientras que realizar una revisión diaria aumenta considerablemente el tiempo dedicado al mantenimiento del sistema. Por otro lado, reducir el número de revisiones sí que afectará al rendimiento del sistema, ya que es probable que este se degrade de manera considerable al transcurrir semanas sin una revisión.

La revisión semanal, al igual que el resto de los elementos de la metodología GTD, es un proceso sistemático que se tiene que hacer de una forma concreta.

Cómo hacer la revisión semanal

Los puntos para revisar durante la revisión semanal serían los siguientes:

• Vaciar todas las bandejas de entrada: comprobar que en todas las bandejas de entrada no queda ningún elemento sin aclarar ni procesar. Aclarando y procesando los elementos que sean necesarios. Esto es, según la metodología GTD todas las bandejas de entradas se tienen que vaciar y procesar, por lo menos, una vez a la semana. Siendo esta la frecuencia mínima, muchas bandejas de entrada, como puede ser el correo electrónico, deberán vaciarse con una frecuencia mayor en función del número de elementos.
• Revisar la semana pasada: comprobar la agenda y las tareas de la semana pasada. Es posible que durante esta semana se cambien las fechas de algunos compromisos, por lo que es necesario actualizarlos en el calendario, o algunos asuntos se resolvieron solos y ya no requieren atención en el futuro.
• Repasar la agenda para las próximas semanas: analizar las tareas programadas para las próximas dos o tres semanas de cara a preparar los compromisos pendientes.
• Inspeccionar el archivo de seguimiento: consultar el archivo de seguimiento para ver si ya es posible abordar algunas de las tareas de este. En caso de que sea así crear una próxima acción para los elementos que salen del archivo de seguimiento.
• Comprobar la lista de proyectos: es necesario comprobar que todos los proyectos tienen asociados una próxima acción o un elemento a la espera. Siendo necesario asignar alguno para los casos en los que no exista uno. Si no es posible asignar ninguna acción a un proyecto este debería cerrarse, ya que es algo que se encuentra fuera de alcance. Es posible que un proyecto tenga asociada más de una próxima acción siempre y cuando una no dependa de la otra y se puedan realizar en paralelo, pero lo normal es solamente una única acción.
• Analizar el contenido de las listas de próximas acciones: vaciando de las mismas los elementos que ya no sean de interés, tanto porque la tarea se hubiese completado durante la semana o ya no es necesaria.
• Examinar los elementos a la esperar: comprobando de esta manera si es necesario reclamar alguno de estos puntos a las personas sobre las que se ha delegado o seguir a la espera.
• Considerar los elementos de la lista "Algún día/tal vez": evaluando si existen elementos en esta lista que puedan activarse o sea necesario eliminar. Esta lista se debe revisar todas las semanas para evitar que pierda su sentido y se convierta en algo sin sentido. Solamente hay una excepción, no es necesario revisar aquellas listas que se consultan en base a un disparador (libros para leer, películas para ver, publicaciones para el blog, ...).

Reflexionar para ganar perspectiva

Finalmente, en la metodología GTD se encuentran las revisiones periódicas para ganar perspectiva, algo que se revisará en más detalle en una publicación posterior. Revisiones con una frecuencia menor que la semanal. En estas la idea es tomar perspectiva para alinear nuestras acciones con la visión, propósitos y valores de la nuestra vida.

Conclusiones

Reflexionar es la cuarta fase de la metodología GTD en la que se revisa el funcionamiento del sistema productivo poniendo esté a punto. Posiblemente es la fase más importante ya que es lo que garantiza el correcto funcionamiento a largo plazo, no solo para la próxima semana. La semana que viene se verá la quinta y última fase de la metodología: actual o hacer.

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