Como era de esperar, la factura electrónica vuelve a ser noticia. Lástima que hoy no lo sea por sus bondades y por esas ventajas que la han acompañado desde su aparición en nuestras vidas, sino todo lo contrario, por la circunstancia de que desde el pasado día 15 de enero es obligatoria para proveedores de la Administración Pública. Pero realmente la obligatoriedad no es el problema, sino el hecho de que se ha planificado mal su puesta en marcha y por el insuficiente servicio de soporte que están prestando las Administraciones a la hora de atender la ingente cantidad de problemas que han empezado a tener los primeros en presentar sus facturas, lo que está sembrando malestar e inquietud entre no pocas empresas.
Tanto si eres uno de los desafortunados que al final lo ha conseguido o si aún no has resuelto el problema que tienes encima, te interesará leer este artículo en el que voy a esbozarte algunas líneas sobre las principales trabas con las que vas a encontrarte y algunas ideas sobre la forma en que podrás resolverlas.
1ª) ADAPTACIÓN AL CAMBIO A DESTIEMPO
Como suele ocurrir con todo lo nuevo, solemos dejar para el final el hecho de adaptarnos a las normas y sistemas de trabajo, y en este caso, esta práctica ha supuesto un gran hándicap, ya que la factura electrónica tiene un componente técnico importante, sobre todo para usuarios no avanzados, es decir, la mayoría de nosotros, y no nos hemos preparado para este momento a pesar de que la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, lo anunció hace algo más de un año, por tanto, desde este punto de vista, podríamos decir que nosotros somos los primeros culpables de los problemas que estamos sufriendo al no habernos preparado adecuadamente.
2ª) ADMINISTRACIONES QUE AÚN NO ESTÁN ADHERIDAS A FACE NI A NINGUNA OTRA PLATAFORMA
No sólo existen algunas administraciones (normalmente ayuntamientos) que no están adheridos aún al punto general de entrada de facturas (FACe) o a alguna de las plataformas habilitadas, sino que hay un considerable conjunto de ellas que están adheridas pero todavía no están en producción. Ante esta situación me han preguntado muchos proveedores ¿Qué hago? Estoy obligado a utilizar el medio electrónico, pero el Ayuntamiento… no está aún preparado. En estos casos la respuesta que les he dado siempre ha sido la misma: Tendrás que preguntarles a ellos. Ellos han originado el problema, y ellos tendrán que resolvértelo. Lo que sí parece claro es que en estos casos, el proveedor seguramente sufrirá un retraso en el cobro de su factura.
Si quieres conocer la situación actualizada de Administraciones que se encuentran adheridas a FACe y en producción, referida a EE.LL, CC.AA., AGE y otras Instituciones, la encontrarás en el siguiente enlace: http://administracionelectronica.gob.es/PAe/FACE/informeface
3ª) PROGRAMA DE AYUDA FACTURAE CON ERRORES
Consciente la Administración del componente técnico importante que tiene la factura electrónica, allá por el año 2007, cuando se aprobó Facturae, el formato obligatorio de factura electrónica para contratar con las Administraciones Públicas (Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre), el entonces Ministerio de Industria y Turismo y la Agencia Estatal de Administración Tributaria, elaboraron un programa informático de ayuda que permitía generar estas facturas e incluso firmarlas electrónicamente, un trámite adicional y necesario a estos efectos. Desde entonces han ido apareciendo nuevas versiones del mismo hasta llegar a la actual versión 3.1, versión que encontraréis en https://facturae.gob.es, la página oficial de Facturae.
Sin embargo, el siguiente problema con el que nos enfrentamos es el hecho de que este software tiene errores, errores de tal calibre que no permiten alcanzar el fín para el que estaba previsto: generar la factura electrónica. A título de ejemplo os puedo citar que no permite grabar los códigos de la Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora, campos que son obligatorios a la hora de elaborar la factura electrónica.
Ante este problema, algunos afortunados hemos conseguido enterarnos que existe una nueva versión del programa, la versión 3.1.1, que corrige algunos errores y que se encuentra colgada en una dirección oculta. Esta nueva versión permite, previo registro en FACe/proveedores, informar manualmente los códigos de los Organismos Receptores de sus facturas (códigos DIR3) y enviar la factura al punto de entrada FACe directamente. Con ello el problema ha quedado resuelto.
Afortunadamente contamos con muchos manuales de ayuda para confeccionar el modelo de factura, que es tan completa que contiene todos los posibles supuestos que pueden darse, lo que también puede dificultar en ocasiones su elaboración.
Ante este hecho, yo me pregunto ¿Por qué no se informa en la página oficial que existe una nueva versión del programa y se evita así los dolores de cabeza que están padeciendo algunos proveedores? ¿Se trata tal vez de un “parche” más que de una solución? Lo deseable sería que el programa funcionara correctamente y se pudieran introducir los códigos sin problemas, ya que de utilizar esta nueva versión, los usuarios poco avanzados se encontrarían con otro problema añadido en el momento de registrarse previamente en FACe como proveedores: el tener que rellenar un campo PEM que es la parte pública del certificado digital que se utilizará en la presentación de la factura, que se obtiene del certificado X.509 codificado en base 64 (.CER).
En justicia tengo que decirte que no todo es malo y problemático. La gran ventaja de esta aplicación es que cuando consigas generar tu primera factura ya tienes todo hecho, pues te numera correlativamente las facturas, y te guarda todos los datos completos: proveedor, Administración Pública, forma y datos adicionales para el pago, cantidades, etc. Ello permite generar una segunda factura que fuera igual que la anterior en menos de medio minuto.
Si quieres ilustrarte sobre los comentarios/protestas sobre este asunto, en LinkedIn encontrarás un hilo de comentarios al respecto, aunque con un cierto nivel técnico.
4ª) FIRMA ELECTRÓNICA DE LA FACTURA
Como algunos trámites de los que tengamos que realizar en FACe requieren la firma electrónica (alta como proveedor o presentación de la factura electrónica en el registro), tendremos que utilizar la plataforma @firma, que está basada en Java y… ¡OJO!, debemos tener la versión correcta y bien configurada porque también podemos tener problemas. A estos efectos, FACe recomienda la versión 7, lo que no quiere decir que en determinados equipos que tengáis la última versión (8.31), también podáis utilizarlo, pero no está garantizado que esta última versión funcione en todos los casos.
5ª) PRESENTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA EN FACE
- A la hora de presentar la factura en FACe, que una vez firmada ha de estar tener la extensión “.xsig”, puedes optar por tres vías:
Presentación de forma manual a través de la opción prevista en la plataforma FACe (anexado de fichero), y superación de la validación que la misma hace del fichero. - Presentación directamente desde el software Facturae a través de correo electrónico. Para ello, debes configurar previamente en el mismo los datos de tu cuenta de correo (SMTP, Puerto, SSL, Correo autenticado, usuario, contraseña, dirección de correo y asunto). Lástima que los manuales no expliquen como queda acreditada la presentación de la factura en este caso.
- Mediante conexión Web-Service, para la cual existe un completo manual con las indicaciones precisas), y aún así, están surgiendo muchos problemas que son objeto de continuas líneas de debate en LinkedIn como ésta, o esta otra.
6ª) SERVICIO DE SOPORTE PARA LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Por último, como afirma SERES, para la resolución de los numerosos problemas que están acompañando la puesta en marcha de la factura electrónica obligatoria, no existe una fuente oficial donde se informe de manera clara y precisa sobre los temas que afectan a los distintos proveedores: Puntos de entrada operativos, información personalizada, soporte telefónico, etc. Los interesados buscan desesperadamente donde obtener información ya que el teléfono de soporte de FACe está colapsado y salta una grabación que te invita a plantear la consulta por correo electrónico, que es cierto que te contestan al día siguiente, pero a veces, no responden a las cuestiones que les planteas, limitándose a enviarte un correo estándar.
Podría asegurar que más del 90% de las Administraciones están desatendiendo las cuestiones y dudas que sus proveedores les están planteando, alegando que carecen de información y algunas, incluso alegan que no es un “problema” que tengan que resolver ellos. En mi modesta opinión, creo que las Administraciones deberían establecer un servicio de ayuda, aunque fuera básico, para la resolución de las incidencias que se están produciendo, al menos hasta que este nuevo régimen de obligatoriedad empiece a funcionar sin problemas.
Ciertamente, las cosas no se deben hacer así, y menos aún establecer un régimen de obligatoriedad sin tener debidamente preparada su implantación si tenemos en cuenta la complejidad de carácter técnico que puede tener para un gran porcentaje de usuarios que lo conforman básicamente las pyumes y micropymes.
RECOMENDACIÓN
En cualquier caso, la recomendación que os doy a este respecto es que utilicéis los manuales que están disponibles, las FAQs y las ayudas que se ofrecen en distintas páginas oficiales, y si os fuera posible, asistáis a alguna de las jornadas, seminarios o cursos que se están impartiendo por toda la geografía.
Por si os resulta de interés, os informo que el próximo miércoles día 11 de marzo, Atenea Interactiva organiza un completo Curso sobre la Factura Electrónica Obligatoria en Madrid en el que Julián Inza y un servidor analizaremos todas estas cuestiones así como las implicaciones jurídicas y las obligaciones fiscales que conlleva la utilización de la factura electrónica, algo de lo que no se habla normalmente y que sin embargo es necesario que conozcan los nuevos usuarios de esta herramienta.
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