Siete formas de usar las TIC para catapultar tu empresa

La transformación tecnológica siempre ha marcado el curso de la economía, y con ello el de la sociedad. El punto de inflexión más citado suele ser el de la Revolución Industrial, que posibilitó un aumento de la producción e impulsó la creación de grandes núcleos de población urbanos.

La llegada de Internet y su desarrollo –aún en proceso- es otro de los grandes saltos: un mundo interconectado por las TIC, que ha transformado en pocos años el modo en que las empresas trabajan y obtienen beneficio. Tecnología que nos ayuda, pero que también nos obliga a mantener el paso.

La empresa tiene hoy a su disposición multitud de herramientas con las que configurar su modelo de negocio, y de los profesionales depende combinarlas para alcanzar mejoras tangibles. Para el cliente, para el gestor, para el equipo de trabajo, para la comunidad, para los proveedores… para todos a la vez. Aquí van unas cuantas sugerencias para implementar un negocio a través del buen uso de las TIC.

1. Una buena web

Resulta sorprendente cuántas empresas, de cualquier tamaño, mantienen a día de hoy una web con un diseño atrasado, poco funcional, que no invita a pasar y ponerse cómodo. Además del evidente impacto sobre la imagen, el gran fallo es no considerar a la web como un canal comercial de importancia creciente.

Una página de inicio atractiva, llamadas a la acción, contenido que aporte valor añadido, una navegación fácil… Una web bien orquestada puede ser una mina de captación de posibles clientes, un instrumento para ofrecer un mejor servicio postventa, una herramienta de venta online en sí misma, una fuente de información sobre las preferencias de nuestro mercado o una invaluable arma para el marketing de la compañía. O todo a la vez.

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2. Un CRM

Los departamentos comerciales tiran cada vez más de los sistemas informatizados de gestión de clientes (Customer Relationship Management, por sus siglas en inglés). Un buen comercial con una cartera de contactos nutrida a lo largo de los años es un tesoro, pero no todo el mundo tiene una memoria prodigiosa o un instinto afilado para saber cuándo es el momento oportuno de recordarle al cliente que estamos ahí y lo que ofrecerle.

Es más, cuando se trabaja en equipo, disponer de una información común sobre la base de clientes (actuales y potenciales) resulta un recurso indispensable para no duplicar esfuerzos, identificar tendencias de venta, y optimizar nuestros procesos: ¿en qué sectores funcionamos mejor? ¿cuáles son las líneas de negocio que llevar adelante y cuáles suspender? ¿cómo nos afecta la estacionalidad?

El CRM es, en esencia, una base de datos común con la actividad comercial de la empresa, en la que podemos confiar para mejorar nuestra forma de vender y no olvidarnos de tocar una puerta cuando es recomendable. Estrictamente hablando, se trata de software de gestión, del que hablaremos en el punto 6, pero dado su peso hemos preferido dedicarle un apartado.

3. Una tienda online

Para muchas empresas, la llegada del comercio online es una oportunidad de abrir un nuevo canal de ventas que, bien configurado y atendido, puede suponer una fuente extra de ingresos muy importante. No sólo eso, sino que el comercio online es algo que muchas personas buscan de forma activa en su relación con un vendedor, y que va ganando peso cada año (parejo a la evolución de las TIC que lo potencian, como los métodos de pago digital).

Bien por disponer de un escaparate virtual las 24 horas de los siete días de la semana, por la comodidad del pago electrónico –una vez superados los miedos- o por la facilidad de ajustar los pedidos periódicos sin necesidad de levantar el teléfono, el e-commerce ha llegado para quedarse.

La experiencia del cliente es fundamental para que este decida comprar, una y otra vez, por lo que el armazón tecnológico ha de mimarse para que todo funcione y poder conducir a nuestros compradores por donde nos interesa más para maximizar el beneficio al tiempo que se satisfacen sus demandas.

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4. Gestión documental

La llegada de la nube -“cloud computing”- ha supuesto una de las grandes revoluciones TIC de los últimos años. Disponer de un holgado espacio virtual donde tener cualquier documento o archivo al alcance en cualquier momento o lugar ha evitado muchos momentos embarazosos en reuniones de ventas, presentaciones comerciales o, simplemente, en el día a día de la empresa.

Pero la gestión de la información de una compañía, sobre todo en las más grandes, ha supuesto un reto que muchos han conseguido abordar con éxito. Sistematizar a disposición de los diferentes departamentos la base documental de la empresa, segmentando según las actividades y permisos de cada uno, y facilitando su catalogación y localización inmediata, se ha convertido en una baza importantísima para ahorrar tiempo y aumentar la productividad, lo que equivale a ahorrar dinero.

Plataformas como Alfresco, por ejemplo, trabajan continuamente en mejorar la forma en que las empresas pueden gestionar la documentación. Las tendencias apuntan hacia una gestión completa del ciclo, que comience por la indexación automática. ¿Otra ventaja? El ahorro de espacio. ¿Otra más? El de papel.

5. Software libre

Antes, todos usábamos los mismos programas, adquiridos previo pago de una cuantiosa licencia a (habitualmente) una multinacional estadounidense. De ella dependíamos también para hacer cualquier cambio, previo paso por caja. El desarrollo de software a medida con alguna empresa local solía conllevar costes astronómicos, problemas de compatibilidad y dilatados plazos de desarrollo.

Pero el auge que ha ido experimentado el software de código abierto –en contraposición al software privativo, cuyo código informático lo conoce únicamente la empresa creadora- ha abierto nuevas puertas. Su calidad no tiene nada que envidiar al de las grandes corporaciones.

Los datos muestran que las empresas confían cada vez más en las aplicaciones de código abierto; es decir, las “tripas” del programa son de dominio público y cualquiera puede customizarlo a su gusto, ampliarlo, mejorarlo o modificarlo como desee. Grandes plataformas de gestión de contenidos web, como Drupal o WordPress, se benefician de una comunidad de desarrolladores que constantemente generan nuevos plugins o funcionalidades, en gran proporción gratuitos. Hay software libre para todos los gustos: para llevar la contabilidad, el control de clientes, las ventas, el stock…

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6. ERP

Los programas de Gestión de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) pueden suponer una importante mejora en la operatividad, y facilitar una administración eficiente que se traduzca en menores costes. Tanto de código libre como con de licencia, la implantación de ERP para controlar procesos que antes se llevaban de manera más artesanal es cada vez más frecuente. Son la estrella emergente del mundo TIC.

Sus funcionalidades abarcan prácticamente todo el ciclo de fabricación o servicio, desde el control de almacenes a la gestión de proyectos o al servicio postventa. El verdadero poder, no obstante, se encuentra en la integración y coordinación armónica de diversas áreas: cuando la mano derecha sabe lo que hace la izquierda, como piensa la cabeza y como siente el corazón, las cosas funcionan mejor.

Implantar un ERP supone llevar a cabo un exhaustivo análisis antes, supervisar paso a paso la formación del personal y los cambios en la ejecución de tareas. De otro modo, gran parte de la efectividad buscada puede desvanecerse.

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7. Los MOOC

La calidad y veracidad de la información en la red es algo sobre lo que podrían redactarse varios tratados, pero hay un naciente modelo de formación que gana terreno y prestigio: los MOOC (Massive Online Open Courses, por sus siglas en inglés). Cada vez más instituciones educativas ofrecen pequeños (o no tan pequeños) cursos en un montón de disciplinas, de manera gratuita, a través de Internet. Plataformas como Coursera o Miriada, por ejemplo, que agrupan a muchas instituciones de todo el mundo y que ofrecen grandes posibilidades de interacción en grupo.

Cursos que nos ayudan a aumentar nuestras capacidades como gestores, nuestro conocimiento de los mercados, la evolución de las tendencias en nuestro sector, explorar posibles áreas de interés para la empresa… Por sí solos, la gran mayoría no van a suponer un proceso educativo tan completo como un master, pero tampoco lo pretenden. Su principal función es la de emplear el poder de las TIC inspirarnos y orientarnos para comprender mejor lo que hay a nuestro alrededor, dar los pasos adecuados y tomar decisiones acertadas.