Significado de material de apoyo en GTD®

El significado de material de apoyo en GTD^® es uno de los grandes desconocidos de la metodología.

Precisamente porque es un concepto muy sencillo, el pensamiento supositorio hace que a menudo se malinterprete.

Dependiendo de la gravedad del error, este puede permanecer latente durante años o incluso pasar desapercibido de forma permanente.

La falta de claridad de ideas sobre el concepto material de apoyo limita su aprovechamiento y supone un lastre en el camino para dominar la metodología, porque afecta directamente a la fiabilidad de tu sistema.

Por eso, mi intención en este post es explicarte de forma clara y sencilla el verdadero significado de material de apoyo en GTD^®, qué es y qué no, para qué sirve, cómo usarlo y qué errores conviene evitar.

Qué es y qué no es el material de apoyo en GTD^®

Cuando dentro del paso Ejecutar eliges llevar a cabo un trabajo ya definido necesitas una serie de cosas.

Por una parte, un inventario completo de recordatorios de las acciones que has ido decidiendo hacer al Aclarar tus capturas.

Por otra parte, aplicar un proceso de filtrado teniendo en cuenta las circunstancias que te limitan: ¿dónde estás? ¿qué herramientas/personas tienes a tu alcance? ¿de cuánto tiempo dispones? ¿cuál es tu nivel de energía mental en ese momento?

Una vez aplicado este filtro, necesitarás priorizar y lo harás —normalmente de manera inconsciente— aplicando el modelo de 6 niveles de enfoque.

Entonces, una vez que has elegido qué vas a hacer, puede ocurrir que, para hacerlo, solo necesites tu cabeza y tus herramientas de trabajo. O puede que necesites también algo más.

En el primer caso, esa acción que has elegido no dispondrá de material de apoyo.

En el segundo caso, sí. Por ejemplo, si la acción elegida es responder a un email, necesitarás el email; si es colgar un cuadro, necesitarás el cuadro; y si es hacer la maleta necesitarás el checklist con todas las cosas que siempre llevas en la maleta.

Pero, ¡cuidado! Tu gestor de email, el martillo y la maleta son herramientas cotidianas y, por tanto, no son material de apoyo.

En definitiva, el material de apoyo de una acción es todo lo que necesitas —o te puede ser útil— para completarla, exceptuando el recordatorio, las circunstancias y las herramientas cotidianas (información incluida).

La diferencia entre material de apoyo de/para acciones y material de apoyo de/para proyectos es si el material está relacionado con una acción concreta o con un proyecto en general.

Aparentemente es sencillo, ¿verdad?

Por qué cuesta entender bien el significado de material de apoyo en GTD^®

Si realmente es tan sencillo como parece, ¿por qué es tan fácil malinterpretarlo?

Lo cierto es que hay tantos factores que favorecen este error que lo extraño sería que no se produjera. Por ejemplo:

• Salvo excepciones, el material de apoyo está —o al menos debería estar— físicamente separado del sistema de listas de recordatorios. Al verlo con menos frecuencia, su existencia es menos evidente que la de otros elementos de GTD^® y cuesta entender dónde encaja en el buen funcionamiento del sistema.
• Habitualmente se encuentra distribuido en ubicaciones distintas y bajo una amplia variedad de apariencias distintas. Esto tampoco ayuda a tener claro qué es ni dónde está.
• El material de referencia puede convertirse temporalmente en material de apoyo. Asimismo, el material de apoyo puede convertirse tras su uso en material de referencia. Esta ambivalencia —sobre todo al principio— suele generar bastante confusión.
• Parte del material de apoyo es inevitable (lo necesitas) y parte es opcional (te puede ser útil) para hacer la acción. Al igual que antes, esta variedad de opciones también contribuye a que el concepto sea poco evidente.
• La mayoría de las veces que Allen habla de este concepto en Organízate con eficacia lo hace para referirse al material de apoyo opcional, ese que podría ser útil pero no es necesario. También habla del material de apoyo inevitable, pero le dedica mucha menos atención, entiendo que por considerarlo obvio (aunque no lo sea).
• La traducción desde el inglés (support material) —normalmente como «material de soporte» o «material de apoyo»— también da frecuentemente lugar a interpretaciones erróneas. En la mayoría de las ocasiones, el material de apoyo, más que «de apoyo», es «imprescindible» para completar la acción.
• La mayoría de las supuestas aplicaciones GTD^® no solo permiten la mala práctica de mezclar el material de apoyo con los recordatorios sino que, a menudo, incitan o incluso obligan a ello. Esto dificulta entender que el recordatorio es una cosa y el material de apoyo es otra, estrechamente relacionada pero distinta.

Errores comunes con el material de apoyo en GTD^®

Considerando los puntos anteriores, lo raro es que la lista de errores que se cometen con el material de apoyo en GTD^® no sea más amplia. A continuación tienes una relación de los más comunes.

• Mezclar el material de apoyo de la acción con el recordatorio de la acción.
  Muchas de las aplicaciones supuestamente diseñadas para GTD^® inducen a esta mala práctica.
  La buena práctica es mantener física, mental y visualmente separado el material de apoyo de los recordatorios.
• Creer que el material de apoyo es siempre algo opcional o discrecional.
  Es cierto que parte del material de apoyo es opcional, es decir, material de apoyo que puede ser útil pero no es necesario.
  Pero, en general, prácticamente todo el material de apoyo de/para acciones y gran parte del material de apoyo de/para proyectos es inevitable, es decir, necesario per sé, al margen de gustos, preferencias y opiniones.
  Por ejemplo, si la acción es leer un informe, ese informe es material de apoyo de la acción lo quieras tú o no, ya que necesitas el informe para poder leerlo.
• Creer que hay alguna relación entre el tipo de proyecto y la existencia de material de apoyo.
  Las acciones y los proyectos tienen —o no tienen—material de apoyo por sí mismos, independientemente de cualquier otro factor.
  Da exactamente igual si el proyecto es conocido o desconocido, habitual o inusual, fácil o difícil, con muchas acciones o con pocas, breves o extensos, etc.
• Creer que el material de apoyo sirve para facilitar/agilizar/mejorar el proyecto.
  En realidad, los proyectos ni mejoran ni empeoran, ni se aceleran ni retrasan por tener más o menos material de apoyo.
  Las acciones y los proyectos tienen el material de apoyo que tienen que tener —bien porque lo necesitan, bien porque puede ser útil— al margen de cualquier otra consideración.

Espero que con esto hayas podido aclarar cualquier duda que tuvieras en relación con el significado de material de apoyo en GTD^® pero, si te ha quedado alguna, te invito a continuar la conversación en los comentarios.

La entrada Significado de material de apoyo en GTD® se publicó primero en Óptima Infinito.