Teoría, tipos y etapas de la negociación

por Alejandro Mometolo Treviño

La negociación es un concepto que lleva acompañando al ser humano desde tiempos antaño hasta nuestros días, de hecho una de las mejores practicas de negociación la encontramos en la cultura fenicia del mediterráneo y norte de África (ver Negociando como un Fenicio del Dr. Chamoun) sin embargo, todo este tiempo el ser humano ha ido desarrollando habilidades para la negociación, en fin nuestro acontecer diario es una negociación; el ejemplo claro se da con los hombres antiguos que para sobrevivir en las selvas debían ser fuertes porque el más fuerte acababa con el débil. Todo esto en busca de alimentación y refugio.

El ser humano al convertirse en un ser sedentario, tuvo que desarrollar nuevas costumbres vivenciales y nació el concepto de trueque y comunidad en donde las normas eran las que definían la forma de vida y las relaciones; todo esto sumado a las evoluciones científicas modernas hacen que el ser humano no pueda vivir sin negociar. Los fenicios construyeron puentes en lugar de barreras en el mediterráneo a tal grado que conquistaron sin guerra todo mundo antiguo del comercio, y llegaron a lugares tan lejanos como nunca habían llegado otros en la historia de la humanidad. Construyeron el mundo global antiguo negociando y sin guerras.

Hoy en día se negocia de todo, desde lo más ínfimo, la negociación con los hijos, hasta lo robusto, negociación entre gobiernos. Y las preguntas claves son:

¿Qué es la negociación?, ¿Cómo negociar?, ¿Por qué negociar?, y ¿Cuándo negociar? Esta última cuestión es muy importante porque el fin último de la negociación son los intereses, es muy claro porque siempre hay un interés detrás de toda negociación ya sea material, de confianza, etc. Detrás de una postura existe un interés o varios intereses, el por que o para que de la postura típicamente nos lleva a entender el interés.

Si no sabemos cuándo negociar corremos el riesgo de perder el tiempo en una negociación sin futuro y está claro que según el Dr. Habbib CHamoun, no importa por lo más pequeño que sea lo que negociamos, el tiempo de la planificación, las energías a derrochar son las mismas que en una negociación robusta.

Hay que puntualizar que pese a los cambios surgidos en desarrollo social, tecnológico y cultural, no se desestima ningún método de negociación antiguo, porque se aplica uno u otro método dependiendo de las circunstancias en que nos encontramos. El método fenicio de TRadeables que consistía básicamente en dar mas de lo que recibían ayudo a la metodología fenicia ha ser transgeneracional.

1. ¿Qué es la negociación?

Según el Dr. Habib CHamoun, la negociación es una ciencia y un arte; y según JOSEP REDORTA es un proceso de comunicación orientado a objetivos a través de la persuasión.

Y creo pues que la negociación es una ciencia aplicada a un arte, encaminado a la búsqueda de intereses ya sea común o personal.

Si debemos por ejemplo conquistar a una mujer, son dos las cosas que aplicamos, la ciencia y el arte; mediante la ciencia, investigamos con sus allegados sus gustos, preferencias para así conocer sus fortalezas y sus debilidades y saber realmente cuáles son sus necesidades.

Una mujer es como un comprador que se va al mercado con el objetivo de comprar un objeto en particular, mas al llegar al mercado, es cuando descubre realmente sus necesidades; al investigar las preferencias y debilidades de la mujer, aun que ella tenga en mente el prototipo de pretendiente que quiera, nosotros con esta información podemos hacer nacer en ella otros conceptos, atreves del arte de la seducción, estando allí cuando lo necesita, saber ponernos en sus calzados o sea ser una persona diferente dependiendo de la situación y el entorno.

Creo que es más fácil convertir a un actor de cine en negociador que a un técnico porque el actor ha desarrollado el arte de interpretar escenas diferentes en tiempos diferentes y eso es más difícil que aprender una metodología de planificación para una negociación, sin embargo el técnico posee las herramientas de planificación.

El negociador excelente, es aquel que sabe interpretar papeles diferentes en escenas diferentes.

2. Clasificación de la negociación

La negociación se clasifica atendiendo a las circunstancias y al objetivo que persigue el negociador en cada negociación.

La negociación se clasifica en cuatro tipos fundamentales dependiendo del objetivo del negociador:

1. Negociación acomodativa

2. Negociación competitiva

3. Negociación colaborativa

4. Negociación evitativa.

Los negociadores antiguos preferían la negociación competitiva, porque su objetivo era vencer y según el estudio de la Universidad de Harvard los que negocian posturas pierden una gran porción del pastel, sin embargo los que negocian intereses aumentan la ración del pastel.

Aun con eso pienso que el negociador, debe ser un buen actor de cine que sepa utilizar el tipo de negociación que le es favorable atendiendo a la situación en que se encuentra, los intereses que persigue y el tipo de negociador que le ha tocado. Lo cual hace afirmar que cuanta mayor capacidad tenga el negociador en transformarse, mayor será su capacidad negociadora

2.1. Negociación acomodativa

Frecuentemente en la vida cotidiana estamos utilizando una u otra clase de negociación sin darnos cuenta; en el juego de las cartas por ejemplo tenemos dos formas comúnmente de jugar en mi país (Guinea Ecuatorial) el gana-gana y el pierde-gana, el primero es cuando el jugador busca cualquier forma y estrategias para eliminar las cartas del contrincante y llevarse el trofeo; sin embargo la segunda, que es el caso de la negociación acomodativa, es que el ganador es aquella persona que pierde en el juego; me explico, que el contrincante se lleve todas las fichas, el negociador procura en el pierde-gana, quedarse sin cartas ni opciones cosa contrario al gana-gana.

En fin la negociación acomodativa es aquella en la que el negociador se deja torcer el brazo, pierde la negociación, porque pierde tal vez los intereses económicos, con el objetivo de perpetuar una relación de confianza y continuidad con el cliente. Este tipo de negociación es el más complicado, porque debemos estar seguros de que realmente el cliente no desaparecerá después del cierre de la negociación.

La gran inconveniencia en esa clase de negociación es que corremos el riesgo de que tras el cierre el cliente puede desaparecer, por ello es necesario aplicar esa negociación con clientes habituales y permanentes, o sea los de toda la vida.

Fuente: Dr. Habib Chamoun presentación julio del 16 al 20, MALABO.G.E.

El negociador (N) invierte todo el tiempo y todas sus estrategias, acercándose cada vez más a los intereses del negociador (n)

El objetivo en esta negociación es ganarse la confianza y la empatía del otro negociador para perpetuar la relación, se puede perder algún interés económico pero se gana un valor mucho más importante.

2.2. Negociación competitiva

Volviendo al ejemplo de la dama, esta negociación pertenece al juego de gana-gana, no nos importa de la relación ni la continuidad de confianza con el cliente, el objetivo es ganar llevarnos todas las fichas del contrincante, machacarlo porque en su defecto seremos machacados.

La negociación competitiva, es aquella en la que el negociador va a por todas con un carácter agresivo con el fin último de vencer, de llevarse consigo el trofeo; este tipo de negociación se debe dar en negociaciones en las que no nos importa la relación con el cliente, en negociaciones que solo se dan en una sola ocasión y se cierra, como en la venta de un piso, compra de un coche etc…

No podemos aplicar este tipo de negociación con clientes habituales porque con ellos no solamente estamos negociando intereses, sino también negociamos confianza y continuidad y si somos agresivos con ellos, por cualquier oferta mejor que tengan, nos abandonan.

Porque estos clientes dejan de vernos como aliados y nos convertimos en simples proveedores de un producto, al que se puede cambiar por cualquier oferta que sea mejor.

Fuente: Dr. Habib Chamoun presentación julio del 16 al 20, MALABO, G.E.

El negociador competitivo arrastra al otro competidor a su ritmo y a su dirección para lograr sus objetivos, sin importarle la posición de la relación

2.3. Negociación colaborativa

Este tipo de negociación es muy frecuente en empresas petrolíferas, es el tipo de negociación en el que el pastel se reparte para las dos partes, aunque no sea equitativamente pero se aproxima; en este tipo de negociación, nos importa tanto los intereses como la relación con la otra parte, es una negociación a mediano y a largo plazo, a si que no hay que dañar la relación.

Cuando tenemos algún problema o conflicto con nuestra novia o familiares, aplicamos la negociación acomodativa o colaborativa porque nos permite perpetuar la relación. Sin embargo no debemos confundir estos dos tipos de negociación, en la negociación colaborativa, procurar mantener la relación pero tampoco nos olvidemos que negociamos intereses, hay que aplicar mucha astucia.

Fuente: Dr. Habib Chamoun presentación julio del 16 al 20, MALABO, G.E.

En esta negociación ambos negociadores les importan tanto la relación como los intereses y se conduce la negociación a un acuerdo beneficioso para los dos negociadores.

2.4. Negociación evitativa

Muchos de los autores ni clasifican este tipo de negociación porque en realidad no se debe dar, debemos ser despiertos para saber realmente cuando y con quien no negociar, debemos ser selectivos, porque si caemos en el error de negociar con la persona equivocada es como hacer nada.

Pondré un ejemplo del Dr. Habbib CHamoun que me encanta mucho.

Si somos vendedores de automóviles, viene un cliente y empezamos la negociación, utilizamos todas las estrategias y técnicas de negociación a nuestro alcance y estamos seguros que serraremos con éxito la negociación, o sea, venderemos.

Mas a la mañana siguiente cuando viene el cliente a por el cierre, viene acompañado con su esposa y al llegar la esposa exclama, ¡cariño por qué no elegimos un coche rojo, prefiero el rojo! Y resulta que nosotros los vendedores no tenemos el rojo y entonces el cliente no cierra la negociación, no compra; en este caso hemos perdido tiempo, esfuerzo y todo, solo y solamente porque no hemos sido selectivos. Según el Dr. Chamoun hay que buscar a los tomadores de decisiones para emprender la negociación, a si no perder tiempo ni energía.

Fuente: Dr. Habib Chamoun presentación julio del 16 al 20, MALABO, G.E.

Los objetivos e intereses de los dos negociadores son divergentes, no existe una zona de posibles acuerdos, y cuanto antes abandonen la negociación mucho mejor porque puede acabarse con grandes conflictos.

Según Pruitt

Según pruitt, la negociación se clasifica atendiendo los intereses que tenemos en la negociación.

Fuente: Blake y Mouton, el grid del negociador, modificado por Alejandro Mometolo.

La grafica anterior muestra la situación del negociador atendiendo a los intereses de cada momento. Hay que puntualizar que el negociador ideal no existe, sin embargo todos los negociadores buscan alcanzar el nivel de negociador ideal.

3. Fases de una negociación

Muchos de los autores clasifican en cuatro las fases de la negociación:

El triangulo muestra la magnitud de cada una de las fases de la negociación; desde la base que es la preparación de la negociación, que es la parte más robusta y difícil de la negociación hasta la post negociación.

3.1. Preparación o prenegociación

Esta fase es la que lleva más tiempo porque supone realizar una investigación minuciosa de la contraparte, para a si descubrir sus debilidades y fortalezas; en esta fase realiza las siguientes actividades:

3.1.1. Definir nuestros objetivos

Debemos tener claro qué es lo que queremos conseguir con la negociación, como lo conseguiremos y con quien.

Debemos tener claro nuestro factor motivador primario (FMP) para saber qué aspectos podemos negociar, cuales podemos ceder y cuál es nuestro punto de inflexión en la negociación.

Para poder tener claro nuestros objetivos es necesario hacernos las siete preguntas de oro macizo según Allan Pease que se aplica para tener claro cualquier tipo de objetivo en una negociación

1. ¿Cuál es nuestra prioridad número uno?

2. ¿Por qué ha elegido ésta?

3. ¿Por qué es tan importante para usted?

4. ¿Cuáles son las consecuencias de no tener esa Oportunidad?

4. ¿Por qué le preocupa tanto?

Según OLEGARIO LLAMAZARES debemos puntualizar

• Objetivos G: son los que nos gustaría alcanzar. Son los objetivos más favorables que coinciden con la posición de partida (PP) en el margen de negociación. Incluye una lista amplia con los objetivos más ambiciosos que se obtendrían en circunstancias optimistas. Si tuvieran que eliminarse el negociador no consideraría que haya salido perjudicado.

• Objetivos P: se trata de eliminar de la lista anterior los objetivos menos importantes. Quedan aquellos, que en condiciones normales se pretenden conseguir. Estos objetivos constituyen el centro de la negociación y sobre ellos se suelen realizar las concesiones.

• Objetivos T: son los que obligadamente tenemos que conseguir. Coinciden con la posición de ruptura o posición mínima del margen de negociación. Si no se consiguen sería preferible retirarse de la negociación, sin llegar a un acuerdo.

4.1.2. Establecer los objetivos de la otra parte

Cual fuera el tipo de estrategia de negociación a aplicar, hay que procurar siempre en aproximarse a conocer los objetivos de la otra parte para obtener una negociación exitosa, convirtiendo sus debilidades en nuestras fortalezas.

Para aproximarnos a los objetivos que tiene la otra parte, es necesario según Elia Roca, plantearnos las siguientes cuestiones:

1. ¿Cómo es nuestro interlocutor?

2. ¿Cuáles son sus posiciones e intereses?

3. ¿Qué podemos intercambiar que sea de poco valor para nosotros y mucho para él?

4. ¿Qué podemos intercambiar que sea de poco valor para él y mucho para nosotros?

5. ¿Qué opciones nos puede plantear?

6. ¿Qué concesiones podemos hacer y cuales pensamos que puede hacer él?

7. ¿Qué consecuencias positivas y negativas tendría para mí aceptar su propuesta?

8. ¿Qué consecuencias positivas y negativas tendría para él aceptar mi propuesta?

9. ¿Puedo cambiar mi propuesta en algunos aspectos para reducir las inconveniencias o para aumentar las ventajas, que tiene para él?

A través de estos análisis podemos crear una matriz FODA para saber bajo que rango manejaremos la negociación, sabremos que ya está dado, que hace falta negociar y con qué intensidad

4.1.3. Matriz FODA para la negociación

Analizando detenidamente:

1. Factores internos (nuestras fortalezas y debilidades)

2. Factores externos (las oportunidades que nos brinda y las amenazas) creando así la matriz

La negociación exitosa nace desde nuestra mente, si pensamos positivamente, daremos frutos positivos; y si nuestros pensamientos son negativos cosecharemos piedras.

4.1.4. Círculos para el análisis de la zona de posibles acuerdos

Fig: Círculos de negociación

Fuente: Propia.

PMF: Posición más favorables

B, A: Negociadores

En la figura anterior, tenemos la posición que presentan dos negociadores durante el transcurso de la negociación, en donde PMF representa la primera oferta de los negociadores, la primera postura que toman los negociadores, que mas tarde se van flexibilizando hasta llegar al centro del circulo o aproximarse a él; dicho centro (concesiones) representa el punto de descuentos; dependiendo del tipo de negociación, se puede mover la negociación a la derecha del punto de concesiones o a la izquierda, quiero decir con esto que:

Negociación competitiva: No existe ningún movimiento

Negociación colaborativa: existe movimiento del PMF para el centro, sin exceder del centro o punto de concesiones, ambas partes están dispuestas a ceder para llegar al sierre

Negociación acomodativa: uno de los negociadores es capaz de ceder tanto que traspasa el punto de concesiones y se dirige al límite con tal de satisfacer al otro negociador, con el objetivo de ganar su confianza para las futuras negociaciones.

Teniendo claro nuestros objetivos y aproximándonos al objetivo de la otra parte conociendo qué tipo de negociador es, podremos definir lo que llaman los estudiosos de negociación incluyendo el Dr. Habib la zona de posibles acuerdos, conoceremos hasta donde puede ceder la otra parte, que es lo que puede negociar y que no.

La zona de acuerdos es donde posiblemente exista algún acuerdo, donde los intereses de los negociadores coinciden.

El subconjunto C no representa a un negociador, sino al conjunto de concesiones que realizan ambas partes para llegar a un acuerdo

Después procedemos a realizar la agenda de negociación, enmarcando las pautas, decidiendo el tipo de estrategia.

4.2. Interacción o negociación plena

En esa fase el negociador debe tener un dominio total en la comunicación tanto verbal como corporal; se realiza las siguientes funciones:

Explicación, ampliación, aclaración de las posiciones iniciales

Educar e informar a la otra parte sobre los temas ¿porqué son importantes? ¿Cómo llego cada uno a sus demandas iniciales?

Eventualmente las partes podrían proporcionar a la otra documentación que ayude a aclarar su postura.

En esta fase debemos ser claros y concisos, hay que centrarse en los objetivos, no perder el tiempo en lo que no vale la pena negociar; si hay un objetivo difícil de negociar, hay que saltarlo y seguir la negociación.

4.3. Finalización o cierre

Es el momento culminante de la negociación, y requiere un cuidado especial, ya que pueden surgir tensiones que se hayan ido acumulando a lo largo del proceso. (Escuela JULIÁN BESTEIRO)

Está claro que desde el inicio de la negociación ambas partes tienen un interés en llegar a un acuerdo, el sierre se da cuando ambas partes han llegado a la zona de posibles acuerdos, y se han realizado concesiones.

4.4. Post negociación

Es una fase que realiza el negociador a solas, analizando cuales fueron sus dificultades con la otra parte para el sierre, es un periodo que le sirve de aprendizaje para futuras negociaciones.

5. Elementos de la negociación

Clasificación según COHEN.

Son los tres elementos básicos y fundamentales en una negociación, si se prescinde de uno de estos elementos, no existe negociación exitosa.

5.1. Información:

Debemos saber qué no le deja dormir a la otra parte con la que negociamos, su misión, visión, porque negocia.

Sus estrategias de negociación, todo sobre él sin dejar ni un solo detalle si es preciso; porque cuanto más conocemos a la contraparte mejor nos desenvolvemos con él, porque podremos convertir sus debilidades en nuestras fortalezas, la información es un elemento importantísimo, porque el que negocia sin información, está negociando una derrota.

5.2. Tiempo

Hay que tomarse el tiempo necesario para realizar un buen sierre, se debe tener en mente que hay que cerrar la negociación, sin embargo no empuje la negociación siempre hacia el cierre, es mejor no llegar a un acuerdo en vez de hacer uno malo.

Una vez le compre un teléfono a mi primo, el me puso un buen precio, sin embargo no estuve seguro de lo que compraba, pero él con técnicas de persuasión me condujo al cierre y compré; sin embargo a las dos semanas me di cuenta que no valía para nada y me equivoqué, pero ya había serrado la negociación, pero ya no pienso volver a comprar nada con mi primo, he perdido la confianza en él, aun que no fuera su culpa.

Por eso no dejemos que la otra parte se arrepienta después de haber cerrado, déjale tiempo para que sienta que sus decisiones son convincentes, ayúdale a decidir pero no lo empujes a ello.

Sin embargo hay veces que el cliente es indeciso y eso nos conduce a una negociación pesada y duradera, para ello hay que estudiar porque no cierra el cliente, que le ocurre y como ayudarlo a cerrar

5.3. Poder

Todo cuanto somos y sucede en nuestras vidas, se originan desde nuestra mente, desde nuestra forma de percibir y asimilar todo cuanto vemos y pensamos.

Cohen define al poder como “la capacidad o habilidad para conseguir que las cosas se hagan… para ejercer control sobre la gente, los acontecimientos, las situaciones y sobre uno mismo”.

Si partimos con una postura de perdida, de inferioridad ante la otra parte, seguro que nos sentiremos inferiores y tendemos a perder; la herramienta que nos aumenta el poder, es la información que tenemos de la otra parte; por ello es necesario realizar la matriz de FODA para conocer las debilidades del otro negociador convirtiéndolo así en nuestras fortalezas.

Hablando también de poder, es necesario hacer mención a los tomadores de decisión, porque si negociamos con los no tomadores de decisión, corremos el riesgo de tener una negociación sin cierre.

Examen

1. ¿qué es la negociación?

A) Es un dialogo entre dos personas

B) Es una lucha de beneficios

C) Es un proceso de comunicación encaminado a la solución de conflictos e intereses de dos o más personas

2. ¿cuál es el fin último en una negociación?

A. Ser el ganador y llevarse el trofeo

B. Llegar a un acuerdo que convence a ambas partes

C. Caerle bien al otro negociador

3. ¿para qué nos sirve la información en una negociación?

A. Para conocer al cliente

B. Para compararnos con el cliente

C. Para conocer las debilidades del cliente y convertirlos en nuestras fortalezas

4. ¿quienes son los tomadores de decisiones?

A. La gente con la que negociamos

B. Los accionistas de las empresas

C. Los directivos

D. Los que tienen la autoridad de serrar la negociación sin consultar con nadie.

5. ¿por qué hay que negociar con los tomadores de decisiones?

A. Porque ellos cierran el trato en la primera visita

B. Porque son los más flexibles

C. Porque ellos poseen el ^poder^, son los que a última instancia deciden si se cierra o no la negociación

6. ¿que necesidad hay para utilizar la matriz foda en los procesos de la negociación?

A. Para saber más del otro negociador

B. Es un simple tecnicismo

C. Para conocer nuestra situación actual con respecto al otro negociador, aumentando así nuestro poder de negociación

7. Elija el grupo de tareas que se realiza en la fase de la pre negociación

A. Búsqueda de información, definir objetivos del cliente y nuestros, realización de la matriz FODA

B. Realizar presentaciones, citas con el cliente, buscar empatía con la otra parte

C. Hacer concesiones, pasar información al cliente, entrega del producto

8. ¿Cuándo calificamos a un negociador de bueno o genial?

A. Cuando gana todas las negociaciones

B. Cuando nunca sede en una negociación

C. Cuando es empático en una negociación

D. Cuando en sus negociaciones ambas partes salen satisfechos, sin arrepentimientos

9. ¿quien es el negociador ideal?

A. Aquel que gana todas las negociaciones

B. Cuando en sus negociaciones ambas partes salen satisfechos, sin arrepentimientos

C. Cuando tiene un interés máximo tanto en la obtención de beneficios como en mantener la relación

10. se invierte el mismo tiempo en la negociación más pequeña como en la robusta porque:

A. Por que los negociadores san tan duros en una negociación como en la otra, no vale la pena ser duro negociando la venta de un lapicero.

B. Porque nuestro negociador no es un experto, los negociadores maduros , no tardan en serrar negociaciones pequeñas

C. Porque se utiliza las mismas fases en la una como en la otra, y podemos encontrar las mismas dificultades en la dos negociaciones

Soluciones

1C, 2B, 3C, 4D, 5C, 6C, 7A, 8D, 9C, 10C.

Autor Alejandro Mometolo Treviño - almotre-20arrobahotmail.com -  Ingeniero en tecnología de petróleo. Postulante a la licenciatura en gerencia de proyectos en AIU. Atlantic International University. Honolulu, Hawai.

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