Tres errores básicos al hacer email marketing

Cuando gestionamos la comunicación de nuestra empresa a través del correo electrónico podemos cometer tres errores cuyas consecuencias siempre suelen tener una grave repercusión.

1. Utilizar la aplicación de correo electrónico de nuestro ordenador (Outlook/ Mail, etc) como plataforma de email marketing

2. Enviar un email que pueda ser confundido con SPAM

3. Utilizar el servidor de correo electrónico de nuestro propio dominio

La principal consecuencia de cometer cualquiera de estos errores es que nuestro mail pueda ser considerado como spam. Por esta razón nuestro servidor de mail y nuestro dominio podrían ser también etiquetados como spammers (creadores y/o propagadores de spam) y ser incluidos en las listas negras (blacklists) que se publican en los servidores DNS de correo y que utilizan tanto los servicios generalistas de correo (Gmail, Yahoo! Mail, Hotmail, etc) como los proveedores de acceso a internet (ISP’s). En otras palabras, nuestros correos van a encontrar enormes dificultades para llegar a su destino.

Según la Wikipedia “se llama spam, correo basura o mensaje basura a los mensajes no solicitados, no deseados o de remitente no conocido (correo anónimo), habitualmente de tipo publicitario, generalmente enviados en grandes cantidades (incluso masivas) que perjudican de alguna o varias maneras al receptor. La acción de enviar dichos mensajes se denomina spamming. La palabra spam proviene de la segunda guerra mundial, cuando los familiares de los soldados en guerra les enviaban comida enlatada, entre estas comidas enlatadas, estaba una carne enlatada llamada spam, que en los Estados Unidos era y sigue siendo muy común“.[Wikipedia]

Por qué NO debemos hacer email marketing utilizando nuestra aplicación de correo

• El gestor de correo de nuestro ordenador no es una plataforma de email marketing. Es una simple aplicación para enviar y recibir correo electrónico y punto. No ha sido concebido para gestionar envíos masivos.
• El gestor de correo de nuestro ordenador no puede contabilizar el número de envíos perdidos (errores en la dirección de email, cuentas borradas) y tampoco el número de envíos que no son abiertos por el destinatario. En otras palabras, no podemos medir ni la calidad de nuestras listas (% de direcciones fallidas), ni el interés que generan nuestros envíos (% abiertos). A partir de ahí se pueden generar errores en la interpretación de las visitas que recibimos en nuestra página.
• Si pretendemos enviar nuestro catálogo de productos en PDF (1,5 Mb) a 1.000 clientes por email estaremos enviado realmente un volumen total de 1,5 Mb x 1.000 = 1.500 Mb = 1,5 Gb. Si la velocidad de envío (subida) de nuestra red es de 820 Kbps (ADSL de 10 MB) necesitaremos aproximadamente 4 horas y 26 minutos de tiempo para hacer el envío. Y eso suponiendo que nadie más utilice la conexión a internet y que la velocidad de subida se mantenga constante. Este tiempo necesario para el envío se incrementa para conexiones más lentas y/o mayor número de direcciones de correo electrónico. Te detallo los cálculos que he realizado.

1,5 GB x 1.024 = 1.536 MB x 1.024 = 1.572.864 KB
820 Kbps = 102,5 KB/ s (8 bps = 1 byte/ s, luego 820.000 bps = 102,5 KB/ s)
1.572.864 KB / 102,5 KB/ s = 15.342 segundos / 3.600 segundos en una hora = 4 horas y 26 minutos

Cuantas más horas pase un ordenador tratando de realizar un envío masivo de emails desde un servidor de correo electrónico normal, más probabilidades tenemos de que haya que repetir TODO el envío porque o bien se ha perdido la conexión a internet, o bien el ordenador se ha quedado en reposo. Y aunque se deje el ordenador realizando el envío toda la noche a la mañana siguiente nos podemos encontrar que seguimos en el mismo punto de partida.

Por qué NO debemos hacer emails que puedan confundirse con spam

Para evitar la propagación de spam los servidores de correo electrónico utilizan complejos filtros que exploran el asunto y contenido del correo electrónico buscando de forma combinada palabras (métodos bayesano) y frases (técnicas de discriminación de Markov) que les permitan identificar el spam. Estas técnicas de exploración de los email se traducen en una puntuación (spam score) que trata de determinar si un mail es o no es spam.

En otras palabras, nuestro email NO tiene que parecer spam. Los principales parámetros de examen son:

• Palabras claves sospechosas en el asunto y cuerpo de texto del email (por ejemplo “gratis”, “sexo”, “viagra”, etc)
• Archivos adjuntos que no estén detallados en el campo asunto (.pdf)
• Imágenes dentro del email (las imágenes deben estar alojadas en un servidor)
• Múltiples links dentro del email
• En el caso contrario, también activaría la alarma un mail demasiado pobre en contenido (sin apenas texto) porque parecería creado por un virus (muchos virus son spammers)
• La dirección de email remitente y/o el dominio figure en los blacklists de spam
• La dirección IP del servidor de correo y la dirección IP del hosting del domino figuren en los blacklists de spam

Por qué NO debemos hacer email marketing utilizando nuestro propio servidor de correo

Todos los emails tienen un header, un encabezado que normalmente no se muestra ni en el webmail, ni en los gestores de correo. En ese encabezado se registran diversos parámetros como la dirección de correo electrónico del remitente, la dirección de correo electrónico del destinatario, la dirección IP del servidor de correo saliente (POP3, IMAP, SMTP), etc. Ya hemos dicho que los servidores de correo filtran los mensajes. Si detectan spam los servidores de correo implicados en un envío pueden escribir en el encabezado y marcar el correo como spam. Si los servidores DNS de correo registran la IP saliente como spammer nos habrán introducido en una lista negra y todos nuestros correos serán clasificados como spam.

Salir del blacklist es mucho más lento y difícil que cambiar la IP del servidor de correo.

Utilizar un servicio externo desde el que realizar nuestros envíos masivos de email nos proporciona una plataforma para componer sin errores un mail, alojar, enviar y dar seguimiento a nuestros envíos. En caso de que hubiese una incidencia con el envío el proveedor tendría más facilidad que nosotros para cambiar la dirección IP de su servidor de correo saliente.

Hemos resumido en otro post de este mismo blog una serie de recomendaciones para superar con éxito los filtros anti spam de los servidores de correo. Confiamos que te sean de utilidad.