Tres pistas para facilitar un poco mejor las reuniones

La mayoría de las personas dedicamos muchas horas a la semana a llamadas, emails y reuniones. Según este artículo, McKinsey ha observado que un 65% de nuestro tiempo.

No pasaría nada si fuera un tiempo productivo. Sin embargo, el mismo artículo apunta a que el 50% de las reuniones suelen ser improductivas. Por lo que yo suelo ver, el 50% es una cifra optimista.

Me llama la atención lo poco que se hace para gestionar mejor esta situación. Es como si se asumiera que es lo normal o que no hay nada que hacer. Y las opciones de mejora no son difíciles de entender…. la teoría se la sabe todo el mundo. Pero la buena práctica es rara avis, y las reuniones y las conversaciones en general, son el escenario-clave de la dinámica de una organización. En ellas están en juego los resultados y algo mucho más importante: la motivación, la contribución y el desarrollo de personas y equipos.

Las pautas básicas de gestión de reuniones ponen el foco en la preparación y en la facilitación. En ellas se suele subrayar la importancia de clarificar los objetivos y las intervenciones, de controlar el tiempo y la participación y de cuidar el clima, por ejemplo. En la práctica, algunas peculiaridades personales suelen hacer muy difícil todo lo anterior. Sin embargo, salvo en casos «cuasipatológicos», las dificultades de hoy suelen tener su origen en errores de preparación o facilitación de ayer. Sobre todo cuando se van produciendo una y otra vez en el tiempo.

Te invito a que revises conmigo tres bloqueos «clásicos» que suelen enquistar las reuniones y algunas líneas de actuación no autoritarias/ directivas que a mi me suelen funcionar. También a que, si quieres, me ayudes a completarlas. Esto no es asunto de recetas. Ojalá fuera tan sencillo. Pero quizás podamos re-descubrir alguna pauta sutil para probar y facilitar un poco la efectividad de nuestras reuniones…

Cuando alguien no habla… o habla «demasiado»

Cuando alguien no participa, puede ser porque hay antecedentes que han llevado a esta situación. En otras ocasiones tan solo se trata de una tendencia normal a expresarse menos. Tu acción debe motivarle y quizás puedes planteártelo como un objetivo y prepararte. Y es que al final una mayor participación suele aportar más diversidad y más implicación.

Yo suelo esperar un tema relevante y argumentar que sería interesante conocer la opinión de todos. En otras ocasiones suelo dar algo de tiempo para que maduren las opiniones o ideas en parejas o tríos y mirar directamente a la persona que quiero que hable cuando voy preguntando. En ocasiones también funciona preguntarle su opinión poniéndoselo fácil. Indicando, por ejemplo, la importancia que tiene debido a su experiencia. Cuando alguien que no habla lo hace intento siempre reforzar, al menos con gestos de atención, su intervención.

En el caso de que alguien hable mucho puede ser porque esté muy bien informado y disfrute compartiendo o simplemente porque le gusta hablar o resaltar. El inconveniente es que no deje espacio para la participación de otras personas o que se nos pase el tiempo disponible.

Suele ayudar mucho un buen inicio de reunión en el que se acuerden algunas pautas aludiendo al tiempo limitado y a la necesidad de una participación equilibrada. Esto nos permite aludir al tiempo restante y al método acordado con naturalidad: «Perdona, pero habíamos quedado en…». En ocasiones suelo utilizar alguna técnica como esta que da un tiempo limitado a cada intervención. Otra línea de actuación asertiva podría ser interrumpirle con algún comentario del estilo “es un punto interesante… y vamos a ver que opina el grupo”.

Cuando alguien lo rebate todo

Esa personalidad combativa, que frecuentemente interrumpe para discrepar. O puede ser que sea una persona absolutamente normal, pero que se encuentra enojada por algún problema personal o profesional.

Una opción es tratar de resaltar positivamente (con sinceridad) alguno de sus puntos y redirigir la atención hacia otra cosa. Mostrar empatía suele ser eficaz para cambiar actitudes. Si dice algo que sabes que no es correcto puedes preguntarle por hechos o datos o lo puedes redireccionar al grupo, para que sean ellos los que le rebatan. También suele ayudar hablar con la persona en privado en un descanso, sacar el tema con humor e intentar descubrir con preguntas cuál es el origen de su conducta.

Cuando alguien divaga

Algunas personas hablan sobre cualquier cosa pero poco o nada del tema. Trayendo similitudes y ejemplos fuera de lugar y desenfocando la reunión constantemente. Es una tendencia muy actual, que quizás esté potenciada por el contagio de un estilo de comunicación cada vez más extendido, que es superficial y aparente.

Puedes aprovechar cuando pare a tomar un respiro para agradecer su exposición, sonreírle y subrayar algo que sea interesante de lo que ha dicho. Luego puedes recordar el objetivo e indicar de una forma amistosa e impersonal que «nos estamos desueles enseguida cosviando del tema». Cuando es así, enseguida comprobarás que los demás te apoyan.

¿Te resultan familiares estas situaciones?, ¿Has probado alguna de estas pautas u otras?, ¿Qué otras situaciones difíciles encuentras con frecuencia?