Siempre he sido una friki de la productividad. De hecho este blog empezó para aumentar la eficiencia de las acciones diarias, tanto para reducir el propio estrés como para disminuir el impacto medio ambiental. Resulta que trabajando de autónomo estas pautas ayudan mucho, pero me hacía falta todavía un sistema más adecuado para organizar los diferentes proyectos. El tiempo no es mi recurso más escaso, sino la energía. Además no importa cuanto tiempo utilizo para cada tarea, sino que las tareas se hagan. Si para un curso necesito 2 horas o 10 horas de preparación como si lo hago con dos meses o una semana de antelación, soy yo la que tiene que decidir como organizar mi tiempo.
Entre calendarios y listas de tareas he encontrado el “Freelancer Workweek” (semana laboral del autónomo) de Charlie Gilkey. Es como una mezcla de un calendario con las tareas y sirve tanto para organizar la semana como los meses y hasta el año entero para no perder nunca la visión general de las cosas. Parecido al calendario para organizar los blogs, el enfoque nuevamente intenta combinar lo creativo / estratégico (las grandes piedras) con la organización semanal, y sin descuidar que suelo trabajar en varios proyectos a la vez. Si trabajas como autónomo a tiempo completo, o a tiempo parcial, o si simplemente quieres ponerle un poco de orden y enfoque a tus múltiples proyectos, entonces este calendario puede ayudarte mucho.
¿Cómo funciona el calendario de la semana laboral del autónomo?
Primero defines para cada año/trimestre/mes los objetivos y los hitos que te mostrarán que has llegado a tus metas. Por ejemplo, si tu objetivo es conseguir 3 nuevos proyectos, entonces los hitos serán 3 contratos aceptados. Si quieres ampliar tu conocimiento sobre un tema en específico, entonces tu hito puede ser haber leído 2 libros sobre el tema.
Ahora estás listo para planificar las próximas semanas en detalle. Te recomiendo que te descargues la semana laboral para diciembre para ver un ejemplo en vivo. Es bastante intuitivo de utilizar.
Para cada semana puedes ya poner los eventos que tendrán un efecto sobre tu semana. Si el miércoles tienes una visita a un cliente de tres horas, entonces eso tendrá tanto un efecto sobre las cosas que necesitas tener preparadas antes, pero también sobre la planificación del día de la reunión, ya que tendrás menos energía para hacer otras cosas.
Anotarás también los proyectos activos de la semana y si hay fechas límites que tienes que respetar. Es interesante que también hay un espacio para anotar hitos que podrías terminar durante la semana antes de su fecha limite para así reducir desde ya el estrés.
La segunda parte a rellenar, y la que organizará tu semana en detalle, es el tablero de tareas semanales. Para cada día puedes añadir un máximo de 5 tareas, el proyecto correspondiente y cuanto tiempo piensas que te tomará. ¿Por qué solo 5 tareas? Generalmente puedes terminar de 3-5 tareas por día, así que la falta de espacio te obligará a priorizar. Nota que lo que llamo aquí tareas, serían las “piedras grandes”. Para las piedritas pequeñas recomiendo una lista de tareas aparte como lo recomienda Jero. Cuando hayas terminado una tarea la puedes marcar en el cuadrado en frente. Pero lo más importante es que anotes el tiempo que has necesitado para terminar la tarea. Personalmente utilizo Toggl para supervisar mi propio uso del tiempo.
¿Cuál es tu sistema para estar al tanto de tus proyectos?
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Foto: Mutasim Billah/flickr
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