Usos de la e-factura en el despacho profesional

Usos de la e-factura en el despacho profesional

Una herramienta cada día más indispensable en el despacho profesional es la firma electrónica avanzada. Casi todos nosotros disponemos en la actualidad de una firma electrónica avanzada (DNI-E, Firmaprofesional, FMT…) pero quizá no sabemos realmente aún qué usos complementarios y estratégicos en el ámbito del despacho profesional podemos darle además de los ya habituales de firmar documentos o acceder a páginas de confianza como es la e-factura.

1. Firma electrónica avanzada
2. Usos en el despacho de la firma electrónica avanzada
3. Fomento del Uso de la e-factura en la Ley Ómnibus
4. QSAI-Firma Aplicación de firma electrònica en QSAI-PACK-GESTIÓN

1.Firma electrónica avanzada

Una firma electrónica que permite identificar al firmante y cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que se encuentra vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.

La firma electrónica avanzada más extendida y utilizada actualmente es el DNIe o DNI electrónico. Es gratuita y su certificado puede ser actualizado de manera instantánea en cualquier comisaría de policia nacional que disponga de máquinas del DNIe. Si usted ya disponde del DNIe o cualquier otra firma electrónica avanzada (firmaprofesional…) , ya tiene capacidad para realizar firmas electrónicas y acceder a los servicios que las distintas administraciones y empresas ponen a disposición de sus usuarios y clientes a través de Internet.

Lo más importante es que a nivel lega, en cuanto su uso, a este tipo de firma la ley le otorga plena eficacia jurídica y valor probatorio en juicio. Y aquí es donde radica una de sus principales ventajas, ya que podemos usarla a modo de ‘e-notario’ de la documentación producida, o bien ‘autenticarnos’ de manera segura y fiable en la web.

Un usuario que disponga de un certificado electrónico (por ejemplo DNIe) puede realizar todo tipo de trámites de forma que queda garantizada su verdadera identidad. Algunos trámites permiten firmar electrónicamente formularios y documentos electrónicos con la misma validez jurídica que si firmara con su “puño y letra” el mismo documento en papel. En todo caso esto ha permitido que a día de hoy se puedan realizar multitud de gestiones desde casa, evitando desplazamientos y colas, durante las 24 horas del día.

2. Usos en el despacho de la firma electrónica avanzada

A los usos más habituales en un despacho profesional de la firma electrónica avanzada, podemos realizar trámites de manera profesional y segura, tales como

• Como medio de Autenticación de la Identidad mediante el acceso seguro a páginas web (aeat, ayuntamientos, administraciones) realizando trámites de forma segura (con hacienda, con entidades bancarias, con los Ayuntamiento, con los Colegios profesionales…)
• Como medio de firma electrónica de documentos.Mediante la utilización del Certificado de Firma, el receptor de un mensaje firmado electrónicamente puede verificar la autenticidad de esa firma, pudiendo de esta forma demostrar la identidad del firmante sin que éste pueda repudiarlo.
• Como medio de certificación de Integridad de un documento.Permite comprobar que el documento no ha sido modificado por ningún agente externo a la comunicación. La garantía de la integridad del documento se lleva a cabo mediante la utilización de funciones resumen (hash), utilizadas en combinación con la firma electrónica. Este esquema permite comprobar si un mensaje firmado ha sido alterado posteriormente a su envío.
• Asociar un certificado digital a una cuenta de correo electrónico, proporcionando confidencialidad a la información e integridad y no repudio.
• El uso de la e-factura

En el presente artículo nos centraremos en explicar las ventajas, tanto del visto jurídico como estratégico en la profesión del uso de la e-factura.

3. Fomento del Uso de la e-factura en la ley omnibus

La LEY 10/2011, de 29 de diciembre, de simplificación y mejora de la regulación normativa, ley omnibus de la Generalitat de Catalunya, dispone en el capítulo Cuarta el Fomento de la facturación electrónica y cita:

Con el objetivo de hacer plenamente efectivas las determinaciones de la Ley 29/2010, de 3 de agosto, de uso de los medios electrónicos en el sector público de Cataluña, las entidades del sector público de Cataluña deben promover el uso de la factura electrónica como condición de ejecución de los contratos del sector público.

Se puede comenzar a ver también como la administración fomenta el uso de la e-factura por ejemplo en concursos de licitación de servicios públicos, donde se dan puntos por la posibilidad de facturar electrónicamente.

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

El Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”. Todos estos requisitos quedan recogidos en el sitio web http://www.facturae.es/ donde se detallan los requisistos de las e-facturas asíc omo las obligaciones legales para el expedidor y el destinatario de la e-factura.

Adicionalmente, y como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:

• Núm. Factura
• Fecha expedición
• Razón Social emisor y receptor
• NIF emisor y “receptor”
• Domicilio emisor y receptor
• Descripción de las operaciones (base imponible)
• Tipo impositivo
• Cuota tributaria
• Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

4. QSAI-Firma Aplicación de firma electrònica en QSAI-PACK-GESTIÓN

Para simplificar el trámite y gestión de las e-facturas, QSAI ha incluido en su QSAI-PACK-GESTIÓN la aplicación QSAI-FIRMA, que permite de manera sencilla y automática traspasar una factura realizada en QSAI-CONTA al formato e-factura, siguiendo el  el formato oficial de Hacienda, para la relación con la administración.

Dentro del QSAI-PACK-GESTiÓN  hemos incluido:

• QSAI-CONTA Programa informático de gestión económica. Es un programa multiempresa, bilingüe catalán/castellano. Este programa le permite realizar la facturación de su empresa y analizar la rentabilidad de cada trabajo, teniendo control de los documentos y de la producción.
• QSAI-FIRMA Integrado en QSAI-CONTA genera y firma eFacturas en el formato oficial de Hacienda, para la relación con la administración.
• QSAI-DIR Integrado QSAI-CONTA genera la estructura de carpetas de un expediente para la organización de documentos,en base a plantillas editables.

Para más información: www.qsai.es

Todos nuestros productos se encuentran a la venta en los canales habituales:

• En cualquier tienda de la Cooperativa Jordi Capell
• A través del COAC Colegio de Arquitectos de Catalunya enwww.coac.net/portalsoft
• A través del COAIB Colegio de Arquitectos de les Illes Balears www.coaib.es
• Directamente online a través de nuestra web aqui