Ventajas de la automatización del flujo de documentos

La gestión del workflow de una empresa es indicador de su grado de rendimiento y organización. Si una empresa crece, el flujo de documentos aumentará, y también las tareas administrativas, los fallos y errores humanos que dan lugar a multitud de situaciones que lastran la productividad de la empresa. La automatización del flujo de documentos es vital para que nuestra empresa pueda ser eficiente.

En la era de la transformación digital, a ti como CEO o directivo de una empresa te interesa automatizar el flujo de trabajo al máximo. No sólo disponer de un espacio centralizado y compartido en el que todos los responsables puedan acceder a su área, sin necesidad de duplicar documentos, sino establecer unos procesos que ayuden a estandarizar la gestión.

Qué es el workflow documental y por qué es importante

El workflow documental consiste en el conjunto de secuencias y metodologías que ayudan a conseguir un objetivo de gestión documental.

Eso implica:

• Estructurar las tareas documentales: crear documentos, validarlos, enviarlos, corregirlos…
• Determinar cómo se hace el control de documentos: lectura, verificación, actualización, registro de actividad…
• Orden de tareas: en función de cómo se ordenen las tareas administrativas, el proceso podrá ser más o menos ágil.
• Establecer un espacio de almacenamiento centralizado: la única forma de que se pueda trabajar en equipo y reducir los errores humanos.

Suele ser responsabilidad de los directivos ayudar y coordinar a los equipos que van a gestionar el workflow, de manera que se consigan una serie de ventajas competitivas que ayuden a tu empresa a prestar un buen servicio a los clientes.

Lee el artículo «Compartir documentos es básico en la relación digital con clientes«

¿Qué ventajas tiene llevar una buena gestión del workflow documental?

El workflow documental es vital para conseguir una serie de objetivos en tu empresa.

• Reducir el tiempo invertido en tareas administrativas: cuando mejor trabaje la maquinaria administrativa de tu negocio, más eficiente y productivo será tu equipo de trabajo y podrás dedicar más tiempo a tareas más creativas.
• Mejorar la productividad de la empresa: del ahorro de tiempo se deriva una mejora de la productividad, que implica también una reducción de costes y una maximización de la eficiencia.
• Reducir errores humanos: porque un worflow documental claro y definido ayudará a todas las áreas de tu empresa, desde tesorería hasta contabilidad, para que todo el mundo disponga de información en tiempo real y actualizada y no se estén duplicando tareas, y se pueda llevar un mejor control de los documentos para evitar errores y que tus clientes y proveedores estén satisfechos.
• Facilitar la movilidad: cuando se desarrolla un buen control del flujo de trabajo en la gestión documental, podemos trabajar y coordinarnos mejor en equipos remotos. Hoy día, muchas empresas disponen de personal en diferentes espacios físicos, sedes y delegaciones en otras ciudades… En definitiva, una buena gestión del workflow facilitará el trabajo de toda la organización.
• Determinar los responsables de cada área: cuando fijamos unos responsables de cada área de gestión documental, se pierde mucho menos el tiempo. Cada responsable sabe las tareas que tiene que hacer, cómo acceder a los datos en tu software de gestión documental, dispone de los datos de acceso para poder acceder desde cualquier parte de manera segura…

Como empresario, fijar los workflow de cada área de trabajo es de gran importancia para que no haya que tomar pequeñas decisiones constantemente.

Los sistemas nos ayudan a ganar tiempo, a mejorar la productividad y a que puedas disponer también de más tiempo para dedicarlo a liderar, coordinar y dirigir tu empresa, ya que el trabajo del empresario debe estar ligado a construir sistemas eficientes que no requieran de su presencia física para que funcionen.

La automatización del flujo de documentos en tu empresa

Si el flujo de trabajo tiene sentido, es en la medida en que podemos estandarizar y automatizar tareas. No hay un buen workflow sin automatización del flujo de documentos.

De esta forma, por ejemplo, si todos los empleados tienen acceso a la información que les corresponde a través de un entorno cloud, no necesitarás que se estén enviando correos electrónicos constantemente.

Si se automatiza el proceso de creación de backups o copias de seguridad de tus documentos, no tendrás que estar pendiente de crear copias de seguridad manuales, ni de manejar dispositivos externos, y tendrás siempre la información y datos que necesites a mano.

En definitiva, vas a reducir enormemente el trabajo que se realiza en el Departamento de Informática porque se han hecho una serie de configuraciones en tu entorno compartido de documentos para que toda la información esté a salvo, los usuarios tengan los permisos correspondientes y las tareas se puedan llevar a cabo de manera estandarizada y controlada.

La automatización de documentos pasa también por establecer procesos de seguimiento y revisión para que todo se realice correctamente. Esto te permitirá disponer de información ordenada y fácil de localizar, susceptible de utilizarse en tareas que requieren de la máxima organización y clasificación de los datos. Cuando hablamos de cientos y miles de documentos, se requiere que todo el mundo siga unos protocolos establecidos en el uso y gestión de la información de tu empresa.

Lee el artículo: Qué es un software multiusuario en el almacenamiento en la nube

Hacia un software documental seguro y eficiente

Trabajar con un entorno cloud facilita enormemente la automatización de los flujos de trabajo. Con el software Dataprius vas a poder disponer de un sistema sencillo, seguro y eficiente donde los empleados podrán subir, modificar, descargar y eliminar documentos de acuerdo con los procedimientos que hayas marcado.

• Se pueden establecer permisos de acceso para que cada área o responsable tenga ya acceso a las carpetas que le corresponden, de modo que haya una buena comunicación entre departamentos.
• Cuentas con un calendario de trabajo para que puedas definir y marcar las tareas que corresponden a cada cual.
• Puedes enviar emails a los proveedores o clientes sin necesidad de descargar los archivos en los ordenadores, ni que tengas que esperar a que se adjunten los archivos.
• Puedes disponer de toda la información actualizada en tiempo real, sin que tengas que depender de la sincronización de documentos, y utilizar los datos en cualquier lugar.

Dataprius es tu software de gestión documental seguro y eficiente, la mejor opción para que puedas avanzar en la automatización del flujo de documentos y llevar una buena gestión y control de los datos de tu empresa. Máxima coordinación para que puedas lograr la máxima productividad y los mejores resultados.

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